Un dossier RH est un outil indispensable pour la bonne gestion des salariés d’une entreprise. Il s’agit en effet d’un outil qui rassemble toutes les informations personnelles et professionnelles du personnel de l’enseigne. Comment le créer ? Quelle est son utilité ? Comment le sécuriser ? Voici un dossier détaillé sur les dossiers Ressources Humaines.
Dossier RH : un outil pour optimiser la gestion administrative
Les dossiers Ressources Humaines représentent des fichiers numériques ou papiers dans lesquels se trouvent les documents relatifs aux RH et au salaire. Leur but est de suivre les informations et l’évolution d’un salarié depuis son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise.
Le dossier RH n’est pas à confondre avec le registre unique du personnel. Ce dernier fait l’objet d’obligations légales ce n’est pas le cas du dossier RH. Ce dernier peut être constitué à tout moment, même s’il est conseillé de le faire dès le recrutement du travailleur. Cela permet de gagner en efficacité.
Quelle est l’utilité d’un dossier RH ?
Le Code du travail n’exige pas aux entreprises de constituer un dossier RH. Toutefois, sa constitution simplifie le quotidien de l’administration, car il permet de centraliser tous les documents qui concernent un travailleur sur un seul espace.
Les entreprises doivent cependant penser à mettre à jour régulièrement, surtout quand un nouveau document est disponible. En créant cet outil, la structure peut améliorer la gestion et l’organisation de son administration.
Quelles sont les informations à retrouver dans un dossier RH ?
Le dossier RH contient plusieurs types d’informations. En premier lieu, on retrouve les données personnelles du salarié tel que :
- Son nom, son prénom, sa date et lieu de naissance et son sexe ;
- Ses coordonnées ;
- Son numéro de sécurité sociale ;
- Les personnes à contacter en cas d’urgence ;
- Etc.
En second lieu, on retrouve les informations professionnelles du salarié. Il s’agit de :
- Son CV ;
- La copie de ses diplômes ;
- Son contrat de travail actualisé ;
- Les résultats de ses tests d’évaluation ;
- Ses certificats de formation ;
- Ses analyses des entretiens de performances ;
- Etc.
Le dossier RH est mis à jour avec les nouveaux éléments professionnels du salarié. Il s’agit des certificats médicaux, des demandes de congés, des arrêts de travail, des absences, etc. Quand le travailleur quitte l’entreprise, il faudra y ajouter la lettre de démission, le solde de tout compte et l’entretien de sortie.
Comment sécuriser le dossier RH ?
Les chefs d’entreprise doivent mettre en place des stratégies fiables pour sécuriser les dossiers RH. Ils doivent les mettre sous clés et les protéger des tierces personnes. La dématérialisation du dossier du salarié apparait comme un excellent moyen pour le sécuriser. Elle améliore considérablement la gestion des ressources humaines d’une entreprise.
Voici quelques avantages de la dématérialisation :
- Mise à jour de tous les documents de l’entreprise ;
- Accès rapide aux informations centralisées et simplifiées ;
- Téléchargement des documents ;
- Réduction de l’utilisation des papiers ;
- Haute protection des données personnelles et professionnelles ;
- Système fiable et conforme au RGPD, etc.
L’entreprise peut également utiliser un logiciel RH pour sécuriser son dossier RH. Cet outil digital offre un gain de temps dans la gestion des ressources humaines.
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