Comment bien rédiger un mail de relance client ?

Un mail de relance bien rédigé permet de développer le portefeuille client d’une société. Il constitue une stratégie fiable pour conquérir des prospects et relancer des contacts inactifs. C’est pourquoi il doit véhiculer à la fois les intentions des entreprises, mais aussi capter l’attention du destinataire. Pour bien le réussir, il faut user de quelques astuces et techniques de rédaction. Découvrez-les dans cet article ainsi que quelques exemples de courrier de rappel.

Les règles de rédaction d’un mail de relance client

Plusieurs entreprises utilisent des mails pour communiquer rapidement avec leurs clients. De même, un créancier peut s’en servir pour recouvrer ses créances. Ces lettres remplissent plusieurs fonctions. Ils jouent un rôle de commercialisation, de fidélisation, d’information ou de prospection. Ainsi, une entreprise peut utiliser un mail pour :

• amener un client à acheter son produit ;
• élargir sa clientèle ;
• Une mise en demeure ;
• une injonction de paiement ;
• relancer intelligemment un client ;
• convertir un prospect en client…

Toutefois, leur rédaction doit suivre certaines règles qui les rendent plus efficaces.

Un mail de relance doit capter l’attention du destinataire

Un client doit se sentir priorisé et considéré quand il lit un message de rappel. De fait, le contenu se doit d’être concis, riche, sans modèles ni images.

De même, un mail de relance doit rappeler le contenu  du message précédent et véhiculer un message précis. Le contexte permet de rafraichir la mémoire du client et l’accroche. En somme, il doit aiguiser sa curiosité.

Un mail de relance se personnalise

Pour augmenter les chances de réponses, chaque texte envoyé au client doit correspondre à sa personne. En le lisant, il doit se dire qu’il est le seul destinataire. Un LRM (Lead Relationship Management Software) reste très efficace pour personnaliser un email. Il s’agit d’un logiciel intelligent et automatisé qui permet de générer des prospects qualitatifs.

Un mail de relance doit suivre un timing

L’envoi d’un mail de relance doit rester ponctuel. Sur une période de 30 à 45 jours, 3 à 5 messages peuvent être envoyés. Pour demeurer présent dans la mémoire du client, les relances doivent s’effectuer dans un intervalle de 10 jours maximum.

Présentation d’un bon mail de relance

Un message de rappel qui se veut efficace doit suivre un canevas précis. Le voici.

La ligne d’objet

Cette partie du mail de relance vient après le choix des destinataires. Elle demeure très importante. En effet, un message électronique dépourvu d’une ligne de rappel se retrouve directement dans le spam du destinataire.

De même, le premier élément qu’aperçoit un internaute dans sa boîte de réception reste la ligne d’objet. Il peut décider donc de l’ouvrir ou pas à cet instant. C’est pourquoi elle doit rester captivante et susciter la curiosité du lecteur. Elle doit être aussi crédible et rassurante pour ne pas faire croire à une arnaque.

La formule de politesse

Comme dans toutes les lettres, la formule de politesse reste aussi de mise dans la rédaction d’un mail de relance. Pour capter son attention, l’entreprise peut s’adresser à un client par son nom. Si le destinataire est connu, elle peut rappeler brièvement quelques détails des échanges précédents. Cela rend humain le courriel de rappel.

Le corps du courrier

Cette partie demeure la plus importante du mail de relance. Elle est subdivisée en quatre (4) parties.

L’accroche

Elle doit être chaleureuse comme cette phrase: « J’espère que vous vous portez à merveille ». Une accroche comporte un message explicite, direct et précis. En la lisant, le destinataire sait à quoi l’expéditeur l’invite. Voici quelques formules utilisées :

• je vous écris parce que… ;
• je vous contacte à la suite de notre précédente conversation pour… ;
• je vous envoie ce courrier pour…, etc.

En commençant de la sorte, l’attention du lecteur est captée et il sait de quoi il sera question dans le mail.

La mise en page

Pour rendre agréable à lire un mail de relance, il est conseillé de sauter des lignes afin d’aérer le texte. Cela facilite la lecture au destinataire. Les listes à puces et les mots en gras constituent des outils efficaces pour rendre compréhensible un texte.

Le cœur du mail

La simplicité du contenu est vivement conseillée ici. Les entreprises doivent utiliser un vocabulaire simple, accessible et compréhensible. Cette partie d’un mail de relance doit aller droit au but afin de donner envie au lecteur de poursuivre sa lecture.

Le Call To Action

Appelé l’appel à l’action en français, le Call To Action représente un lien, une phrase ou un bouton qui invite le lecteur à réaliser une action. Cela peut l’inviter à cliquer sur un bouton qui le renvoie à formulaire d’inscription ou à prendre rendez-vous.

La fin du mail de relance

Cette partie constitue la dernière étape d’un mail de relance. Elle se doit d’être amicale et en harmonie avec le ton du reste du contenu. Si le ton utilisé pour commencer la rédaction est formel, la fermeture du courriel de rappel doit être aussi formelle. Les formules de politesse telles que « Bonne journée » ou « Bien à vous » sont à encourager aux dépens de tout ce qui inclut « salutations distinguées » ou « cordialement ». 

Quelques exemples de mail de relance

Voici quelques exemples de mail de relance.

Pour une prise de rendez-vous

Bonjour [Prénom],

Je vous écris concernant l’offre que nous vous avons formulée le **/**/20** pour [type de produit].

Je voudrais discuter avec vous et voir avec vous dans quelle mesure nous pourrions vous aider à profiter de notre offre.

Puis-je vous appeler ce samedi (**/**) à 14 h ? Alternativement, le lundi prochain (**/**) à 12 h ?

Nous pouvons aussi discuter la semaine prochaine si vous préférez.

Bonne journée.

[Signature]

Pour un mail de relance urgente

Bonjour [contact prospect],

J’espère que vous vous portez bien et que vous passez de belles vacances.

Je vous écris au sujet de***, pouvez-vous nous fournir les informations suivantes :

***

***

***

afin de rester dans les délais.

Pouvez-vous me les faire parvenir cette semaine ?

Ainsi, nous arriverons à finaliser de dossier à temps.

Très bonne journée à vous.

[Signature]

Pour relancer un client en retard de paiement d’une facture

Bonjour  Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de ma part, notre facture N°[numéro] en date du [date] d’une somme de [X] euros, n’est toujours pas soldé à ce jour.

Nous croyons que vous l’avez oublié et nous nous de bien vouloir nous contacter dans les plus brefs délais pour le règlement de votre facture impayée.

Bien à vous.

Ces exemples de mail de relance répondent tous aux règles et techniques de rédaction présentées ci-dessus. Ils captent l’attention du client et attisent sa curiosité. Il pourra les ouvrir et y donner une suite.

La prospection commerciale : un plan à suivre rigoureusement

Vous connaissez maintenant l’essentiel des règles à suivre afin de rédiger un mail de relance qui soit à la fois efficace tout en renvoyant la meilleure image possible pour votre entreprise. 

Mais n’oubliez pas que le mail de relance ne représente qu’une petite partie de ce qui doit être un plan de stratégie commerciale globale. Pour toucher un maximum de cibles, renvoyer une bonne image, être payé en temps et en heure, et fidéliser la clientèle, il faudra avant tout un plan de prospection commerciale adapté. Pour cela, les très grandes entreprises peuvent élaborer un plan en interne… Mais la majorité des entreprises françaises n’ont pas les moyens de mener seules une telle action. 

Mieux vaut souvent passer par un prestataire de bonne qualité, qui connait son travail et qui pratique une tarification adaptée. JobPhoning, le site en lien ci-dessus, est en mesure de vous proposer un service à la fois efficace et économique. 

Bonne nouvelle pour commencer : l’équipe de JobPhoning a pris le temps de rédiger un guide pratique et bien conçu pour avoir les idées claires au sujet de la prospection. Vous savez certainement de quoi il s’agit dans les grandes lignes. Concrètement, un plan de prospection vise à démarrer et à pérenniser l’activité de l’entreprise en partant à la recherche de nouveaux clients. Pour cela, de nombreuses solutions existent. Téléprospection, publipostage, porte à porte, publicité traditionnelle ou en ligne… Selon le public visé et les objectifs à atteindre,  il ne faudra pas choisir les mêmes solutions de prospection. Il faut donc impérativement définir un plan de prospection sérieux, efficace, documenté et personnalisé. 

Lisez le guide fourni pour vous faire une idée complète de la prospection et des solutions à envisager de votre côté ou en partenariat avec JobPhoning.