Travail à distance : quelles sont les précautions à prendre pour l’entreprise ?

Le travail à distance, bien qu’obligatoire en temps de crise sanitaire, permet à l’entreprise de limiter une partie de ses dépenses. Pour que ce gain économique soit effectif, il importe qu’en votre qualité de chef d’entreprise ou de manager, vous preniez des mesures éliminant les risques du télétravail. Dans les lignes qui suivent, découvrez les précautions que doit prendre l’entreprise en télétravail, notamment d’un point de vue informatique.

Adapter les règles de l’entreprise au travail à distance

L’un des principaux risques du télétravail est, pour les employés, la confusion entre la vie privée et la vie professionnelle. Face à ce risque, l’entreprise doit mettre au point des règles spéciales ou adapter les règles de l’entreprise au travail à domicile. Au nombre des règles à faire appliquer en priorité, vous pouvez rappeler l’obligation de n’user de l’équipement professionnel que dans le cadre du travail.

Concrètement, cette obligation peut être soumise aux employés en deux étapes, permettant l’une comme l’autre de les responsabiliser. Premièrement, vous devrez prendre en charge le coût des équipements à utiliser pour le travail à distance, ainsi que l’essentiel pouvant améliorer le confort professionnel dans la maison de l’employé. Il faudra ainsi lui fournir le matériel adéquat (matériel informatique, casque, clavier, souris, téléphone, etc.).

Par ailleurs, pour entériner l’usage professionnel des biens fournis par l’entreprise, vous pouvez fixer des heures précises de travail et d’utilisation du matériel fourni.

Faire appel à un prestataire informatique

Comme le travail à distance s’effectue essentiellement en ligne, la plupart des mesures à prendre concernent l’infrastructure informatique de l’entreprise. Pour atteindre vos objectifs, vous devez faire appel à un professionnel qui s’occupera de tout. Pour trouver les meilleures solutions informatiques, vous pouvez aller sur mon-infra.fr, un site de prestataires en services informatiques. Toutefois, avant de recourir à cette solution, vous devez faire le point sur services dont vous avez réellement besoin.

Pour la maintenance informatique

La maintenance informatique peut constituer un véritable frein au développement de votre activité, si vous choisissez de vous en occuper vous-même. En effet, elle prend en compte plusieurs éléments tels que l’installation et le déploiement des postes de travail fixes et portables utilisés par vos employés à leur domicile.

Une bonne maintenance concerne aussi le remplacement des postes de travail défectueux de vos employés. Vous pourrez bénéficier de l’installation des logiciels et outils collaboratifs utiles pour le travail. Par exemple, les experts pourront assurer la configuration de la messagerie électronique des salariés, ainsi que tous les équipements qu’ils utiliseront chez eux.

De plus, externaliser la maintenance informatique de votre entreprise vous permettra d’assurer la sécurité effective de ces équipements. Les installations des mises à jour et des mesures de protection contre les virus limitent en effet considérablement les failles de sécurité sur les appareils de vos collaborateurs.

Pour la sauvegarde des données

Faire appel à un prestataire informatique vous décharge également de la responsabilité liée à la sauvegarde de vos données. Il faut rappeler que la perte des données constitue l’un des risques de l’entreprise, augmenté par le télétravail. À titre individuel, chacun de vos employés peut être la malheureuse victime d’un vol, d’une avarie matérielle ou de tout autre sinistre.

Ces situations ont pour conséquences l’arrêt immédiat de tout travail en cours, ainsi que des pertes financières considérables. Confier la gestion de vos données à une entreprise spécialisée vous permet d’éviter ce problème. En cas de souci technique, il vous suffira de demander une restauration rapide des données perdues.

La sécurité des données sera ainsi assurée et les sauvegardes seront régulièrement surveillées. Par ailleurs, opter pour une sauvegarde externalisée facilite l’accès aux données, ce qui entraînera un travail plus efficace par les employés et un contrôle plus facile par les employeurs.

Préserver le lien social au sein de l’entreprise

Le risque souvent négligé par les employeurs est la rupture du lien social. Il s’agit d’une conséquence de la confusion entre les heures de travail et de repos, ainsi que du manque de relation usuelle entre les membres d’une même équipe. Cela provoque une altération du sentiment d’appartenance à l’entreprise. Dépourvu de ce sentiment d’appartenance, le travailleur est de moins en moins motivé et sa productivité baissera progressivement.

La solution la plus simple est d’organiser des réunions en présentiel avec tous les membres de votre entreprise. Au cours de ces rencontres, aussi bien professionnelles que non professionnelles, vous devrez offrir aux employés un lieu de distraction, mais surtout d’écoute. Ils devront se détendre avec vous et pourront parler des problèmes concernant leur travail.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers le travail à distance. Avant de vous y lancer, vous devez prendre en compte toutes ces précautions afin de n’en tirer que les nombreux bénéfices !

Aurélie Michel

Impliquée dans l’entrepreneuriat depuis plus de dix ans, je suis à la tête d’une entreprise française spécialisée dans l’optimisation de la communication d’entreprise. Mon attrait pour la finance transparaît dans la transmission de conseils et d’expériences que je partage au travers de mes écrits.