Chaque jour, les employés d’une entreprise voient défiler un nombre considérable de biens physiques de grande valeur qu’ils exploitent pour atteindre les objectifs opérationnels. Aujourd’hui, l’intervention d’une technologie avancée à l’instar d’une application d’inventaire est déterminante pour une exploitation intelligente des ressources matérielles. Mais sur le marché des solutions de gestion d’inventaire, ces outils sont pléthoriques, si bien qu’il est parfois difficile de trouver la solution idéale qui soit en mesure de livrer une analyse complète sur la gestion des actifs.
Dans les lignes à suivre, vous allez prendre conscience des différents indices à considérer afin d’aboutir à un choix éclairé quant à l’application de gestion d’inventaire adaptée à vos exigences.
L’importance d’aligner la gestion des actifs avec les objectifs organisationnels
L’usage d’une application d’inventaire révolutionne l’approche de la gestion efficace des ressources matérielles. Et au vu de l’avancée de la technologie et de la complexité des équipements qui huilent la machine organisationnelle, la gestion d’inventaire ne se limite plus à la simple tâche d’enregistrer les actifs physiques. La prise en main des ressources matérielles constitue désormais un élément clé qui agit en amont pour aider les gestionnaires à prendre des décisions stratégiques sur l’exécution des opérations en aval.
Aussi, il est important de souligner que la gestion des actifs est indissociable des autres aspects essentiels à une entreprise, en influant significativement sur sa réussite à tous les niveaux.
Gestion des dépenses
Une entreprise qui réussit est une entreprise qui a compris l’importance de renforcer sa rentabilité à travers la rationalisation des coûts opérationnels. Une gestion raisonnable des dépenses liées à l’achat des ressources va de pair avec l’amélioration des profils grâce à l’augmentation de la productivité. Une application d’inventaire accompagne les dirigeants dans chaque processus décisionnel. Il peut s’agir des décisions concernant les achats de matériels, ou encore de leur maintenance afin d’allonger leur durée de vie. Par ailleurs, la numérisation des données de chaque article les protège contre les vols et les pertes, tout en aidant les utilisateurs à utiliser les ressources de manière optimale.
Amélioration de la productivité
Une application d’inventaire offre une vue d’ensemble du parc matériel, informatique et automobile, si bien qu’il devient plus facile de procéder à la répartition des ressources en fonction des besoins du personnel et des projets. De plus, le suivi de la disponibilité des matériels, équipements et véhicules assure la continuité des opérations, sachant qu’un temps d’arrêt suite à des incidents imprévus risquent de bloquer la chaîne de production, et par conséquent, altérer la satisfaction des clients et partenaires.
Les points clés de la rationalisation de la gestion du matériel dans une entreprise
Afin de faire preuve d’efficacité dans la gestion des actifs, plusieurs éléments doivent-être considérés au préalable :
- L’évaluation des besoins
Dans un premier temps, les responsables chargés de la gestion d’inventaire doivent travailler en étroite collaboration avec les autres départements pour établir de manière claire les besoins de chaque projet. L’implication de ces différents pôles (finance, ressources humaines, relations partenaires, maintenance…) favorise la communication et permet à tous d’être au même niveau.
- La réduction des erreurs
L’automatisation de la prise d’inventaire est la seule issue pour obtenir des résultats fiables. À bien des égards, les méthodes de gestion du matériel qui se basent sur des méthodologies manuelles ont démontré leurs failles. On peut notamment observer des problèmes récurrents en lien avec la disponibilité des actifs, le manque de transparence sur leur nombre réel, ou encore une mauvaise évaluation des besoins en matière d’approvisionnement et de maintenance.
- Analyse des performances
Pour exploiter les ressources matérielles de manière efficace et optimale, il est capital de veiller au suivi de leurs performances et d’identifier les points qui nécessitent une amélioration. L’analyse des performances implique également la planification d’une maintenance préventive pour anticiper les pannes et autres défaillances qui auraient des impacts sur la productivité et la sécurité des employés.
- La centralisation des données
Pour bénéficier d’une vue panoramique sur l’ensemble de votre patrimoine matériel, la meilleure alternative est de faire appel à un outil numérique de gestion des actifs. Ces solutions aident à collecter toutes les informations sensibles dans un seul et unique endroit. De même, privilégiez autant que possible une solution tout-en-un qui prend en charge plusieurs domaines stratégiques de l’entreprise. C’est par exemple le cas de Timly, une plateforme de gestion à visée holistique.
Quels sont les outils de prédilection d’un gestionnaire des ressources matérielles ?
Investir dans un outil pour automatiser les processus de gestion du matériel est devenu un passage obligé pour une entreprise. Si certaines de ces aides numériques à la gestion sont indispensables pour les employés de bureau, d’autres représentent un véritable allié de terrain pour les collaborateurs qui travaillent dans des entrepôts, des chantiers ou en télétravail. C’est le cas d’une application mobile d’inventaire permanente.
Logiciel de gestion d’inventaire
Un logiciel de gestion d’inventaire est une solution informatique qui fournit des données détaillées et en temps réel du patrimoine matériel de l’entreprise. Grâce à ce tableau de bord numérique doté d’une interface intuitive, les responsables chargés du suivi des actifs peuvent avoir une vue d’ensemble et éclairée sur les articles inventoriés, même si ces derniers sont répartis sur différents sites ou pays.
Grâce à l’automatisation de toutes les procédures d’inventaire, le logiciel simplifie donc la gestion des ressources en améliorant leur décompte, leur traçabilité, leur assignation auprès des employés et leur entretien pour assurer une meilleure longévité. Certaines solutions logicielles disposent de fonctionnalités riches et variées que vous pouvez configurer au gré des besoins de votre entreprise.
Application de gestion d’inventaire
Une application de gestion d’inventaire est une solution mobile qui vient en complément au logiciel de gestion d’inventaire. Son principal atout est sa mobilité. Elle permet entre autres de réaliser une prise d’inventaire instantanée grâce à un simple scan de code-barre. De la même manière, vous pouvez bénéficier d’une mise à jour en temps réel des informations relatives à un actif : sa localisation, la personne qui l’utilise, les compétences ou certifications requises pour le manier, sa performance…
Grâce à la technologie IoT, chaque actif est inventorié et répertorié sur le cloud, si bien que les risques de vols, pertes ou pannes imprévues sont définitivement écartés. Cela concerne aussi bien le plus petit outillage dans un entrepôt que les gros engins de la flotte. De plus, l’application d’inventaire encourage la gestion participative en octroyant aux collaborateurs le pouvoir de réaliser l’auto-inventaire. Ils peuvent même faire un signalement des dommages et des défauts qui touchent les matériels qui leur sont confiés.
Conclusion : Une plateforme complète intégrée dans une application d’inventaire
A l’égard de l’immensité des défis auxquels une entreprise est confrontée dans la gestion des ressources matérielles, le choix d’une application doit être à la hauteur des exigences en matière d’efficacité et de ROI.
Comme évoqué plus haut, la gestion des actifs doit effectivement entrer en adéquation totale avec les objectifs organisationnels, d’où l’importance d’implémenter une solution qui considère la gestion des ressources de l’entreprise dans toute sa totalité. Pour relever ce challenge, de nombreuses organisations se sont déjà tournées vers une solution à portée systémique telle que Timly. La raison à ce choix est simple : Timly est une plateforme complète qui se décline en une application d’inventaire aux multiples fonctionnalités (gestion du matériel, des délais, de la maintenance etc.). Ses champs d’actions ne se limitent pas à la prise d’inventaire permanent, mais s’étendent vers la gestion des stocks; de suivi des maintenance, de la localisation GPS, et même de logiciel de gestion RH.
Ainsi, grâce à un outil de cet acabit, toutes les données recueillies concernant vos ressources matérielles et humaines sont désormais plus fiables, visibles sur 360 degrés et disponibles à tout moment, que ce soit au bureau ou sur terrain.
Passionnée et diplômée de lettres, l’écriture a toujours fait partie intégrante de sa vie personnelle et professionnelle. A ce jour propriétaire de plusieurs blogs et magazines dont elle produit les contenus, elle est en capacité de traiter et de rédiger sur toutes les thématiques.
