Pour les gérants de petites entreprises, la gestion de la paie peut être une entreprise coûteuse. Lorsque la paie est gérée en interne, vous avez besoin du logiciel approprié pour prendre en charge le travail, d’un employé qui a des heures à consacrer au processus chaque semaine et d’une bonne compréhension des lois fiscales et des obligations de l’employeur. Il est probable que cela était assez gérable lorsque vous débutiez, mais à mesure que votre entreprise se développe et que vous ajoutez de nouveaux employés, plus d’avantages et ouvrez une boutique dans d’autres endroits, la gestion de la paie peut devenir lourde. Si vous commencez à vous sentir dépassé par la gestion interne de la paie, il est peut-être temps d’envisager d’externaliser le processus. Et bien que l’idée de confier une tâche aussi importante (sans parler de toutes ces informations sensibles !) à un tiers puisse être éprouvante, il existe quelques astuces pour faciliter la transition.
L’externalisation vous convient-elle ?
Avant de vous lancer, effectuez une analyse coûts/bénéfices. Selon une récente enquête, la paie est l’activité la plus chronophage chaque semaine pour les professionnels des RH, prenant en moyenne 11 heures. Multipliez cela sur 52 semaines et, en supposant une semaine de travail de 40 heures, cela donne un peu plus de 14 semaines par an consacrées uniquement à la paie !
Mis à part le temps et l’argent consacrés à la paie chaque semaine, il y a aussi des coûts moins tangibles. L’employé qui gère la paie doit rester à jour sur les codes fiscaux en constante évolution, et toute erreur dans le versement des paiements d’impôts peut entraîner des amendes et des frais coûteux.
Vous voudrez considérer cela par rapport aux coûts d’un fournisseur externe. En règle générale, les sociétés de paie facturent des frais de base mensuels, plus des frais supplémentaires par employé ou par chèque. Si vous recherchez des services supplémentaires tels que le dépôt direct, les déclarations de revenus des États et du gouvernement fédéral et le traitement W2 et 1099, ceux-ci entraîneront des coûts supplémentaires.
Je veux externaliser ! Et ensuite ?
Si vous avez décidé que l’externalisation a du sens pour vous, il est temps de commencer à chercher des prestataires. Après avoir identifié certains prospects, organisez des appels ou des réunions pour discuter des services qu’ils offrent. Voici quelques questions à considérer qui peuvent vous aider à orienter votre discussion avec une société de gestion de la paie :
Question 1 : combien de clients avez-vous ?
Pourquoi le demander : Vous voulez quelqu’un de fiable et expérimenté pour gérer votre paie. La plupart des entreprises réputées auront plusieurs centaines de clients. Non seulement cela, mais vous voulez quelqu’un qui sera votre partenaire à long terme. Si cette société de paie est toute nouvelle, comment savez-vous qu’elle existera dans 5 ans ? Et s’ils ferment, vous laisserez-vous tenir le sac ?
Question 2 : quels services proposez-vous ?
Pourquoi le demander : toutes les paies ne sont pas identiques. Certaines entreprises ne recherchent que l’essentiel : l’émission de chèques et de formulaires W2, ainsi que la gestion des obligations fiscales. D’autres entreprises, cependant, ont des besoins plus complexes et nécessitent un soutien supplémentaire pour les avantages qu’elles offrent (cotisations 401(k), frais de santé, déductions pour programmes de transport avant impôt, etc.). Ce fournisseur de paie couvre-t-il tous les services dont vous avez besoin ? Et s’ils offrent une gamme de services plus large que ce dont vous avez besoin, serez-vous en mesure de négocier les prix afin de ne payer que ce que vous utilisez ?
Question 3 : quel est votre taux d’erreur ?
Pourquoi le demander : Les erreurs de paie peuvent être coûteuses. Non seulement ils causent de gros maux de tête lorsqu’ils se produisent sur les chèques des employés, mais les erreurs de calcul des taxes peuvent vous mettre dans l’eau chaude avec l’IRS (le cauchemar de tout propriétaire d’entreprise). Ce fournisseur de services de paie a-t-il une solide expérience en parsemant tous ses points et en croisant tous ses T ?
Question 4 : comment peut-on vous contacter ?
Pourquoi le demander : Vous devez avoir une société de paie que vous pouvez facilement joindre lorsque vous en avez besoin. Changements de personnel, déploiement de nouveaux avantages sociaux, ouverture de bureaux dans de nouveaux emplacements avec des codes fiscaux différents – ce sont toutes des choses dont vous devrez discuter avec votre fournisseur de paie, et vous voulez être sûr d’avoir une ligne directe et facile de communication à la personne ou à l’équipe qui gère votre compte.
Question 5 : quel logiciel utilisez-vous ?
Pourquoi le demander : En tant que propriétaire d’entreprise, vous devrez fournir régulièrement à votre prestataire de services de paie de nombreuses informations sensibles. Leur plate-forme logicielle vous permet-elle de transmettre ces informations en toute sécurité et facilement ? De plus, vos employés peuvent-ils accéder en ligne à leurs talons de paie, documents fiscaux et informations sur les avantages sociaux ? Une plate-forme logicielle complète permet à vos employés de garder plus facilement le contrôle de leurs finances personnelles et de leurs avantages sociaux.
Signer un contrat de paie
Une fois que vous avez identifié une entreprise qui vous plait, il est temps pour vous de signer un contrat et de commencer à sous-traiter la paie. Lors de l’examen du contrat, assurez-vous de prendre en compte le coût à long terme des services. Certains prestataires de services de paie offriront une remise initiale comme une sorte de bonus à la signature, mais assurez-vous que vous serez toujours à l’aise avec les coûts une fois que vous serez responsable du plein tarif. De plus, si vous prévoyez d’ajouter du personnel et d’étendre les avantages au fil du temps, cela signifiera un coût mensuel plus élevé – êtes-vous prêt à cela ?
Une fois que vous êtes passé à votre fournisseur externe, vous devez garder un œil sur les choses pendant les premières semaines pour vous assurer que toutes les erreurs sont détectées et corrigées rapidement. Il est probable qu’il y aura une ou deux bosses sur la route lorsque vous transférerez toutes les responsabilités liées à la paie, et vous voulez vous assurer que vos employés reçoivent leur salaire et leurs avantages sociaux et que toutes vos obligations fiscales sont respectées.
La bonne gestion de la paie est un élément essentiel de la gestion de votre entreprise. Il n’y a aucune honte à confier cette tâche considérable à des professionnels. Assurez-vous simplement de faire vos recherches et de trouver un fournisseur qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.
