La gestion des plannings de travail est centrale au bon fonctionnement d’une organisation. Pourtant, bon nombre de managers trouvent cette tâche lourde et compliquée. La gestion des plannings du personnel peut rapidement devenir un vrai casse-tête si vous devez gérer une équipe nombreuse et des heures de travail variables (jour, soir, nuit, week-end, etc.). Heureusement, il existe des logiciels de planning de travail pour faciliter la vie des managers et des salariés.

Un logiciel de planning pour être plus efficace

Les logiciels de planning de travail permettent de centraliser toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer les plannings de travail, suivre les heures de travail de vos salariés et communiquer avec eux à un seul endroit.

Ils conviennent aux sociétés œuvrant dans une multitude d’industries : pharmacie, commerce au détail, restaurant, maison de repos, etc. Ils sont aussi très simples; même les personnes les moins à l’aise avec la technologie vont être en mesure de les utiliser.

Gérer les plannings de travail de vos salariés

Quel est l’avantage d’utiliser un logiciel plutôt qu’un tableur Excel ? Les logiciels sont conçus spécifiquement pour vos besoins de gestion.

Vos employés vous envoient directement leurs disponibilités et leurs demandes (congés, remplacements, disponibilités, etc.) dans l’application, qui est synchronisée avec votre planning. En un coup d’œil, vous voyez rapidement si un employé est disponible ou non, ce qui évite bien des conflits d’horaires. Ainsi, vous créez rapidement les emplois du temps en étant certain de ne rien oublier.

Planning

Les logiciels peuvent aussi calculer automatiquement votre coût de main-d’œuvre. Vous êtes donc sûr de ne pas le dépasser et vous pouvez vous ajuster en temps réel si nécessaire.

Suivre les heures de travail

La plupart des logiciels proposent aussi des badgeuses faciles d’utilisation. Le système de pointage enregistre les heures d’entrée, de pause et de sortie des salariés. Automatiquement, les feuilles de présence se remplissent en conséquence.

Certains logiciels permettent même de configurer des paramètres d’approbation automatique. Les managers n’ont qu’à approuver manuellement les heures travaillées qui diffèrent du planning qu’ils avaient établi.

La badgeuse est souvent disponible sur une multitude d’appareils : ordinateur, tablette, smartphone ou même téléphone fixe.

En utilisant un logiciel de planning de travail moderne, les managers peuvent rester à l’affût de leur coût de main-d’œuvre réel et le comparer avec celui qu’ils avaient anticipé.

Communiquer avec votre équipe

Avec un logiciel de gestion des plannings, communiquer avec vos salariés est un jeu d’enfant. Vos salariés reçoivent leur planning directement sur l’appareil de leur choix (ordinateur ou smartphone). Ils y ont donc toujours accès facilement. Fini les appels, les retards et les erreurs.

Si vous devez apporter des changements au planning, seuls les salariés concernés reçoivent une notification.

Les outils de communication intégrés dans les logiciels permettent d’échanger par chat en temps réel avec les membres de votre équipe. Vous pouvez leur envoyer des messages importants et communiquer rapidement avec eux.

La ligne entre la vie privée et la vie professionnelle est ainsi plus claire. Vous n’avez plus à écrire à vos employés par email, SMS ou sur Facebook Messenger.

Prêt à passer à l’action?

Afin de choisir le bon logiciel, la première chose à faire est de vous poser quelques questions :

  • Qu’est-ce qui est le plus problématique dans la gestion actuelle des plannings : la communication avec mes employés, la coordination de tous les emplois du temps, le suivi des présences, etc.?
  • Quels sont mes besoins en matière de gestion des plannings de travail?
  • Quel est mon budget?

Une fois que vous aurez mieux cerné vos problèmes, vos besoins et votre budget, vous pourrez mieux comparer les différentes solutions qui s’offrent à vous.

Souvenez-vous que tous les logiciels ne sont pas créés égaux. C’est pourquoi il est essentiel d’en tester plusieurs. Plusieurs logiciels offrent même des essais gratuits ou une version gratuite pour tester leurs différentes fonctionnalités. Vous n’aurez donc pas besoin d’investir de l’argent avant d’être sûr que la solution vous convient.

Si vos activités fluctuent beaucoup, pensez aussi à choisir un logiciel sans contrat. Ainsi, vous pourrez suspendre votre abonnement quand bon vous semble.

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