Gestion de la paie : ce qu’il faut savoir

La gestion de la paie est une tâche importante et complexe pour les dirigeants d’entreprise. Heureusement, il est aujourd’hui possible d’utiliser des logiciels de paie en ligne, qui simplifie le processus, mais surtout qui assure une gestion 100 % légale, car elle respecte toutes les lois et les réglementations, en cours. Voici ce qu’il faut savoir sur la gestion de paie en 2022.

Quelles sont les responsabilités d’un gestionnaire de paie ?

Dans une grande entreprise, un poste de gestionnaire de paie est nécessaire. C’est un travail complexe qui doit tenir à jour une série d’informations, pour chaque employé de la société. On pense ici, entre autres, à l’ancienneté, les congés payés, et les soldes des différents comptes. Mais il faut aussi tenir une comptabilité extrêmement stricte et à jour. Son travail s’étend sur une année et plus encore pour certains calculs. En effet, il doit tenir compte des journées de maladie et des absences de travail, pour diverses raisons, toujours dans le but de calculer le salaire de l’employé. Celui-ci sera greffé des différentes charges sociales, tout autant patronales que salariales. Un travail très complexe qui se termine, chaque période de paie, par la réception d’une fiche de paie en ligne pour certains employés et par une réception postale pour d’autres, selon le choix de la société.

Qui pour s’en occuper ?

En France, une grande majorité des entreprises possède un employé, en interne, pour gérer la paie de la société. En temps normal, il est associé au directeur de la comptabilité, dans une grande entreprise, ou c’est ce dernier qui s’en occupe directement, dans une plus petite structure. Comme c’est une tâche qui implique une lourde responsabilité, et une gestion des mouvements internes du personnel, il est plus facile de conserver le poste à l’intérieur. De plus, il est possible pour les responsables d’utiliser un logiciel de paie en ligne, tel que Fiche-Paie.net, afin de s’assurer de respecter toutes les lois et réglementations ayant trait à la gestion de paie. C’est d’ailleurs une solution à un coût raisonnable, en comparaison à d’autres outils.

Il est aussi possible de faire appel à un prestataire externe afin de gérer la paie des employés. Dans un tel cas, une personne dans l’entreprise devra tout de même transmettre les informations nécessaires à la personne en charge, afin qu’elle puisse procéder aux différents calculs lui permettant d’établir toutes les fiches de paie.

Comment connaître les réglementations applicables à la gestion de la paie ?

À l’intérieur des entreprises, le gestionnaire de paie se doit de disposer d’un document intitulé le réglementaire de paie, aussi connu sous le nom de référentiel ou livre blanc. Il contient les modalités qui permettent d’établir la fiche de paie, ainsi que les différentes règles techniques opérationnelles qui doivent être mises en place à l’intérieur de l’entreprise.

Procéder au paiement

Naturellement, tout le processus de gestion de la paie doit obligatoirement se terminer par le paiement de celle-ci, à tous les employés concernés (en d’autres mots, tous ceux pour qui une fiche de paie a été établie). Ce règlement peut être effectué par chèque, ou virement. Le paiement en espèces est, lui aussi, permis, tant que la fiche de paie existe, naturellement.