Autrement appelé logiciel ERP (pour Enterprise Resource Planning), un progiciel de gestion intégré ou PGI est un outil conçu et développé pour simplifier significativement la gestion d’une entreprise. Pour cela, il vous aide à gagner en efficacité tout en la rendant la plus agile possible. Qu’est-ce qu’un PGI et quels sont ses avantages ?
Qu’est-ce qu’un Progiciel de Gestion Intégré et que comprend-il ?
Un progiciel de gestion intégré est un logiciel de gestion qui regroupe sous le même toit de nombreux modules permettant la gestion centralisée de l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. En d’autres termes, il centralise tous les flux de fonctionnement d’une société et toutes ses données au sein d’une base unique. Une fois implémenté, un PGI devient la « colonne vertébrale » de la structure qui l’a adoptée. Commun à l’ensemble des services, il est au cœur des objectifs et missions de chacun.
Parmi les différents modules qui constituent un PGI, on note notamment :
- la gestion commerciale qui regroupe les fonctions permettant la gestion de tout le cycle de vie des produits et l’amélioration de la satisfaction client,
- la gestion de production qui offre un panel élargi d’outils visant à optimiser la production, de la gestion de stocks à la livraison, en passant par le planning opérationnel,
- la gestion comptable et financière qui met à disposition de l’entreprise de tout ce dont elle a besoin pour optimiser ses processus financiers,
- la gestion des stocks, soit l’ensemble de fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion de la chaîne logistique, d’approvisionnement et des stocks,
- la gestion des achats englobe les outils visant à fluidifier significativement la chaîne de production,
- la gestion de paie et des ressources humaines, soit un ensemble de fonctionnalités permettant l’optimisation de tout ce qui s’articule autour de la fonction RH.
Comme expliqué sur le site erp-pgi.fr, il est possible d’allier ERP et CRM (Customer Relationship Management ou gestion de la relation client) pour plus d’efficacité et une visibilité plus complète de vos activités. Un CRM garantit un meilleur ciblage pour augmenter aussi bien la satisfaction client que les ventes, tout en améliorant significativement l’expérience client. L’entreprise peut en profiter pour rationaliser ses processus et améliorer sa rentabilité à court, moyen et long terme. Le même outil centralise et met à jour l’ensemble des données clients et prospects. Il permet la mise en place et le suivi en temps réel des campagnes de prospection, d’acquisition et de fidélisation. Nous pouvons y ajouter le suivi des performances et le reporting. Un logiciel ERP permet en outre l’automatisation de certaines tâches chronophages et rébarbatives. Il peut en plus tirer parti de l’IA pour mener des analyses prédictives à partir des datas qui y sont stockées et pour garantir une expérience utilisateur distinctive.
PGI on-premise ou ERP cloud ?
On distingue généralement deux types de PGI : ERP on-premise (installé sur site, sur vos serveurs) et ERP cloud (SaaS ou logiciel en tant que service). La seconde option est à privilégier si vous êtes en quête de flexibilité et d’agilité. Un PGI cloud est immédiatement fonctionnel et disponible puisqu’il ne requiert aucune installation. Il vous permet ainsi d’éviter les frais d’acquisition traditionnels relatifs à l’infrastructure, mais aussi les contraintes de trésorerie. Une telle solution facilite considérablement la mobilité au sein d’une entreprise. Elle favorise également le télétravail tout en étant évolutive et en optimisant la collaboration dans votre entité. Elle fait profiter à vos équipes d’une technologie de pointe et des fonctionnalités qui s’alignent sur leurs besoins, autant que sur leurs usages. Un ERP cloud offre par la même occasion un niveau de sécurité des données accru.
Comment choisir le PGI le mieux adapté à vos besoins ?
Le choix d’un progiciel requiert une démarche rigoureuse et structurée puisqu’il s’agit bien sûr d’un moment décisif. La première étape consiste à déterminer minutieusement vos critères de sélection et à établir un cahier des charges précis. Pour ce faire, il convient de mener une analyse critique de l’existant. Il s’agit en d’autres termes de mettre en perspective votre structure. Vient ensuite la définition de vos besoins en vous assurant qu’ils soient aussi hiérarchisés que précis. Cela vous permet de distinguer facilement les fonctionnalités indispensables de celles qui doivent rester secondaires.
Une fois le cahier des charges défini, vous devez le soumettre à plusieurs éditeurs et intégrateurs de PGI. L’éditeur du PGI est l’entreprise qu’il l’a créé tandis que l’intégrateur PGI est une organisation spécialisée dans l’intégration du PGI en entreprise. Attention, certains éditeurs sont aussi des intégrateurs mais ce n’est pas le cas de tous. Ces éditeurs et intégrateurs vont donc passer votre cahier au crible pour mieux appréhender les problématiques ainsi que les enjeux de votre projet ERP et pour vous proposer par la suite la solution la plus pertinente. Après avoir obtenu toutes les propositions, vous pouvez procéder à la sélection. Il est d’abord question de jouer la carte du jeu d’essai. L’idée est de fournir aux éditeurs sélectionnés un scénario opérationnel pour qu’ils puissent ensuite vous démontrer l’adéquation entre vos besoins et leurs solutions respectives. C’est pour vous l’occasion de voir chaque logiciel en action. Vous pouvez ainsi vous projeter plus facilement avec un exemple concret et réaliste. Au terme du jeu d’essai, vous pouvez écarter les solutions les moins pertinentes pour ne retenir que celles qui s’alignent le plus sur vos besoins.
Au moment du choix final, vous devez opter pour le logiciel plus « user friendly ». Une telle solution se veut ergonomique tout en associant la performance à la facilité d’utilisation. Elle offre une expérience utilisateur infaillible et est facile à prendre en main. Votre futur PGI doit par ailleurs d’être à la pointe de l’innovation, flexible, évolutif et d’assurer une gestion sans faille des flux de données entre les différents services de votre société. Il est aussi impératif qu’il garantisse une excellente traçabilité des informations et soit en mesure de communiquer parfaitement avec vos autres services. Son éditeur doit vous proposer un accompagnement qualitatif. Les services intégrés doivent, eux aussi, être irréprochables, à savoir l’implémentation, les mises à jour, le conseil, la formation, le support, etc. N’oubliez pas de vous assurer de la pérennité de l’éditeur ou de l’intégrateur qui a retenu votre attention, de même que sa capacité à maintenir et à faire évoluer son ERP.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré ?
En liant l’ensemble de vos systèmes d’informations et en regroupant en son sein les fonctions de votre entreprise, un progiciel de gestion intégré améliore vos processus. Il vous permet de les structurer de façon optimale et collaborative. Il garantit in fine un gain de productivité indéniable. La centralisation et l’automatisation vous aident à améliorer votre organisation, à optimiser votre temps et à booster aussi bien votre compétitivité que votre marché.
Notez qu’il offre à vos collaborateurs une vision centralisée et complète des données ainsi que des flux de votre entité. Ainsi, ils peuvent se focaliser à 100 % et en toute confiance sur leurs véritables missions. Chacun d’eux peut alors travailler plus efficacement avec un logiciel flexible, évolutif et user friendly. La direction générale et les managers ont quant à eux une visibilité complète sur les performances de chaque département. La solution leur offre par la même occasion un environnement propice aux prises de décisions stratégiques. Grâce à elle, ils peuvent se donner les moyens d’exploiter totalement le potentiel de la société. Parmi les bénéfices immédiats d’un PGI, on note les suivants :
- un tableau de bord accessible à l’ensemble des utilisateurs et permettant de prendre les bonnes décisions dans toutes les situations,
- un accès à des données exhaustives en temps réel,
- des échanges d’informations plus fluides et plus efficaces entre tous les services de l’entreprise,
- une communication améliorée,
- un travail uniforme et bien organisé,
- une meilleure connaissance des dépenses réelles engagées ainsi que des marges,
- une organisation rationalisée fondée sur des process standardisés,
- le respect du cahier des charges PGI,
- le respect des délais de livraison,
- un suivi de l’approvisionnement et des commandes amélioré,
- un meilleur contrôle qualité.
En bref, un logiciel ERP simplifie considérablement le pilotage de vos activités et la gestion de votre entreprise tout en vous permettant de gagner en efficacité, en agilité, en flexibilité et en pérennité.
