Arkevia est un outil numérique qui permet de dématérialiser les données des salariés. Il est doté d’une interface sécurisée, fiable et pratique pour sauvegarder les documents confidentiels et professionnels des employés. Ce coffre-fort électronique présente moult avantages tant sur le plan personnel que sur le plan professionnel. Focus sur le fonctionnement de la solution d’archivage Arkevia.

Qu’est-ce qui est la base de la création du coffre-fort numérique Arkevia ?

L’idée de création des coffres-forts numériques des salariés est née du bulletin de paie électronique apparu en 2009 en France. Ce dernier a permis de dématérialiser les fiches de paie des employés. La loi travail du 8 août 2016 ou loi El Khomri a donné plus d’informations quant à l’utilisation de ce nouvel outil.

Désormais, toutes les entreprises peuvent intégrer l’utilisation des bulletins de paie numérique sans consulter leurs employés. Cette méthode est notamment utilisée pour simplifier les démarches du département des Ressources Humaines. Son objectif est de payer moins de frais pour l’impression de ces documents, mais aussi pour permettre aux salariés de consulter en ligne leurs fiches de paie sans les perdre.

C’est le développement de ce bulletin de paie électronique qui a initié l’idée de création des services de coffres-forts numériques. Le but était de permettre aux entreprises d’archiver ces papiers importants. Arkevia est l’un de ces services.

Arkevia : de quoi s’agit-il concrètement ?

Arkevia représente un coffre-fort numérique utilisé pour l’archivage des données des employés. Il se révèle un outil fiable pour conserver en toute sécurité les documents tels que :

  • les bulletins de salaire ;
  • les documents administratifs produits par TEAM SRH ;
  • les diverses factures ;
  • les diplômes ;
  • les pièces d’identité ;
  • Et tout autre document non matériel.

Le coffre-fort numérique des salariés Arkevia est conçu par Cegedim, une société spécialisée dans le développement et la commercialisation des logiciels et des bases de données. Grâce à ce coffre-fort électronique, les salariés peuvent consulter en ligne leurs bulletins de salaire. À chaque émission d’un nouveau bulletin, ils reçoivent une alerte sous forme de mail.

Quels sont les atouts d’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage virtuel qui offre plusieurs avantages aux entreprises. Celles-ci peuvent y sauvegarder plusieurs documents comme les documents administratifs et fiches de paie. Son premier atout concerne la meilleure protection qu’il garantit aux documents.

En effet, ce coffre-fort numérique protège les données contre les pertes et les vols. En plus, ces données sauvegardées ont la même valeur juridique que les documents papier grâce à la signature numérique. Plus besoin donc d’imprimer des documents. Les RH peuvent les partager avec les salariés depuis un terminal. L’entreprise réalise ainsi des économies.

L’autre atout d’Arkevia est le gain de temps. Les salariés n’ont plus besoin de passer par les ressources humaines pour accéder à des pièces justificatives. Tout est disponible sur la plateforme. Arkevia possède aussi une bonne capacité de stockage qui permet de conserver les documents sur une durée de 50 ans avec, ce qui garantit la traçabilité.

Quel est le fonctionnement du coffre-fort électronique Arkevia ?

Les principales fonctionnalités d’Arkevia concernent les employeurs et les salariés.

Le fonctionnement pour les salariés

Arkevia garantit aux salariés une conservation sans faille de leurs différents documents. Il réduit considérablement les risques de perte. Il permet à chaque employé de sauvegarder toutes ces données sur un espace de stockage sécurisé, fiable et répondant aux exigences des récentes normes RGPD et règles légales.

Arkevia dispose d’un système d’alerte qui informe les salariés à chaque fois qu’ils reçoivent un bulletin de salaire de leur employeur. La notification leur parvient toujours par mail. Pour optimiser leur espace de stockage ainsi que la gestion des documents, chaque employé peut créer des répertoires et des rubriques sur la plateforme.

De même, les salariés peuvent partager ou télécharger les documents en format PDF. Toutefois, il est aussi possible de recevoir des documents en format papier. Il suffit d’informer son entreprise 30 jours après son arrivée dans la structure. Passé ce délai, tous les documents seront numérisés.

Le fonctionnement pour les employeurs

Arkevia est un espace de stockage sur lequel les employeurs peuvent déposer les documents importants de leurs salariés. La plateforme leur garantit une conservation fiable et sécurisée, selon les dispositions réglementaires.

Ce coffre-fort numérique se révèle aussi une solution pratique pour assurer l’optimisation des procédés RH en réduisant les coûts de distribution des salaires.

À chaque distribution des bulletins de paie en format numérique, l’employeur est tenu d’alerter le salarié. Il peut le faire par le biais d’un mail. Ce mode de distribution se fait sans l’accord de l’employé.

Les fonctionnalités de Arkevia

Les fonctionnalités de Arkevia sont multiples et variées. En voici quelques-unes :

  • transfert des données: cette fonctionnalité permet de déplacer des données vers d’autres logiciels d’exploitation tels que Sage ou Ciel ;
  • mode collaboratif: il est dédié aux employés qui souhaitent envoyer des notes de frais ou une demande de congé ;
  • mise à jour sécurisée du système: elle se fait tous les jours ;
  • télédéclaration directe ;
  • accès aux documents importants ;
  • mise en place de bordereaux de cotisation.

Par ailleurs, d’autres fonctionnalités de Arkevia assurent aussi la gestion de l’emploi du temps des salariés, l’évolution de carrière ou encore l’augmentation de compétences des collaborateurs.

Comment faire pour se connecter à Arkevia ?

La connexion à un compte Arkevia se déroule en trois petites étapes à savoir :

  • se connecter à la page de connexion myarkevia ;
  • insérer son identifiant et son mot de passe. Ils seront approuvés au moment de l’inscription. Cependant, il est recommandé de les modifier régulièrement pour des raisons de confidentialité et de sécurité ;
  • accéder à son espace et visiter l’écran de connexion personnel qui s’affiche.

En cas de difficultés de connexion, il faudra contacter l’assistance de myarkevia pour réinitialiser son mot de passe et son identifiant. Pour ce faire, elle demandera l’adresse mail renseignée lors de l’inscription en plus du numéro SIREN.

Il est important de préciser que le service d’accès aux documents de Arkevia est disponible tous les jours 24 h sur 24. Il est accessible depuis un Smartphone, une tablette ou même un ordinateur.

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