ERP ou enterprise resource planning signifie en français progiciel de gestion intégré (PGI). Un ERP est un logiciel de gestion des processus de l’entreprise qui permet de combiner l’ensemble des données des services sur un seul programme. Ce logiciel apporte de multiples avantages pour la structure, notamment en termes de performance. Le choix d’un tel logiciel doit alors faire l’objet d’une attention particulière. Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider à choisir le logiciel ERP adapté à votre activité.
Pourquoi installer un logiciel ERP pour votre entreprise ?
L’installation d’un logiciel ERP permet de rassembler les données d’une entreprise sur un serveur central. La centralisation et l’automatisation des données informatiques permettent de gérer et d’organiser vos fichiers de façon optimale. La mise en place d’un logiciel de gestion intégré dans une société offre ainsi de multiples avantages.
La centralisation des données de l’entreprise
L’un des principaux objectifs des ERP est la centralisation et l’unicité des données. Toutes les unités de l’entreprise se divisent en modules reliés les uns aux autres grâce à une base de données unique qui assure notamment :
- l’homogénéité des données de l’entreprise,
- une mise à jour des informations en temps réel,
- la disponibilité des informations et leurs échanges entre les différents modules,
- la coordination entre les différents services et départements de l’entreprise.
Par conséquent, la centralisation et l’homogénéité des données permettent d’éviter la redondance des informations, les erreurs de saisie ainsi que les erreurs de restitution. Par ailleurs, pour la transformation de votre structure, n’hésitez pas à en savoir plus sur le logiciel Sage X3, un progiciel de gestion intégré adapté à tous les métiers de votre entreprise.
Une meilleure organisation dans l’entreprise
L’unicité de la base des données et l’automatisation des tâches permettent de tirer le meilleur parti de vos informations. En effet, les logiciels ERP sont particulièrement efficaces pour automatiser la collecte des données de la structure. Par conséquent, l’entreprise bénéficie d’une grande simplicité dans l’exécution des tâches. Des stocks aux ventes, en passant par la comptabilité ou encore les achats, l’ERP couvre ainsi tous les départements clés de la société. Basé au cœur du système d’information, le logiciel ERP garantit une meilleure communication et une organisation efficace des activités.
Une amélioration de la productivité
Un autre avantage des logiciels ERP est qu’ils permettent à l’entreprise d’augmenter sa productivité. Grâce à la centralisation des données sur un seul serveur, l’efficacité de tous les processus de production est améliorée. Le temps consacré à la recherche d’informations est alors grandement réduit. Cela donne la possibilité à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches les plus productives.
Une grande sécurité des données
Les ERP sont connus pour leur performance organisationnelle et communicative, mais sont aussi des logiciels qui offrent une sécurité accrue des données de l’entreprise. Notez que l’ERP constitue un excellent moyen d’assurer la protection des données sensibles en évitant qu’elles ne tombent entre de mauvaises mains. Grâce à des pratiques de sécurité basées sur le respect des normes en vigueur, les systèmes ERP sont efficaces pour gérer les risques et les pannes. Ils sont de plus performants en matière de prévention des attaques informatiques.
Quelles fonctionnalités pour votre logiciel ERP ?
Les solutions ERP regroupent en général 5 fonctionnalités principales. Les systèmes ERP disposent en effet des modules de base suivants : la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la gestion du processus d’approvisionnement, la gestion de la relation client, l’informatique décisionnelle.
La gestion financière
La fonction gestion et finance d’un logiciel ERP permet d’avoir une vision globale des informations commerciales et opérationnelles de chaque département. Ces informations seront ensuite regroupées dans un système comptable centralisé. Pour assurer cette fonctionnalité de base, le logiciel ERP utilise divers outils tels que :
- le grand livre,
- la comptabilité des clients,
- la comptabilité des fournisseurs,
- la gestion des achats et de la rémunération,
- la gestion des immobilisations,
- la gestion des risques…
Cette fonctionnalité permet aussi à l’entreprise d’accéder à des outils de prévision de la trésorerie.
La gestion du processus d’approvisionnement
Les ERP disposent également d’un module achat qui permet à l’entreprise de gérer efficacement le processus d’approvisionnement. Cette fonctionnalité sert principalement à effectuer les bons de commande, à gérer son entrepôt et ses stocks, à suivre les paiements ou encore à générer des rapports. Le module achat permet de remonter les informations concernant l’approbation des bons et des paiements de manière automatique jusqu’aux responsables de la section approvisionnement.
La gestion des ressources humaines
L’autre fonctionnalité de base d’un logiciel ERP est la gestion des ressources humaines. Cela concerne aussi bien les collaborateurs internes que les intervenants externes. Grâce à ce module, il est possible de suivre en temps réel le travail de chaque équipe et de gérer efficacement les congés de chaque salarié. Ce module permet aussi de réaliser l’évaluation des performances de chaque salarié d’une part, mais il aide aussi à la gestion des différentes prestations sociales d’autre part. Enfin, cette fonctionnalité aide l’entreprise à mieux gérer le développement des compétences et des talents.
L’informatique décisionnelle
Les solutions ERP offrent à l’entreprise la possibilité d’évaluer sa performance pendant une période donnée. Cette évaluation permet à la structure d’avoir une idée claire et synthétique sur les KPI (Key Performance Indicator). Cette fonctionnalité donne la possibilité d’accéder à des tableaux de bord, des rapports génériques et des rapports personnalisés concernant toutes les activités de la structure.
La gestion de la relation client
Également appelé brique CRM, ce module est un référentiel centralisé des informations clients. Son principal rôle est d’organiser l’ensemble des interactions de l’entreprise avec ses clients et ses prospects.
Optez pour un logiciel facile à prendre en main
L’un des premiers critères à prendre en compte dans le choix d’un logiciel ERP est sa facilité d’utilisation. En effet, l’adoption et la maîtrise d’une solution ERP par les salariés de l’entreprise sont des enjeux importants qui doivent faire l’objet d’une attention particulière. Cela va de soi, un bon logiciel de gestion intégré doit être capable de présenter les bonnes informations au bon moment et aux bonnes personnes. Cette solution devra de plus être intuitive, personnalisable et surtout facile à prendre en main.
Chaque collaborateur de l’entreprise doit ainsi être en mesure de travailler quotidiennement et sans difficulté avec cet outil. Un logiciel ERP simple à utiliser offre de multiples avantages parmi lesquels on peut noter un temps de mise en œuvre plus rapide, une meilleure acception par les utilisateurs, une motivation supplémentaire dans la découverte des méthodes de travail plus intelligentes. Par ailleurs, la mise en place d’une solution ERP nécessite l’aide d’un véritable professionnel. N’hésitez pas à faire appel à une entreprise informatique pour un travail de qualité.
Un ERP évolutif qui s’adapte à vos activités
L’agilité et la flexibilité d’un ERP sont des facteurs importants dans le choix d’un bon logiciel de gestion intégré. Il est essentiel que la solution choisie s’adapte parfaitement au processus d’évolution de votre entreprise. Ainsi, le logiciel ERP doit être capable de résister au changement du marché ainsi qu’aux usages des utilisateurs, et cela, conformément aux normes et aux réglementations liées à votre entreprise.
De plus, pour assurer pleinement son rôle, le logiciel ERP doit être ergonomique et intuitif. Qu’il s’agisse du lancement d’un nouveau produit, de la perte d’un client important ou d’un changement de la stratégie marketing de la société, l’ERP doit pouvoir survivre dans le temps. N’hésitez pas à consulter les avis clients pour savoir si votre solution ERP est capable de vous accompagner, quelles que soient les activités de votre entreprise et l’évolution du marché.
Le logiciel ERP est-il accessible depuis vos appareils ?
Pour offrir une expérience utilisateur plus fluide à vos salariés, un logiciel ERP doit être accessible sur de nombreux supports. Il est donc important d’opter pour un logiciel qui peut fonctionner sur un ordinateur, mais aussi sur un smartphone ou une tablette. Lorsqu’il est accessible sur des appareils mobiles, le logiciel ERP présente une réelle plus-value pour la gestion de votre entreprise. Il permet en effet d’être constamment à jour en ce qui concerne l’organisation et la circulation des informations au sein de la structure.
De plus, les salariés peuvent communiquer plus facilement depuis n’importe quel poste et quel que soit le moment. Il n’est plus nécessaire d’être au bureau pour travailler. Cette solution permet ainsi de gagner en rapidité et en efficacité dans la gestion des activités de l’entreprise. Utiliser un ERP qui fonctionne depuis vos appareils mobiles aide aussi à limiter les pertes de temps liées à d’éventuels problèmes de coupure d’électricité.
