Un SIRH est un outil reliant la gestion des ressources humaines aux technologies de l’information et de la communication. Son interface est personnalisable selon les besoins de l’entreprise utilisatrice, quelle que soit la taille de celle-ci. Gain de temps, optimisation de productivité, maîtrise de coûts… ce sont autant d’avantages que ce logiciel procure. Alors, comment fonctionne-t-il exactement ?

Que fait un SIRH pour le département RH d’une entreprise ?

Comme son nom l’indique, un SIRH est un système d’information de gestion des ressources humaines. Il gère notamment l’ensemble des logiciels permettant à une entreprise d’automatiser certaines tâches liées à la gestion de ses ressources humaines. Il donne aussi la possibilité d’en assurer le suivi.

D’une manière générale, un SIRH gère diverses briques logicielles. Ces dernières peuvent porter sur la gestion du personnel, les tableaux de bord sociaux ainsi que la gestion des compétences et des carrières. Elles concernent aussi la paie, la formation ainsi que la gestion des activités et du temps. En principe, les équipes des services concernés ont la possibilité de travailler en collaboration sur un portail RH. Toutefois, elles ont accès uniquement aux contenus qui les concernent.

Enfin, pour cerner encore mieux ce qu’est un SIRH, il faut savoir que ses fonctionnalités RH peuvent se diviser en deux catégories. La première rassemble les services liés aux tâches administratives : les réservations de salle, les rapports d’activité, la consultation des soldes de congé… En revanche, la deuxième regroupe les services liés à la carrière d’un salarié, notamment à la gestion des talents. D’ailleurs, celui-ci a le droit d’accéder à son dossier personnel et de mettre à jour son profil ainsi que les informations sur ses compétences. Il peut également demander une mobilité interne, gérer ses demandes de formation, etc.

Comment un SIRH aide-t-il à gérer les dossiers des employés et la paie ?

Un SIRH permet à une entreprise de gagner en précision dans la gestion des dossiers de ses employés. Le logiciel collecte et garde les informations essentielles sur chaque salarié, ce qui réduit le risque de dossiers incomplets ou d’informations inexactes. L’erreur humaine est éliminée et les responsables RH gagnent du temps, particulièrement si la société compte des centaines ou des milliers d’employés. Les logiciels SIRH facilitent également l’organisation et la manipulation des données relatives aux employés, une fois saisies.

Quoi qu’il en soit, la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé prévoit quelques droits et obligations. L’employé a droit au respect de sa vie privée, ce qui lui donne la possibilité d’exiger la confidentialité des informations qui lui sont personnelles. Il doit également être informé de l’existence de son dossier personnel et y avoir accès à tout moment. En revanche, l’entreprise doit aussi prendre des mesures de protection adéquates afin de sauvegarder les renseignements contenus dans ces dossiers. Elle n’a pas non plus le droit de communiquer ces données à un tiers, sauf obligation légale ou avec consentement du salarié concerné.

Par ailleurs, un SIRH facilite également la gestion de la paie et des avantages sociaux des employés. Ceux-ci font référence aux sources de rémunérations supplémentaires qui viennent compléter le salaire. Loin de remplacer le responsable RH, un SIRH peut toutefois réaliser les prévisions de congés, répartir la charge de travail des collaborateurs, comptabiliser les absences… Après collecte des informations nécessaires (congés, heures travaillées, cotisations sociales, heures supplémentaires, etc.), il peut générer automatiquement un bulletin de paie.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un SIRH pour une petite entreprise ?

Si vous êtes à la tête d’une PME ou d’une start-up, utiliser un SIRH vous épargne certaines tâches chronophages de la gestion des ressources humaines. Ainsi, vous avez la possibilité de vous concentrer sur vos activités et le développement de votre organisation. De plus, ce type de logiciel vous aide à mettre en place une bonne organisation sur tous les services relatifs au département RH. Grâce à l’automatisation des tâches liées à la GRH, un SIRH sert ainsi à optimiser votre productivité et à mieux maîtriser vos coûts. Par ailleurs, il participe à la transformation digitale de votre PME-PMI en gagnant en rapidité au niveau du traitement des dossiers et des tâches complexes.

Sur le marché, il existe de nombreux logiciels SIRH spécialement dédiés aux PME et aux start-ups. Certains d’entre eux offrent des fonctionnalités adaptées à des entreprises comptant plus de 10 employés. D’autres conviennent aux sociétés disposant de plus de 30 employés.

Un SIRH peut-il être personnalisé en vue de répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise ?

Afin de tirer pleinement profit de votre SIRH, certains sites éditeurs de logiciels offrent la possibilité de personnaliser son interface. Pour ce faire, ils créent des tableaux de bord sur mesure par exemple. Afin que le logiciel SIRH soit complètement adapté aux spécificités d’une entreprise, son responsable RH doit mettre en avant les données dont il a besoin.

Afin de réussir le déploiement de votre SIRH personnalisé, nous vous conseillons d’identifier au préalable les besoins de votre équipe RH. Définissez vos priorités et l’effectif des membres de cette dernière. Établissez un cahier des charges leur permettant d’utiliser le logiciel efficacement. Estimez le niveau de service attendu en vue de fixer les fonctionnalités essentielles et de profiter d’une bonne prise en main de l’outil.

productivité entreprise SIRH

Y a-t-il de potentiels inconvénients à utiliser un SIRH pour la gestion des RH ?

Comme les avantages de l’utilisation d’un SIRH sont nombreux et ne touchent pas uniquement le service RH, il n’existe quasiment pas d’inconvénients. Nous parlons plutôt de risques, que l’organisation ait opté pour un progiciel à déployer en interne ou un logiciel SaaS. À titre d’information, un SIRH SaaS est un logiciel hébergé sur le cloud par un prestataire, contrairement à un logiciel sous licence. L’entreprise peut donc se connecter à son SIRH via des identifiants personnels. Le risque commun à ces deux types de fonctionnements concerne l’utilisation par les salariés : ils peuvent avoir du mal à s’en servir.

Il est ainsi judicieux de dresser un cahier des charges technique précis et de réaliser une campagne d’information et de formation. Nous vous recommandons également de promouvoir des employés ambassadeurs du logiciel SIRH afin qu’ils aident les collaborateurs lors de leur utilisation quotidienne.

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