La catégorie des achats indirects, souvent délaissée par les services financiers, représente une source d’économie considérable, à condition d’être gérée correctement. Découvrez comment remanier la gestion de vos achats indirects pour gagner de l’argent et accroître la compétitivité de votre entreprise.
Pourquoi les achats indirects sont-ils souvent mal maîtrisés ?
Pour s’approvisionner en biens et en services et faire fonctionner son activité, une entreprise effectue quotidiennement des achats auprès de fournisseurs. Ces achats sont traditionnellement divisés en deux catégories distinctes :
- Les achats directs (ou achats stratégiques ou achats de production) concernent les biens et services entrant directement dans le processus de production. Nous retrouvons par exemple les matières premières, les composants, les packagings, etc.
- Les achats indirects (ou achats non-stratégiques ou achats hors-production) englobent les produits et les services qui maintiennent l’activité de l’entreprise sans pour autant faire partie de la chaîne de production. Il peut s’agir des frais de déplacement, des locations de salle, de l’entretien, de la maintenance, de la flotte automobile, du matériel informatique, des équipements de bureau, etc.
Si les achats indirects sont souvent gérés de manière inappropriée, c’est bien à cause de cette caractéristique toute particulière : ils regroupent des biens et services de multiples natures, extrêmement différents les uns des autres et donc dispersés parmi de nombreux départements et fournisseurs.
Lorsque ces achats sont non centralisés et éparpillés dans différents services de l’entreprise, il est alors très difficile d’évaluer les dépenses totales qui y sont liées. En résultent d’importants coûts cachés qui peuvent constituer un véritable gouffre financier pour l’entreprise. Les achats indirects sont en effet peu visibles mais représentent pourtant 15 à 50 % des achats d’une entreprise, constituant donc une énorme opportunité d’économies.
Comment mieux maîtriser ses achats indirects ?
De plus en plus d’entreprises prennent conscience de l’importance de bien gérer les achats hors-production pour faire des économies. Deux principaux axes d’amélioration sont alors à mettre en place :
La dématérialisation des processus
Implémenter au sein de l’entreprise des processus d’achats digitaux (via un système d’e-procurement) en remplacement des transactions manuelles très coûteuses en temps et en argent permet à la fois d’augmenter la visibilité sur les dépenses, d’accélérer l’approvisionnement, de réduire les coûts administratifs mais aussi de limiter les risques d’erreurs. Les économies faites sur les achats indirects grâce aux solutions digitales peuvent aller jusqu’à 50 %.
La rationalisation des fournisseurs
Pour optimiser la gestion de ses achats indirects, il est indispensable de passer par une limitation du nombre de fournisseurs. Trier son portefeuille et ne traiter qu’avec une poignée de fournisseurs proposant une large gamme de produits variés permettra d’augmenter la visibilité sur les dépenses, de réduire les coûts de main-d’œuvre et de pouvoir négocier des remises. Centraliser les achats indirects en rationalisant les partenaires commerciaux peut faire économiser à l’entreprise plus de 40 % de frais.
L’adoption de solutions d’approvisionnement digitales combinée à la limitation du nombre de fournisseurs mène ainsi à une centralisation des achats indirects et par conséquent à d’importantes économies de temps et d’argent. Les achats indirects représentent donc bel et bien un levier d’action non négligeable pour la croissance de l’entreprise.
