Le département des ressources humaines est un pilier clé dans les entreprises. En effet, il est responsable du management et de la coordination de tous les aspects liés au personnel. L’une des tâches de son cahier de charge est de s’occuper des congés et absences des employés. Cependant, cet exercice peut devenir complexe. Découvrez dans le présent billet les enjeux de la gestion des absences et congés dans une entreprise.
1- Planification et organisation
Pour les services de ressources humaines, gérer les congés et les absences peut être un processus complexe. Ceci est davantage difficile lorsque cela doit se faire de façon manuelle. Le programme établi à cet effet pour les employés ne doit contenir aucune erreur. Une planification mal pensée peut influencer les indicateurs de performance RH.
En outre, en matière d’organisation, un mauvais management des absences et des congés peut entrainer des coûts supplémentaires pour l’entreprise. C’est d’ailleurs pour pallier ces différentes difficultés qu’il est important que les départements RH fassent usage des solutions digitales. Par exemple, des logiciels de paie intègrent ces aspects du management du personnel.
2- Suivi des absences
Le suivi régulier des employés permet d’instaurer une certaine dynamique. Loin de les faire se sentir en prison, il les met face à leurs responsabilités. Pour cela, il faut que les services des ressources humaines maîtrisent le mouvement du personnel. Avoir une idée claire sur les absences aide à mieux manager la paie, les heures supplémentaires et les remplacements.
Tous ces aspects sont importants pour s’assurer que les uns et les autres sont en adéquation avec les politiques de l’entreprise. Avec des systèmes digitaux de gestion des congés et des absences, cette tâche est accomplie de manière précise et efficace.
3- Respect de la réglementation
Les congés des employés sont bien réglementés par une législation. C’est aussi le rôle du département RH de veiller à la conformité légale et ne pas priver par inadvertance un membre du personnel de son droit. Pour cela, il doit s’assurer que les procédures et politiques de l’entreprise souscrivent aux exigences juridiques.
En mettant en place des solutions digitales, on minimise les risques de non-respect des lois en la matière. Des applications mobiles peuvent même être développées à cet effet dans les sociétés au profit du personnel. Avec ces outils, les employés sont directement informés des dernières réglementations.
4- Gestion des demandes de congé
Cet aspect du management du personnel nécessite une attention particulière. S’il n’est pas bien géré, cela peut créer des malaises au sein de l’entreprise. Les demandes de congés doivent être traitées de façon équitable et dans un délai relativement court. Cela peut représenter beaucoup de travail pour le département RH, surtout si les différentes opérations qui y sont liées sont faites manuellement.
Avec les solutions digitales existantes, la masse de travail est considérablement réduite, et cela vous permet de gagner en temps. Le personnel pourra faire une demande en ligne directement au lieu de remplir des formulaires papier. En gros, grâce aux outils numériques, la gestion des congés peut être simplifiée et améliorée.
