La dématérialisation des documents désigne un processus consistant à remplacer les documents papier par des fichiers numériques. Elle offre un gain considérable dans la gestion des données financières, administratives ou juridiques. Elle demeure la meilleure solution pour sécuriser ses documents sous forme électronique. Comment se déroule la numérisation des supports papier ? Éléments de réponse ici.
Dématérialisation des documents : qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation des documents est une politique « zéro papier » adoptée par bon nombre d’entreprises. Elle consiste à réduire au maximum l’utilisation du papier. Pour mettre en place cette stratégie, les sociétés se servent d’une Plateforme de dématérialisation pour optimiser l’ensemble des tâches à accomplir. Cela permet de limiter les interventions humaines et de simplifier l’archivage des documents.
Dans ce cadre, on parle de dématérialisation des processus et non de dématérialisation des documents. Cette stratégie contribue à rendre plus fluides et fiables les processus administratifs. Que ce soit une microentreprise ou une grande entreprise, la dématérialisation concerne d’abord les factures et les documents comptables.
Outre ces derniers, les documents commerciaux (bons de commande, devis, fiches clients, etc.) peuvent être aussi numérisés. Les ressources humaines peuvent aussi dématérialiser les bulletins de paie et les contrats de travail.
Les avantages de la dématérialisation pour une entreprise
La dématérialisation constitue un levier de développement pour les entreprises. Ses bénéfices sont multiples :
Une meilleure gestion des documents
La dématérialisation des processus administratifs est synonyme de gain de temps. Avec les fichiers numériques, les entreprises n’ont plus besoin de faire des impressions ou des tris. C’est un outil qui favorise une excellente organisation des documents. Ces derniers sont accessibles à tout moment. Il suffit de prendre son ordinateur pour retrouver le fichier de son choix.
Des services sécurisés
La dématérialisation des documents demeure un excellent moyen pour signer ou cacheter un document numérique. Il convient de préciser que les signatures électroniques sont conformes au règlement européen eIDAS. Ainsi, elles ont une valeur légale.
Toujours conformément à ce règlement, les entreprises peuvent aussi sceller leurs documents avec un cachet électronique. Ce dernier assure à la fois l’intégrité du document et l’identification de l’entreprise.
Par ailleurs, la signature ou le cachet électroniques assure l’horodatage. Ce dernier certifie le fichier numérique en précisant la date et une heure de référence universelle.
La dématérialisation assure la protection des documents électroniques, car ils peuvent être modifiés, cryptés et sauvegardés. La conservation se fait en toute sécurité dans un cloud ou sur des serveurs.
Une grande productivité
La numérisation des documents est un bon moyen d’améliorer les échanges dans une entreprise. Elle permet aussi d’automatiser les fichiers récurrents. Les collaborateurs peuvent échanger des informations en temps réel.
La réduction des coûts de production
Cette stratégie offre des avantages économiques aux entreprises en réduisant les coûts d’impression, de transmission et d’archivages de documents. Elles économisent aussi sur les cartouches d’encre et toner.
Un avantage écologique
L’utilisation de grandes quantités de papiers constitue un véritable danger pour la planète. Outre la déforestation qu’elle occasionne, elle est aussi à la base du rejet de gaz à effet de serre. Cet ensemble de choses est responsable du réchauffement climatique.
Malgré le recyclage, la majorité du papier se trouve toujours dans les décharges. À cela s’ajoutent les cartouches d’encre qui contiennent des substances nuisibles à l’environnement.
Comment se déroule la dématérialisation des documents
Avant de procéder à la dématérialisation, chaque entreprise doit d’abord élaborer son projet. Elle doit définir les activités à mener et les types de documents à numériser. Ensuite, elle doit choisir le logiciel qu’elle utilisera.
Voici 4 étapes à suivre pour dématérialiser sa structure :
- La planification
Elle consiste à faire une liste des problèmes auxquels l’entreprise est confrontée. Ensuite, il faut déterminer les documents et les processus à dématérialiser. Enfin, il faut définir les objectifs et les indicateurs à suivre (KPI).
- Le développement
Ici, l’entreprise doit procéder à une comparaison des logiciels. Ensuite, elle doit réaliser des essais gratuits de ces outils. L’objectif est de tester un maximum de fonctionnalités.
Il est préconisé de procéder à une dématérialisation progressive des processus. Cela permet aux utilisateurs de s’adapter à la nouvelle méthode de travail.
- Le contrôle
En fonction des objectifs définis au préalable, il faut analyser les paramètres suivants : le coût de traitement d’une facture ou d’un devis, le délai moyen d’une signature électronique, ou encore le délai moyen de réponse du service après-vente à un client.
- L’ajustement
Cette dernière étape consiste à essayer de nouvelles fonctionnalités. Ensuite, il faut améliorer son utilisation de l’outil pour atteindre une gestion optimale. La réussite de la dématérialisation dépend évidemment de la taille de la société et de la quantité des documents à numériser. C’est un processus qui se révèle simple pour les microentreprises. Mais, les entreprises possédant un nombre important de collaborateurs ont besoin d’une formation sur le fonctionnement de l’outil.
Par ailleurs, pour réussir ce processus, il est important d’utiliser un système de gestion électronique des documents (GED) et avoir un stockage cloud.
