Un coffre-fort numérique se révèle très pratique pour les entreprises qui souhaitent sécuriser leurs documents. Il contribue aussi à optimiser la gestion documentaire. L’outil Digiposte est une solution particulièrement innovante développée par le groupe de la Poste.
Au-delà d’un service d’archivage, il représente un véritable assistant administratif pour les entreprises. Il s’agit d’un coffre-fort fiable pour conserver en toute sécurité divers documents administratifs tels que les factures, les relevés bancaires, les bulletins de paie, les courriers… Zoom sur les multiples services de Digiposte.
Digiposte : qu’est-ce que c’est ?
Digiposte est un coffre-fort numérique conçu en 2011 par la Poste pour les entreprises et les particuliers. Il constitue un espace sécurisé en ligne qui permet de dématérialiser les documents administratifs à savoir les factures, les relevés de compte, les bulletins de salaire…
En effet, un coffre-fort électronique est destiné à assurer la réception l’archivage et le partage des documents en toute sécurité. Une boîte aux lettres est mise à la disposition des particuliers pour recevoir par voie électronique certains documents au même titre que des documents papier.
Quant aux professionnels, Digiposte favorise une bonne gestion de tout le flux documentaire de leur entreprise. Ils peuvent échanger facilement les documents confidentiels avec leurs clients, partenaires, salariés et fournisseurs.
Les avantages d’un coffre-fort électronique
Pour rappel, un coffre-fort électronique est un logiciel de stockage personnel et sécurisé. Il sert à conserver les documents numériques. Il est uniquement accessible par son propriétaire qui utilise un système d’identification personnalisé.
Plusieurs entreprises et particuliers optent pour cette solution pour plusieurs raisons. En effet, la dématérialisation des documents est acte écologique. Elle est également économique. Elle comporte également d’autres avantages à savoir:
- La conservation des documents administratifs en un seul espace numérique. Celui-ci peut aussi contenir des photos et des vidéos ;
- Les documents conservés sont accessibles à tout moment ;
- L’espace de stockage est sécurisé. Les documents sont sauvegardés dans des serveurs sécurisés ;
- Gain de temps grâce à l’accès facile ;
- Plus de sérénité, car les fichiers ne peuvent pas se perdre ni être volés ;
- Gain d’espace ;
- Écologique et économique
Digiposte : un coffre-fort sécurisé et confidentiel
Le fonctionnement du coffre-fort Digiposte est basé sur une technologie avancée. Il offre à ses utilisateurs sécurité, fiabilité et confidentialité. Ils peuvent s’en servir pour recevoir, stocker et partager des documents numériques.
Avec Digiposte, l’identité des utilisateurs reste confidentielle. Ainsi, il garantit l’intégrité des flux de documents. Ce coffre-fort trace les échanges d’informations entre les particuliers et professionnels, ce qui assure une pérennité des échanges électroniques.
L’une des qualités premières de digiposte est son excellent système d’authentification. C’est lui qui assure la sécurité des transferts de données. En effet, il répond aux normes suivantes :
- l’Afnor NFZ42-013 pour l’archivage électronique ;
- le NFZ42-025 concernant les bulletins de paie électronique ;
- la norme ISO 15489 liée à l’archivage proprement dit, le label FNTC-TA pour les tiers archiveurs.
De fait, le coffre-fort Digiposte apparaît comme la solution idéale pour stocker et gérer en toute sécurité les documents.
En quelques mots, digiposte c’est :
- Une boîte aux lettres numériques exclusivement dédiée aux particuliers et professionnels ;
- Un espace numérique 100 % sécurisé et installé en France dans les serveurs de la Poste ?
- Un espace de stockage à vie ;
- Un service multicanal: accessible depuis un ordinateur et une tablette (version web) ainsi que depuis un smartphone (application mobile disponible sur l’App Store d’Apple et le Google Play d’Android) ;
- Deux offres dédiées aux particuliers. Il s’agit de l’offre gratuite « basic » et de l’offre « premium » ;
- Un logiciel mis en place par la Poste pour aider les Français à gérer leurs documents administratifs, etc.
Les fonctionnalités du coffre-fort Digiposte
Avant de présenter les multiples fonctionnalités du coffre-fort Digiposte, il est important d’expliquer comment un utilisateur peut se connecter à son compte Digiposte. Pour ce faire, il doit se rendre sur le site officiel de l’outil et créer un compte en renseignant toutes les cases que propose le site.
Après l’inscription, il recevra un e-mail d’activation. Ensuite, il doit ouvrir le mail et cliquer sur « Confirmer mon adresse e-mail ».
Les fonctionnalités digiposte pour les particuliers
Digiposte permet aux particuliers de recevoir, de stocker et de partager tout type de documents en ligne.
Réception des documents numériques
Grâce à Digiposte, les particuliers peuvent recevoir des documents virtuels. Ces derniers sont stockés dans un seul et unique espace.
Le classement des documents
Le coffre-fort est doté d’un système d’alerte par e-mail pour les échéances qui permet de classer les fichiers. Ceux-ci sont organisés par ligne, ce qui facilite les recherches.
Le partage d’accès
L’accès aux fichiers conservés sur Digiposte est limité et sécurisé. Seul le propriétaire du compte peut y accéder. Toutefois, il peut décider de partager son accès avec un proche.
Les fonctionnalités pour les entreprises
Le coffre-fort Digiposte convient à tout type d’entreprises, petites, moyennes ou grandes. Elles s’en servent pour simplifier la gestion de documents administratifs. Sur le plan juridique, ces fichiers ont la même valeur légale au même titre qu’un document papier.
Voici ce que les entreprises peuvent en faire :
- Maitriser leurs budgets financiers grâce à un système de tarification de type « pay as you go ». Ce dernier permet à l’émetteur de payer uniquement la partie de l’espace de stockage qu’il utilise ;
- Simplifier l’envoi des documents grâce à un connecteur relié directement à une chaîne éditique ;
- Assurer un suivi complet sur extranet: cela permet de bien gérer les flux documentaires, suivre le nombre de destinataires, partager des documents.
Le coffre-fort virtuel Digiposte apparaît ainsi comme un excellent moyen de communication pour les entreprises avec une bonne intégrité des données partagées.
Les deux offres Digiposte
Digiposte propose deux offres aux particuliers :
- L’offre « Basic » gratuite : elle permet d’utiliser l’outil sans engagement ;
- L’offre « Premium » facturée 3,99 € TTC par mois : elle donne accès à toutes les fonctionnalités de digiposte.
Selon les conditions générales d’utilisation, l’utilisateur peut résilier le service Digiposte à la date d’échéance du contrat.
Pourquoi souscrire à l’offre « Premium » de digiposte ?
L’offre « Premium » facturée 3,99 € TTC permet d’utiliser sans limites digiposte. Elle donne droit à :
- Un espace de stockage considérable (100 Go versus 5 Go) pour stocker en toute sérénité les documents administratifs ;
- Une utilisation optimale, à tout moment et même en mode « mode hors connexion » ;
- Relier autant d’entreprises que l’utilisateur le souhaite. Cela permet de gagner en efficacité et en temps dans la gestion administrative.
Par ailleurs, digiposte propose aussi une offre spéciale pour les professionnels.
Comment se connecter à son compte Digiposte ?
Les entreprises ou particuliers en partenariat avec la Poste peuvent directement se connecter à leur coffre-fort virtuel en se rendant sur le site de la Poste.
À noter que digiposte est une technologie Saas employée pour sécuriser des documents virtuels tels que les bulletins de paie, les actes notariés, etc.
Pour se connecter sur digiposte, il faut insérer son identifiant ou son adresse mail ainsi que son mot de passe. Ce dernier comporte 6 chiffres et est confidentiel.
La plateforme est constituée de quatre rubriques à savoir :
- Pour les particuliers ;
- Pour les professionnels ;
- Pour les entreprises ;
- Pour les collecteurs de timbres.
L’internaute doit juste cliquer sur la rubrique de son choix pour profiter des multiples fonctionnalités de Digiposte.
Conclusion
Digiposte est un coffre-fort numérique complet, ergonomique et intuitif. Sa prise en main est facile. Il compte aujourd’hui plus de 5 millions d’utilisateurs. Grâce à la richesse de ses fonctionnalités, il facilite la gestion des documents administratifs au quotidien.
