Quel que soit son statut, sa taille ou même son secteur d’activité, une entreprise doit adopter une solution de gestion de documents efficace. Parmi les solutions existantes, la dématérialisation, qui se traduit par la numérisation des documents, se révèle être la meilleure option pour les entreprises. Si la dématérialisation des documents se limitait auparavant seulement aux scans, cette approche a beaucoup évolué depuis quelques années. Les professionnels profitent donc désormais d’un outil plus complet et par conséquent plus pratique.

Organisez vos documents avec les logiciels de gestion

Dématérialiser un document, c’est le faire passer de sa forme papier à une forme numérique grâce à un scan. Le résultat obtenu se présente sous forme de PDF ou d’image JPEG. Des logiciels de gestion de documents performants comme ceux proposés sur Deltic.fr permettent par exemple de prendre en charge les factures de façon plus simple et moins onéreuse. Faciles d’utilisation, ces logiciels s’adressent aussi bien aux industries qu’aux grandes entreprises, TPE/PME ou artisans. Ils embarquent un nombre important de fonctionnalités.

Grâce à un système de lecture automatique de documents (LAD), de reconnaissance automatique de documents (RAD) et de reconnaissance optique de caractères (OCR), ces programmes parviennent aisément à interpréter vos documents, quels que soient leurs formats ou supports. Ils sont conçus pour faciliter la récupération de factures depuis un site internet, notamment celui de vos fournisseurs. De plus, une fois reçu, l’outil effectue un contrôle visant à vérifier la conformité du document. La cohérence des données de facturation et la présence de l’ensemble des champs obligatoires sont autant d’éléments automatiquement contrôlés.

Très efficaces, ces logiciels de gestion sont considérés comme des outils complets puisqu’ils facilitent également la réalisation de différentes tâches telles que l’imputation comptable, le paiement ou encore l’archivage des factures.

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Quels sont les avantages d’un logiciel de dématérialisation ?

Il peut être très bénéfique pour une entreprise d’avoir recours à l’utilisation de ce programme. Ce dernier permet, dans un premier temps, d’entretenir une excellente relation fournisseur client, ce qui offre par conséquent une meilleure image de votre entreprise. Comme vous le savez déjà, avec un logiciel de dématérialisation, la lisibilité, l’intégrité et la traçabilité de chacun de vos documents sont garanties.

La plupart des tâches liées au traitement de documents étant automatisées, vos équipes bénéficient d’un gain de temps considérable. Ils pourront ainsi s’investir sur des tâches plus productives. Tout ceci implique une réduction des coûts de traitement et l’accélération des processus de gestion. Par ailleurs, l’usage d’un programme de traitement de documents limite grandement les risques d’erreurs, ce qui évite d’éventuels litiges avec les fournisseurs ainsi que toute sanction liée à un retard de paiement.

Enfin, grâce à cet outil très pratique, chaque travailleur a accès à une base de données harmonisée et centralisée, quel que soit son emplacement.

En résumé, les outils de dématérialisation qui ne permettaient qu’une transformation numérique des documents ont connu une grande amélioration. Disposant aujourd’hui d’une variété de fonctionnalités, ces logiciels offrent une réelle solution de gestion aux entreprises. N’hésitez donc pas à vous équiper avec ces programmes.

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