Un parc automobile est essentiel pour une entreprise, car il contribue à la bonne marche de ses activités. Sa gestion peut être interne ou externe, selon les possibilités, la disponibilité et la politique de la société. Quoi qu’il en soit, elle fait référence au suivi du comportement des conducteurs et des allers-retours des véhicules qui la composent. Des tableaux de bord sont à établir en vue de prévoir et de surveiller les comportements des intervenants, les séances d’entretien et de réparation… Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser des logiciels dédiés à la gestion de flotte. Certains rapports sont également à établir afin d’évaluer les résultats de rendement et d’apporter les changements nécessaires.
Professionnels : appréhendez les bases de la gestion de flotte
Une flotte ou un parc automobile est l’ensemble des véhicules utilisés par une entreprise dans le cadre de ses activités et du travail. Ceux-ci servent à transporter des personnes, des marchandises, des équipements de chantier, etc. Ainsi, ils incluent les voitures de fonction, les véhicules professionnels (utilitaires, camions…), les voitures de service et les véhicules légers (deux-roues, vélos…).
Les sociétés concernées sont souvent celles œuvrant dans le bâtiment, le gros œuvre, l’outillage, la peinture, le nettoyage, l’assainissement, l’industrie, l’informatique et la distribution d’énergie. Avec le succès des voitures d’occasion pour professionnel, les sociétés ont tendance à remplir leur parc automobile avec ces véhicules de seconde main. Opter pour ces voitures fera profiter aux chefs d’entreprise de véritables tarifs compétitifs. En revanche, certaines préfèrent acheter ou louer des voitures neuves, selon leur stratégie.
La gestion de flotte fait référence au suivi de tous les véhicules que possède une entreprise. Elle consiste également à assurer la sécurité des conducteurs et à veiller à ce qu’ils restent responsables durant les heures de travail. L’analyse des allées et venues et de celles réalisées en temps réel permet d’évaluer les performances des employés.
Lorsque la gestion de flotte est efficace, elle permet à l’entreprise d’augmenter sa productivité et ses revenus, tout en baissant ses dépenses opérationnelles. Les sociétés peuvent confier ce suivi à un prestataire externe en vue de se décharger de cette tâche opérationnelle redondante. Toutefois, elles ont la possibilité d’opter pour une gestion de flotte interne afin de réaliser plus d’économies.
Développez un plan pour vos besoins spécifiques
La taille d’un parc automobile et les moyens de transport qui le composent varient selon les besoins de l’entreprise. Toutefois, cinq éléments peuvent influencer son choix. La marchandise à transporter et tout ce qui la concerne (emballage, sécurité, protection…) sont à définir pour bien choisir sa flotte. Il ne faut pas oublier la fréquence des transports ainsi que les moyens matériels requis lors du chargement et du déchargement.
La situation géographique influe sur le choix des véhicules et l’organisation des opérations de transport. Le gestionnaire de la flotte doit prendre en considération l’endroit de départ, le lieu d’arrivée, l’itinéraire, les points de pesage, l’état des routes, le climat…
Le type de véhicule de transport à acheter ou à louer peut aussi soumettre le gestionnaire du parc à des contraintes administratives. Certains documents sur le chauffeur, la marchandise et la voiture sont parfois requis. Le responsable fait aussi face à des contraintes logistiques (notamment l’avitaillement du véhicule) et techniques (relatives au pneumatique, à la signalisation…).
Les ressources humaines sont aussi importantes, car le manque de personnel administratif peut amener l’entreprise à opter pour une gestion de flotte externe. De plus, les intervenants (chauffeurs, mécaniciens, hommes à tout faire…) doivent également être suivis de près.
La technologie dont l’entreprise dispose varie aussi en fonction de ses besoins. Le gestionnaire aura peut-être à utiliser des logiciels de suivi de stock, de pièces de rechange, de maintenance, de planification de livraison…
Découvrez les meilleures pratiques en matière de rendement énergétique
La loi d’orientation des mobilités impose un nombre minimum de « véhicules propres » dans les flottes d’entreprise lors de leur renouvellement partiel ou total. L’article 26 A parle des parcs contenant « plus de 100 véhicules automobiles dont le poids total autorisé en charge est inférieur ou égal à 3,5 tonnes ». À partir du 1er janvier 2022, les véhicules à faible émission de CO2 doivent couvrir 10 % du renouvellement.
Si votre entreprise se tourne vers l’écologie, il existe de nombreuses astuces permettant de réduire l’émission de CO2. Ainsi, vous réaliserez des économies au niveau du carburant tout en assurant l’efficacité énergétique de la flotte. Comme stratégies, on peut citer l’utilisation de véhicules électriques ou hybrides et le système de covoiturage entre employés. Vous pouvez aussi optimiser les itinéraires afin de réduire le kilométrage. Enfin, essayez la télématique pour contrôler le comportement des conducteurs sur la route.
Si vous ne pouvez pas acquérir de voitures électriques, optez pour des voitures d’occasion pour professionnel. Ce choix limitera l’émission de CO2 durant la production de nouveaux véhicules.
Établissez un suivi du comportement et des performances des conducteurs
Selon certaines études sur la sinistralité des flottes en Europe, 42 % d’entre elles sont impliquées dans 1 à 5 accidents routiers par an. 90 % des collisions relèvent d’une erreur humaine. Ainsi, les gestionnaires de parc automobile sont tenus de s’assurer que les conducteurs adoptent le bon comportement et respectent le Code de la route. Ceux-ci doivent aussi être en mesure d’identifier les pannes, d’analyser les enjeux environnementaux, de connaître les problèmes juridiques… Vous pouvez optimiser leurs capacités en les inscrivant à des formations ponctuelles ou régulières.
Ensuite, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de flotte assurant le suivi de vos conducteurs et de vos véhicules. Pour économiser davantage, vous pouvez simplement créer un journal de bord. Relevez les données relatives au comportement de vos chauffeurs (heures de départ, heures d’arrivée, heures supplémentaires…). Évaluez l’activité du moteur ainsi que les heures passées sur la route pour chaque conducteur. Ainsi, vous identifierez facilement les anomalies dans leur comportement et leurs performances. Par la même occasion, vous relèverez les statistiques de vos véhicules et gérerez facilement les contrôles techniques.
Mettez en place des procédures d’entretien et de réparation de vos véhicules d’occasion
Les véhicules d’entreprise composant une flotte doivent faire régulièrement l’objet d’un entretien, d’une réparation et d’une révision. Ces opérations permettent de maintenir votre parc automobile en bon état de fonctionnement et d’augmenter sa durée de vie. Cela garantit le respect des réglementations en matière de transport commercial.
Les risques de panne et d’accident pendant les heures de travail seront également réduits. La sécurité de vos conducteurs et des autres usagers de la route sera également optimisée. De plus, les véhicules bien entretenus nécessitent moins de frais de réparation, ce qui vous permet de maîtriser votre budget. Ainsi, mettez en place des procédures de contrôle de l’état des véhicules comportant votre flotte. Notez le calendrier des visites techniques obligatoires et organisez régulièrement des séances de maintenance.
Évaluez régulièrement les résultats
En matière de gestion de flotte, il est important de créer des rapports personnalisés sur l’exploitation des véhicules, les coûts et les besoins en entretien. Ces données permettront d’améliorer vos résultats de rendement. Mettez en place un rapport de carte de pointage de sécurité. Il permet d’optimiser la sécurité des chauffeurs et d’améliorer leurs habitudes de conduite.
Vous pouvez aussi mettre en œuvre un rapport de profil de vitesse représentant visuellement les réalisations et les limites. Un rapport historique des trajets de la flotte vous donne une idée des activités quotidiennes des conducteurs. Un rapport de gestion des risques vous aide à accroître la productivité de la flotte. Enfin, un rapport des collisions aide à améliorer les habitudes de conduite.
Gestion de parc auto : rédigez une politique de conduite
Si vous souhaitez réaliser des économies, intégrez l’éco conduite dans votre stratégie de gestion de parc automobile. L’éco conduite repose sur le principe de l’anticipation. En effet, elle réduit au maximum les opérations de freinage et d’accélération afin de conserver une vitesse constante. Ainsi, les régimes de moteur restent bas, ce qui réduit la consommation de carburant et l’émission de CO2.
De plus, la sécurité des conducteurs est optimisée et les risques d’accident de la route diminuent. Pour mettre en place l’éco conduite, n’oubliez pas de rédiger votre « car policy » ou « politique automobile ». Élaboré par vos soins, ce document rassemble toutes les règles d’usage, d’attribution et de gestion des véhicules.
