Au sein de votre entreprise, savoir maîtriser les coûts est indispensable afin d’optimiser votre rentabilité. L’informatique, notamment, figure parmi les postes les plus importants pour le budget d’une société. Comment réduire les dépenses liées à l’informatique sans nuire à la performance et à la sécurité de votre système ? Il existe plusieurs bonnes pratiques que vous pouvez adopter dans votre entreprise.
Optez pour des équipements informatiques reconditionnés
Le reconditionné est très populaire de nos jours, du fait de ses atouts écologiques et de ses prix avantageux. Ce concept séduit surtout les particuliers, mais en 2022, il attire à présent également de nombreuses sociétés souhaitant réduire leurs coûts et leur impact environnemental (environ 30 à 90 % en moins). Un appareil reconditionné ne doit pas être confondu avec un produit d’occasion. Un article reconditionné (ordinateur, tablette, téléphone, etc.) profite d’une seconde vie grâce à l’intervention d’un certain nombre de professionnels.
Des experts se chargent en effet de tester chaque pièce du produit. Ils procèdent à un processus de remise en état et d’essai de l’appareil. À l’issue de quelques étapes de restauration, on obtient un produit dont l’état se rapproche de celui d’origine. Les produits d’occasion, quant à eux, sont remis sur le marché sans aucune vérification par un professionnel. En privilégiant l’achat des équipements reconditionnés, votre entreprise peut réaliser de très grandes économies. Si vous avez besoin d’une tablette reconditionnée par exemple, adressez-vous à un spécialiste du reconditionné en ligne. Vous pouvez ainsi accéder à des appareils de grandes marques tout en maîtrisant vos coûts (Apple iPad, iPad Air, iPad Pro, Samsung Galaxy, etc.).
Concluez un contrat de maintenance informatique adapté à vos besoins pour optimiser votre budget
Votre entreprise a la possibilité d’externaliser les opérations de maintenance de votre parc informatique. Cette décision vous permet notamment de prévenir les pannes qui peuvent éventuellement vous coûter cher. Pour tirer profit de ce service au maximum, nous vous conseillons de bien choisir le prestataire informatique avec lequel vous allez collaborer. Avant de signer un contrat de maintenance informatique, évaluez les diverses prestations dont votre structure aura besoin :
- la gestion de vos serveurs (création des comptes utilisateurs, sauvegardes, etc.),
- l’assistance de vos collaborateurs grâce à des outils de prise en main à distance,
- les interventions correctives en cas de problèmes avec vos équipements (serveurs, ordinateurs, logiciels, etc.),
- les interventions préventives afin d’éviter les défaillances de vos appareils informatiques (audit, monitoring, suivis, etc.),
- les installations, les mises à jour, la sécurisation, etc.
Vous devez parler de vos attentes avec le prestataire informatique. Informez-vous sur ses délais d’intervention selon la nature de l’incident et le niveau de maintenance nécessaire. Tous ces éléments cruciaux doivent apparaître clairement dans le contrat. Pour trouver la meilleure offre, il convient par ailleurs de comparer quelques devis issus de différentes entreprises de maintenance informatique.
Chef d’entreprise, gérez votre parc informatique de manière optimale
Selon la taille de votre société, vous pouvez effectuer vous-même l’inventaire de votre parc informatique ou externaliser cette tâche. Cette opération d’audit informatique vous permet de vérifier si votre système correspond réellement à vos activités. Vous pouvez ainsi vous débarrasser des équipements inutiles, remplacer les appareils obsolètes et réduire vos coûts de maintenance. De plus, vous pouvez mieux maîtriser vos frais en privilégiant les appareils reconditionnés. Vous pouvez également prendre certaines mesures simples telles que mettre en veille profonde ou éteindre votre matériel la nuit et le week-end. Ces petits gestes permettent de réduire votre consommation énergétique liée à l’informatique.
Dans cette même optique, vos collaborateurs peuvent économiser sur les opérations d’impression. Vous pouvez même instaurer une politique d’économie concernant cet usage. Évitez tout gaspillage en utilisant davantage le numérique pour communiquer en entreprise. S’il est vraiment nécessaire d’imprimer, utilisez le noir et blanc et le recto verso. Cela contribue à faire baisser les dépenses liées à l’achat des consommables (papier, encre, etc.) tout en préservant vos imprimantes de l’usure précoce.
Assurez la sécurité de votre système informatique pour une meilleure optimisation de votre budget
La sécurisation de votre système informatique est primordiale. Ne négligez pas ce point, car les pertes causées par les attaques des logiciels malveillants peuvent être très importantes. À cause des cyberattaques, votre entreprise risque de perdre des données informatiques essentielles. Les arrêts d’activité sont coûteux et nuisent même à l’image de votre marque. Afin de minimiser les risques, nous vous recommandons vivement de consacrer un budget à la sécurité de votre système.
Vous pouvez notamment établir un système de protection de données et une stratégie de reprise d’activité en cas de sinistre. Pour cela, adressez-vous à un prestataire fiable et spécialisé dans ce domaine. En mettant ce système de protection en place, vos collaborateurs pourront travailler en toute sérénité. Leur motivation et leur productivité augmenteront également. Les cyberattaques se multiplient significativement de nos jours. Ne laissez rien au hasard pour préserver votre entreprise et optimiser vos gains.
Révisez régulièrement les tarifs de vos abonnements
Afin de compléter votre système informatique, vous avez certainement souscrit différents contrats et abonnements. Il est judicieux de les vérifier une ou deux fois par an. L’objectif est de vous assurer que vous ne dépensez pas des euros en plus pour les mêmes prestations. Il peut s’agir des abonnements à des logiciels, des offres mobiles et internet, des contrats de maintenance informatique et/ou de location de matériel. Lorsque vos abonnements et contrats arrivent à leur échéance, essayez de renégocier les tarifs auprès de vos prestataires.
Cela vous permet de réaliser des économies non négligeables. Si vos prestataires actuels refusent de réduire leurs tarifs, faites jouer la concurrence en trouvant de nouvelles offres. Internet vous donne aujourd’hui la possibilité de comparer facilement plusieurs prestataires. En souscrivant de nouvelles offres, il vous est par ailleurs possible d’accéder à de meilleurs services tout en réduisant vos coûts. Nous conseillons donc d’éviter les contrats à long terme qui pourraient devenir un frein pour votre entreprise.
Chef d’entreprise, souscrivez une assurance pour vos équipements de bureau
Souscrire une assurance professionnelle informatique fait également partie des moyens pour mieux maîtriser vos coûts. Même si cette assurance est facultative, elle est indispensable pour les sociétés d’aujourd’hui. Vos équipements informatiques sont constamment exposés à de nombreux risques (incendie, vol, dégât des eaux, dommages électriques, etc.). Ils peuvent aussi subir une attaque éventuelle d’un virus ou d’un logiciel malveillant. Votre assurance professionnelle informatique doit vous verser une indemnisation si l’un des sinistres couverts survient. Vous pouvez souscrire des garanties concernant :
- vos biens informatiques,
- vos données informatiques,
- vos pertes financières,
- votre protection juridique.
Vous pouvez par ailleurs choisir la garantie « Responsabilité civile » concernant l’activité des salariés qui se servent des appareils informatiques. Dans ce cas, le contrat couvre les dommages causés à des tiers par ces salariés assurés dans le cadre de leur travail.
Misez sur la location du matériel numérique lors des événements d’entreprise pour optimiser votre budget
Avoir du matériel informatique complet et performant est crucial afin de réussir vos événements d’entreprise. Au lieu d’effectuer des achats coûteux, il est pratique de procéder à la location de courte durée des équipements dont vous aurez besoin. C’est également la solution la mieux adaptée pour éviter la difficulté à regrouper ces appareils. Cela vous permet d’optimiser la communication avec vos interlocuteurs (clients, prospects, partenaires, employés, etc.). De plus, vos événements constituent un levier majeur pour améliorer l’image et la visibilité de votre société. Votre entreprise peut être amenée à louer du matériel informatique lors des événements professionnels tels que :
- le lancement ou la présentation d’un nouveau produit,
- la mise en place d’une boutique éphémère,
- les conférences, les séminaires et les séances de formation.
Si vous avez déjà des tablettes et des ordinateurs par exemple, vous devez louer du matériel audiovisuel, des équipements VR, etc. Lors d’une foire ou d’un salon, vous pouvez utiliser des bornes multimédias afin d’optimiser l’expérience de vos visiteurs.
