La dématérialisation des factures représente une véritable aide pour le traitement, l’enregistrement et le classement des factures d’une entreprise. Elle permet de sécuriser les transactions commerciales et d’éviter les fraudes fiscales. Ses avantages pour une société sont multiples. Découvrez ici les bénéfices de la dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures offre une sécurité optimale aux factures

Plusieurs services comptables des entreprises rencontrent des difficultés à traiter les factures papier : erreurs de paiement, manque de visibilité et de traçabilité, pertes de documents… La dématérialisation des factures en entreprise est une solution fiable à tous ces problèmes. En effet, les documents électroniques sont stockés et sauvegardés sur une plateforme utilisant un coffre-fort, un cachet électronique et des flux EDI (Échange de Données Informatisées).

Ces outils de traitement et de suivi permettent de sécuriser les factures. La dématérialisation des factures permet d’éviter les risques d’erreur sur les factures. C’est une solution qui assure le suivi et la transparence des données. L’entreprise peut ainsi garantir une traçabilité de toutes ses opérations financières. Elle évite les conflits et améliore par la même occasion sa relation clientèle. La digitalisation de la facturation aide les structures à soigner l’image de leur marque.

La dématérialisation des factures est une solution économique

L’un des avantages de la dématérialisation des factures reste le gain financier qu’elle assure à une entreprise. Cette solution permet de réduire les coûts en entreprise : coûts de l’encre, du papier, des timbres, des enveloppes, etc. Il faut savoir que le coût moyen du traitement manuel d’une facture est estimé à 3,25 €. Cette somme peut énormément grimper s’il s’agit de milliers de documents.

Outre les coûts liés au papier, la numérisation des documents contribue aussi à éliminer les coûts d’impression et d’expédition du document. Elle reste une véritable opportunité économique pour les sociétés.

Il convient aussi de rappeler qu’il n’existe aucune différence de traitement fiscal entre une facture numérique et une facture papier. Il suffit d’assurer l’authenticité de l’émetteur de la facture, de certifier le contenu et d’assurer sa lisibilité depuis la réception de la facture jusqu’à sa période de conservation.

Dématérialiser son processus factures devient donc le moyen le plus rapide et conforme à la réglementation des entreprises.

La dématérialisation des factures offre un gain de temps important

La dématérialisation des factures est indubitablement la meilleure solution pour assurer une efficacité à son entreprise. Elle aide les salariés à être rapides grâce à la réduction des coûts et des délais de traitement. En effet, le traitement des factures papier peut prendre 14 jours en moyenne.

Par contre, le délai de traitement avec la numérisation des documents est de 3 jours en moyenne et coûte moins cher. De plus, les erreurs de saisie, d’envoi sont quasi inexistantes. Les échanges sont aussi instantanés. Toute cette rapidité du système favorise le paiement rapide des factures.

La dématérialisation des factures offre un gain d’espace pour les archives de l’entreprise

La conservation des documents papier coûte énormément aux entreprises tant sur le plan financier que sur le plan matériel. Par contre, la dématérialisation des documents offre un gain de place considérable dès lors que tout est numérisé. L’entreprise peut sécuriser sur une seule plateforme des centaines de documents. Ils resteront seulement sur quelques gigas octets. Conséquence, la société dispose de plus d’espace dans ses locaux pour réaliser d’autres activités.

La dématérialisation des factures garantit une amélioration de la productivité

Les logiciels de facturation sont pour la plupart très simples à utiliser. Ils limitent considérablement les risques d’erreurs et de suppressions accidentelles. De même, certaines tâches liées à la gestion des factures en papier peuvent s’avérer chronophages. L’édition, l’impression et le tri des factures disparaissent avec la dématérialisation. L’envoi des factures devient aussi plus rapide. En d’autres termes, l’entreprise gagne en productivité.

D’autre part, la numérisation des documents renforce la satisfaction client. Ce dernier peut se rendre sur un logiciel de facturation pour télécharger ou consulter n’importe quel document.

La dématérialisation des factures contribue à réduire l’empreinte carbone de l’entreprise

Plusieurs entreprises travaillent à réduire leur impact sur l’environnement. La dématérialisation des factures apparaît ainsi comme l’une des meilleures solutions pour atteindre cet objectif. Elle consiste à supprimer entièrement l’utilisation du papier, des enveloppes, des timbres, etc. Cela contribue également à valoriser l’image de l’entreprise qui s’inscrit dans la lutte contre le réchauffement climatique et la pollution.

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