La facturation est l’une des responsabilités les plus importantes dans la gestion d’une activité commerciale. Elle est essentielle pour l’établissement de la comptabilité et la gestion adéquate de la trésorerie. Il est donc judicieux de prendre des dispositions pour éviter une gestion des factures hasardeuse et contre-productive. Quelles sont les pratiques à adopter pour améliorer la gestion de vos factures ? Quid de l’utilisation d’un logiciel de facturation et de gestion en ligne ?
Sommaire
Utilisez un logiciel de facturation pour la gestion de vos factures
Il existe de nombreuses méthodes pour gérer les factures dans le cadre d’une activité commerciale. La gestion manuelle s’est imposée comme un classique chez la plupart des PME. Cependant, l’utilisation de la facture papier présente de nombreuses limites. Elle ne répond pas aux besoins de développement des entreprises qui doivent s’adapter à l’ère de la digitalisation.
Pour cela, la gestion des factures à l’aide d’un logiciel de facturation en ligne est de plus en plus adoptée.
Logiciel de facturation, les fonctionnalités clés
Un logiciel de facturation est un programme informatique dédié à l’édition et la transmission des factures. Cependant, il peut intégrer de nombreuses autres fonctionnalités comme :
- l’archivage des factures,
- l’archivage des informations sur les clients et les prospects,
- l’intégration des factures dans le système comptable de l’entreprise,
- la normalisation des factures.
Ces différentes fonctionnalités vous permettent de gagner du temps pour l’édition et la transmission des factures. Celles-ci se révèlent par exemple utiles pour personnaliser entièrement vos factures et devis.
Les fonctionnalités d’archivage sont utiles pour retrouver et consulter plus facilement les anciennes factures. Tout en réduisant les erreurs humaines, un logiciel de facturation fiable vous permet de sauvegarder de manière sécurisée les données sur les clients et prospects. Cela a pour conséquence la réduction du coût de la main-d’œuvre. Pour vous aider à réduire les impayés, certains logiciels proposent également une fonctionnalité de relance automatique.
Peu importe vos besoins, vous pouvez choisir un logiciel de facturation on-premise ou une offre Saas. Les logiciels on-premise, installés sur un poste de travail ou un serveur local, ont l’inconvénient de ne pas être accessibles à distance. Quant aux logiciels de gestion de facture Saas, ils sont accessibles en ligne et présentent de nombreux avantages.
Comment choisir votre logiciel de facturation ?
Pour qu’un logiciel de facturation puisse réellement booster la gestion commerciale de votre activité, il doit répondre à vos besoins et avoir une interface facile à utiliser. Vous pouvez ainsi gagner du temps et former plus facilement votre personnel à son utilisation.
Il est également essentiel de choisir un logiciel de gestion de facture qui répond aux normes. Conformément à l’article 88 de la loi antifraude à la TVA, seuls les logiciels certifiés AFNOR NF 525/NF 203 répondent aux normes françaises.
Un troisième critère à considérer est la disponibilité de l’outil sur différentes plateformes, dont les systèmes d’exploitation mobiles. Un outil de facturation disponible à la fois sur PC, MAC, iPhone, iPad et Android vous offre plus d’options pour travailler sur vos documents commerciaux de manière optimale.
Simplifiez le processus du paiement des factures
Pour améliorer la gestion de vos factures, il est important de simplifier le processus de paiement par les clients. Vous devez indiquer de manière explicite les modalités de recouvrement des factures.
Des moyens de paiement faciles à utiliser doivent être choisis. Ils doivent également s’adapter à votre clientèle cible. Sur vos factures numériques, vous pouvez par exemple ajouter des liens de paiement instantanés par PayPal et Stripe. En plus de leur grande simplicité, ils se positionnent comme des processeurs de paiement sûrs, aussi bien pour le client que pour les professionnels et les entreprises prestataires.
Cela tient à l’existence d’une politique de gestion des litiges couplée au caractère instantané des opérations. Les virements bancaires sont également très utilisés dans les transactions B2B pour le paiement de montants élevés. Vos factures doivent indiquer clairement les coordonnées bancaires de votre entreprise.
Vous devez également indiquer les échéances de paiement. Entre entreprises, le délai de paiement est généralement de 30 jours à partir de la date d’émission de la facture. Dans certains cas, vous pouvez négocier un délai de 45 jours fin de mois ou 60 jours calendaire. L’échéance de paiement, qui peut varier selon les secteurs d’activité, doit dans toutes les situations être indiquée sur la facture.
Gestion des factures, prévoyez des pénalités de retard de paiement
Selon les études du cabinet Altares, la probabilité qu’une société connaisse des difficultés économiques est multipliée par 5 si le retard de paiement dépasse 69 jours. De plus, un rapport de l’Observatoire des délais de paiement montre que les impayés sont la première cause de faillite des entreprises françaises.
Pour réduire ce risque et augmenter la pérennité de votre activité, vous pouvez définir des pénalités de retard de paiement, surtout pour des opérations B2B. En effet, les pénalités de retard sont légalement exigibles, dès qu’il advient un dépassement de l’échéance de paiement définie sur la facture.
Il est conseillé d’appliquer une pénalité qui équivaut à 5 ou 6 fois le taux d’intérêt légal. Pour le calculer, vous pouvez simplement reprendre le taux directeur semestriel de la Banque centrale européenne (BCE) et le majorer de 10 points. Cependant, le taux d’intérêt des pénalités que vous définirez peut être inférieur à ce taux directeur. Dans ce cas, le taux à appliquer doit être au minimum égal à 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur pour rester assez dissuasif.
Numérotez vos factures et devis
La numérotation des factures est une obligation légale qui facilite les tâches comptables. Les numéros de vos factures doivent être continus, uniques et chronologiques.
Pour la numérotation, les options disponibles sont nombreuses. Il faudra simplement choisir celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise.
Par exemple, il est possible d’utiliser un préfixe pour distinguer les factures des devis. Les factures auront ainsi le préfixe FA devant leur numéro. Les numéros des devis prendront alors le préfixe DE.
Le format des numéros peut être :
- simple (facture N° 001),
- composé de l’année en cours et d’un numéro (facture N° 2022-0458),
- composé de l’année en cours, du mois et d’un numéro (facture N° 2022-02-026).
Selon de nombreux exemples donnés par l’administration fiscale française, la numérotation doit être réinitialisée au début de chaque année et non au début de chaque mois.
https://www.economie.gouv.fr/cedef/delais-de-paiement-entre-entreprises
https://bgd-cash.com/faq/combien-entreprises-meurent-cause-impayes-france/
https://www.economie.gouv.fr/files/files/directions_services/dgccrf/concurrence/relations_commerciales/Rapport-delai-paiement2020.pdf
