Flex office : pourquoi le mettre en place ?

Le monde du travail est en pleine mutation et on assiste à l’avènement des systèmes d’organisation innovants qui viennent bouleverser la vision traditionnelle du bureau en entreprise. Également appelé flexi space, le flex office est une solution qui allie design, modernité et flexibilité des espaces dans les locaux des entreprises. Cette solution s’adapte au télétravail et s’adresse aux entreprises désireuses de bénéficier d’un espace de travail optimisé. Quels sont alors les principaux avantages du flex office pour les entreprises ?

Le flex office, une solution pratique pour optimiser vos espaces de travail

Flex office signifie littéralement « bureau flexible » et répond aux besoins des entreprises qui souhaitent dynamiser leurs équipes. En effet, il s’agit d’un mode d’organisation qui consiste à mettre en place et à répartir les espaces de travail en fonction des usages et des besoins de chaque salarié. Ce mode d’organisation rompt avec la configuration traditionnelle des espaces de travail qui consiste à aménager et à attitrer un bureau pour chaque salarié.

Le flex office permet aux salariés d’une entreprise de choisir eux-mêmes un espace de travail selon leurs besoins. Ils peuvent notamment choisir un lieu de détente, un coin de table dans un open-space, une salle de réunion, des espaces d’isolement ou d’opter pour le télétravail. À la fin de la journée, l’employé est libre de ramener ses affaires chez lui ou de les ranger dans un casier. Cette solution vient pallier les enjeux de la digitalisation et du télétravail. Elle permet aux salariés de retrouver un réel équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Il existe de plus en plus d’outils de flex office, comme ceux de MOFFI, qui peuvent être adaptés aux besoins de vos collaborateurs. Avec ces outils, vous pouvez centraliser vos espaces de travail sur un logiciel spécialisé. Ces logiciels de gestion d’espaces de travail sont généralement disponibles sur Android et iOS. Ils s’adressent aux entreprises de toutes tailles, aux gestionnaires d’immobilier de bureaux, aux espaces de coworking… Dans le but de réduire les coûts, vous pouvez utiliser ces logiciels pour contrôler, mesurer ou analyser l’utilisation des mètres carrés disponibles dans un espace de travail. Ils simplifient au mieux les réservations des espaces.

Dans le choix de votre logiciel de flex office, optez principalement pour une solution à la fois performante et simple d’utilisation. Privilégiez les plateformes qui vous permettent de faire une démo personnalisée de la solution gratuitement et sans engagement. En choisissant avec soin votre logiciel de flex office, vous pouvez bénéficier d’un accompagnement sur mesure dans toutes vos actions. Le flex office vous permet de bénéficier d’espaces de travail atypiques, agréables à vivre et collaboratifs.

Le flex office pour un gain de productivité et de créativité

La mise en place du flex office en entreprise permet de booster la productivité des collaborateurs. Cette solution représente également un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Elle améliore la qualité de vie de vos collaborateurs au travail dans la mesure où ils pourront bénéficier d’un espace mieux optimisé. Les bureaux sont configurés avec soin et décorés en fonction des besoins de l’entreprise et des collaborateurs. L’idée est de créer des espaces de travail confortables, dynamiques et fonctionnels pour vos collaborateurs.

Le flex office permet aussi aux salariés d’une entreprise de réduire le stress lié au monde professionnel et d’être plus productifs. Cela offre aux entreprises une meilleure rentabilité et une certaine augmentation de leur chiffre d’affaires. Dans la plupart des cas, les bureaux flexibles répondent aux besoins logistiques.

Ces espaces donnent généralement accès à une technologie de pointe et peuvent être soigneusement désinfectés. Les collaborateurs qui se sentent désociabilisés à cause du télétravail pourront faire de nouvelles connaissances dans ces lieux de travail. Cela leur permet de vivre de nouvelles ambiances de travail pouvant les aider à remédier à la routine professionnelle. Ils peuvent profiter des échanges avec d’autres salariés de l’entreprise pour être plus créatifs.

Le flex office pour une meilleure organisation en entreprise

Le principe de fonctionnement du flex office permet aux entreprises d’adopter un management digitalisé. Ce facteur permet d’optimiser la gestion du personnel et favorise les échanges entre les équipes transverses, même si les salariés sont généralement dispersés avec ce mode d’organisation. La digitalisation du management permet notamment de gagner en matière d’agilité et de travailler en mode projet. Pour maintenir les liens et mieux échanger avec les collaborateurs, les dirigeants ou les chefs d’entreprise peuvent opter pour des solutions telles que la visioconférence ou les réunions à distance.

L’autonomie et la flexibilité qu’offre le flex office permettent aux employés de mieux collaborer avec leurs équipes. La collaboration et la communication sont de plus en plus fluides, ce qui participe à l’amélioration de l’engagement de chaque salarié vis-à-vis de l’entreprise concernée. Vous avez toutefois la possibilité de responsabiliser votre équipe à la gestion de vos espaces de travail pour une meilleure organisation.

En tant que manager, il vous revient de sensibiliser vos collaborateurs sur la gestion et les règles liées à la réservation des espaces de travail. Il est toutefois important de planifier des réunions périodiques en présentiel avec vos employés pour partager des idées surtout lorsque vous avez de nouvelles recrues. Vous pouvez également programmer des entretiens réguliers avec vos collaborateurs à distance pour faire le point des projets ou aborder des sujets sensibles. Le flex office est idéal pour créer un climat social favorable à la cohésion entre les différents acteurs de l’entreprise.

La réduction des coûts de fonctionnement des entreprises

Le flex office est une alternative efficace pour optimiser les coûts de fonctionnement des entreprises. Cette solution favorise la réduction des coûts d’assurances, de loyer, d’exploitation, des services… Elle permet de remédier à la hausse des coûts des bureaux d’entreprises qui ne cessent d’être vertigineux au fil des années. Le coût d’un poste de travail oscille généralement entre 12 000 € et 15 000 € par an.

Avec le flex office, il est possible de réduire la surface des locaux et le nombre de postes de travail. Les chefs d’entreprise peuvent également réorganiser les espaces disponibles pour mettre en place à des espaces collectifs qui seront dédiés à des réunions ou à toute autre activité.

Grâce à cette solution, vos collaborateurs peuvent réaliser d’importantes économies sur les frais de transport tout en optant pour le télétravail. Ceux qui résident dans des lieux excentrés pourront bénéficier d’une réduction du temps de transport au quotidien. Cela leur permettra de rester plus motivés et de commencer à travailler sur vos projets plus tôt. Au-delà des avantages liés au management et des économies liées à de la mise en place du flex office, cette solution représente également un acte écoresponsable.

Quelques conseils pratiques pour réussir la mise en place du flex office en entreprise

Malgré le fait que le flex office offre un réel retour sur investissement, il est important de prendre un certain nombre de précautions pour sa mise en place, afin d’assurer un quotidien agréable à vos collaborateurs. Si vous souhaitez passer en mode « flex office », mesurez en amont le taux d’occupation initiale et adaptez les espaces de travail aux besoins réels de vos employés. Mettez en place un outil performant et simple d’utilisation en ce qui concerne la réservation des postes de travail.

Il est aussi nécessaire d’assurer une logistique sans faille : accès à des connectiques efficaces, à un réseau wi-fi performant… Par ailleurs, n’hésitez pas à réserver des casiers de rangement pour chacun de vos collaborateurs. En plus de ces aspects, vous devez adopter un management efficace tout en optant pour des outils opérationnels pouvant assurer une bonne communication interne. Avec les bureaux flexibles, l’organisation en entreprise doit reposer sur un climat de confiance. Pour préserver le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs, il est important de maintenir les moments de détente et de convivialité.

Aurélie Michel

Impliquée dans l’entrepreneuriat depuis plus de dix ans, je suis à la tête d’une entreprise française spécialisée dans l’optimisation de la communication d’entreprise. Mon attrait pour la finance transparaît dans la transmission de conseils et d’expériences que je partage au travers de mes écrits.