La notarisation électronique demeure un excellent moyen de signer instantanément et n’importe où des actes administratifs ou commerciaux. Elle est utilisée pour améliorer la sécurité des échanges et de l’archivage électronique. Que savoir exactement sur cette solution ? Les détails !
Définition de notarisation électronique
Le fonctionnement de la notarisation électronique est semblable à celui de la notarisation traditionnelle. La seule différence, c’est qu’elle fonctionne en ligne. Elle consiste à mettre les usagers en contact avec le secrétariat d’un notaire professionnel certifié par visioconférence. Cet échange permet aux intéressés de certifier leur identité et d’authentifier le document avant de le signer et de le certifier électroniquement.
La notarisation électronique se déroule en plusieurs étapes. Il s’agit de :
- L’identification des parties : elle consiste à identifier l’expéditeur et le destinataire ;
- La signature électronique : les parties cocontractantes doivent signer numériquement le document. Cela permet de garantir son authenticité et son intégrité ;
- L’enregistrement : à cette étape, le document électronique doit être sauvegardé dans un système de gestion de documents électroniques ou dans un registre de notaires ;
- La certification : ici, le tiers de confiance procède à la certification du document. Il doit attester que le document a été dûment notarié électroniquement.
Il faut notifier la notarisation électronique utilise une technologie de cryptage et la signature numérique pour valider un document. C’est en effet ce processus de dématérialisation qui permet de certifier la validité des différentes étapes de l’évolution d’un document électronique.
Comment notarier électroniquement un document ?
De façon pratique, le notaire convie l’usager à une réunion distancielle. C’est à l’issue de cette session que sera établie une procuration. Ensuite, il recevra par mail un lien pour signer son document à distance par le bien d’une signature numérique. Tout se fait en un clic et en quelques minutes. À noter qu’il existe plusieurs plateformes sur lesquelles s’effectue tout ce processus.
Ces systèmes de notarisation dématérialisés servent non seulement à authentifier et certifier des documents, mais ils permettent aussi à gagner du temps. Ils demeurent la solution idéale pour faciliter le déroulement des procédures administratives. Ils sont aussi utilisés pour effectuer d’autres services tels que : l’horodatage, l’archivage, la vérification de documents ou encore la signature électronique.
Quelques atouts de la notarisation électronique
Les avantages de la notarisation électronique sont multiples, surtout quand elle est comparée à la notarisation traditionnelle. En effet, elle demeure une solution commode, car elle permet d’effectuer les démarches administratives à distance. Les usagers n’ont plus besoin de se déplacer pour bénéficier des services d’un notaire.
L’autre point fort de la notarisation électronique est la rapidité. En effet, elle permet de signer un document par un notaire en l’espace de quelques minutes. Cette solution est surtout bénéfique lorsqu’une personne souhaitant faire notarier un document en urgence.
La notarisation électronique a aussi l’avantage d’être sécurisée. Comme susmentionnée, elle utilise des technologies de cryptage et de signature électronique qui lui confèrent une haute sécurité.
Enfin, la notarisation électronique apparait moins couteuse que la notarisation traditionnelle. Cette solution ne requiert pas en effet l’intervention physique d’un tiers de confiance.
