Tous les collaborateurs ont été confrontés à ce problème au moins une fois au cours de leur carrière : vous souhaitez l’ajout de certaines fonctionnalités sur un logiciel que vous utilisez au quotidien dans le cadre de votre activité, vous demandez donc au service informatique de votre entreprise si c’est possible, et là, on vous répond « bien sûr ! Tu me feras passer ton cahier des charges ». Seulement voilà, vous ne savez pas exactement ce qu’entend votre collègue par cahier des charges et vous bloquez devant sa demande. Pour remédier à ce problème, nous vous faisons, dans cet article, un tour d’horizon de ce qu’est un cahier des charges et comment doit-il être établi.

Cahier des charges, définition

Un cahier des charges est un document que l’on présente à l’ensemble des collaborateurs concernés afin d’évoquer un besoin. Il doit regrouper l’ensemble des éléments souhaités afin que le besoin soit compris par tous.

Comme dans une démarche stratégique, le document doit détailler les attentes, les moyens à mettre en place, ainsi que les résultats attendus. Vous devez expliquer ce qui doit être ajouté (reprendre la fonction principale du support et énoncer la sous-fonction désirée) tout en définissant des limites à votre demande (qui et quoi sont impliqués ?).

Comment l’établir ?

Pour une meilleure visibilité, vous pouvez présenter votre cahier des charges sous forme de tableau en quatre colonnes :

  1. L’objectif visé à terme.
  2. La description de la fonctionnalité à ajouter.
  3. Les limites.
  4. Le niveau de priorité de votre demande.

Soyez précis tout en synthétisant afin que votre demande soit bien comprise par tous les acteurs du projet. N’hésitez pas faire un schéma pour illustrer votre requête, elle n’en sera que mieux comprise. Vous l’aurez compris, avant de vous lancer il vous faudra bien réfléchir à la façon dont vous allez présenter votre cahier des charges.

Au niveau des moyens à mobiliser, renseignez-vous sur les frais supplémentaires éventuels que votre demande pourrait engendrer. Pour finir, déterminez les délais dans lesquels votre but doit être atteint afin de faciliter votre gestion quotidienne. En bref, vous devez présenter le dossier le plus complet possible afin que les divers interlocuteurs sollicités puissent mettre rapidement en place votre projet.

Voici un exemple de cahier des charges en six parties que vous pourrez présenter afin de bien détailler vos attentes :

  1. Le contexte et la définition de votre requête : dans cette partie, vous allez faire un point sur la situation actuelle et amener votre demande.
  2. Les objectifs attendus : il faudra expliquer pourquoi la situation actuelle est insuffisante et les bénéfices qu’amèneront la mise en place de votre projet.
  3. Le périmètre du projet : ici, vous devrez encadrer le projet, c’est-à-dire, définir qui sera concerné et pour quels usages.
  4. La description des besoins : soyez précis dans vos attente sans trop vous perdre dans les détails.
  5. L’aspect financier : anticipez les possibles coûts inhérents au projet.
  6. Les délais : sachez prioriser vos tâches et donner aux concepteurs du projet une date de réalisation attendue.

Vous avez désormais le process pour établir un cahier des charges sans connaître le syndrome de la page blanche. Nous vous conseillons de prendre des notes tout au long de vos missions quotidiennes afin de pouvoir les synthétiser plus facilement lorsque le moment sera venu de présenter votre projet.

 

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