Entré dans le langage courant des grandes entreprises depuis plusieurs années, l’utilisation de l’intranet s’est désormais généralisé aux petites et moyennes structures. Gage de productivité et véritable colonne vertébrale de l’entreprise, il peut être consulté en simultané et en temps réel par un grand nombre d’utilisateurs. Mais qu’est-ce que l’intranet, son utilité et ses fonctions ? Réponses dans cet article !

Intranet, définition

Il est assez difficile et délicat de définir précisément ce qu’est l’intranet. Grossièrement, on peut le comparer à un « internet privé », spécifiquement utilisé au sein d’une entreprise. Il suffit d’une connexion internet pour y accéder en temps réel et de n’importe quel endroit du monde. Mais les structures peuvent aussi choisir de restreindre son utilisation à un usage interne.

L’intranet regroupe un ensemble d’applications et de pages accessibles en réseau et stockées sur des serveurs. Tous les salariés de l’entreprise peuvent donc consulter les ressources disponibles sur l’intranet via un navigateur internet, que ce soit depuis les locaux de la structure, ou bien à distance.

Outil indispensable d’une gestion efficiente de l’entreprise, l’intranet permet de gagner en productivité et de faciliter les échanges entre les différents services de la structure. Particulièrement intéressant lorsque certains salariés travaillent à distance (télétravail, commerciaux itinérants, etc.), il sera également très pratique de l’utiliser lorsque l’entreprise dispose de plusieurs sites de production ou d’établissements dispersés géographiquement.

Quelle est l’utilité et les fonctions de l’intranet ?

Nous avons vu que l’utilisation de l’intranet se révélait être d’une grande aide dans la gestion d’une entreprise, mais cela permet surtout de :

  • Centraliser les données au sein d’un même outil permettant un suivi précis des processus de l’entreprise grâce à un meilleur traitement des données récoltées. De plus, cela va éviter les doublons et erreurs de saisies ce qui aura pour effet de tirer des statistiques plus fiables et d’améliorer ainsi la stratégie. La même information sera incrémentée dans la base de données et donc accessible partout et par tous.
  • Améliorer la communication en interne : les données ne sont saisies qu’une fois et chaque service ou intervenant a un rôle bien précis, ce qui évite le syndrome du « qui fait quoi ? ». Chaque personne ayant besoin de ces données peut les consulter en temps réel sans avoir à solliciter une tierce personne, ce qui augmente la productivité globale de la structure en faisant sensiblement baisser les coûts.

Les intranets offrent de nombreuses fonctionnalités à leurs utilisateurs comme : un annuaire des contacts internes ou externes utiles à l’entreprise, un service de messagerie instantanée qui permet de favoriser l’échange tout en simplifiant le mode de communication, des agendas partagés afin que nul n’ignore l’organisation de la structure, une plateforme d’échange de documents et une homogénéisation des commandes, stocks, livraisons, etc.

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre ce qu’est l’intranet et de juger de ses fonctions. Vous l’aurez compris, de nos jours les entreprises peuvent difficilement faire le choix de se passer d’un tel outil dans la gestion de leur entreprise. La concurrence et le besoin de mise en place de stratégies régulières font donc de l’intranet une aide précieuse.

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