Lors de la création d’une entreprise, de nombreux documents sont demandés pour établir l’immatriculation de la structure. Toutefois, certains documents doivent par ailleurs être obligatoirement détenus tout au long de l’activité au risque de devoir faire face à des sanctions d’ordre juridique. C’est pourquoi, en tant qu’entrepreneur, il est indispensable de connaître l’ensemble des papiers administratifs à détenir en cas de contrôle, mais également pour assurer le bon fonctionnement de son entreprise. Voici quels sont les documents obligatoires à avoir en toute circonstance au sein de sa structure.
L’extrait Kbis
Dans un premier temps, toute entreprise se doit de détenir un extrait kbis. Ce document vous est délivré dès l’ouverture de la société et permet d’attester juridiquement de sa création. De nombreuses informations y sont inscrites telles que :
- Les coordonnées du dirigeant ;
- L’adresse du siège de l’entreprise ;
- Le numéro SIREN et SIRET ;
- La dénomination sociale ;
- La forme juridique ;
- La nature de l’activité.
Ce document vous sera demandé dans le cadre de nombreuses démarches, notamment lors de la location d’un local commercial ou d’une demande de financement auprès d’un organisme bancaire par exemple. C’est pourquoi, tout changement d’information concernant l’entreprise doit être signalé au Tribunal de commerce dans un délai d’un mois maximum pour obtenir un nouvel extrait Kbis.
Le livre de compte
Toutes les entreprises se doivent d’avoir et de tenir un livre de compte à jour (à l’exception des microentreprises). Ce document recense toutes les opérations financières effectuées au quotidien par la société. Cela peut concerner, par exemple, l’achat de marchandises, le paiement des prestataires et des salaires, les frais fixes (loyer, taxe…). Non seulement, ce document est obligatoire juridiquement pour suivre l’ensemble des transactions d’une société et permettre aux organismes qualifiés de prévenir les fraudes, mais il permet également aux dirigeants d’avoir un visuel précis sur la trésorerie de l’entreprise. Un atout non négligeable pour veiller à la bonne santé de la société.
Les statuts juridiques
Les statuts juridiques sont des documents comportant toutes les informations en lien avec le fonctionnement et la composition de l’entreprise. Des informations similaires à l’extrait Kbis pourront être trouvées (numéro SIREN, adresse du siège social, forme juridique). Mais, ces derniers comportent également toutes les données nécessaires concernant les différents associés d’une entreprise. Il met en avant le modèle de répartition des parts de la société ou encore les modalités requises en cas de prises de décision au sein de la structure. Les statuts juridiques doivent être rédigés avec soin. Chaque changement sur ce document engendre par ailleurs une modification de l’extrait Kbis.
Document unique d’évaluation des risques (DUER)
Le document unique d’évaluation des risques (DUER) répertorie tous les risques liés à l’activité de l’entreprise, notamment pour les employés. Ces derniers doivent être en mesure de pouvoir le consulter à tout moment et de prendre connaissance de l’ensemble de ces informations avant même d’intégrer l’entreprise. Une erreur ou l’omission d’un risque sur ce document peut faire l’objet d’une sanction. De plus, il doit impérativement être accroché dans les locaux de l’entreprise, même si cette dernière comporte moins de 11 salariés.
