Au cœur des rouages organisationnels des entreprises, un ballet perpétuel s’orchestre pour assurer la bonne gestion des ressources.

La distribution des missions, la planification, la supervision de la maintenance, le respect des échéances, etc. ; tant de défis gravitent autour de la question capitale de la gestion des ressources.

Les entreprises qui n’arrivent pas à coordonner la main-d’œuvre, le matériel et les ressources économiques se confrontent à d’importants déficits de productivité.

Pour naviguer à travers ce dédale avec assurance, la clé réside en l’obtention d’une vision d’ensemble en direct de vos actifs, un panorama rendu accessible grâce à une boussole digitale.

Une boussole qui s’érige en solution d’abolition des dépenses superflues et promesses d’un monde plus simple ou toutes les questions liées à la gestion de ressources trouvent leurs réponses en quelques clics.

Dans les lignes qui suivent vous découvrirez comment un logiciel de gestion de ressources, peut devenir la boussole de la gestion de vos ressources atteindre un ROI qui flirte avec les 300%.

Qu’est-ce que la gestion des ressources ?

La gestion des ressources peut être définie comme le processus de planification, de programmation, de maintenance, d’affectation et de suivi des actifs dans l’optique d’optimiser leur efficacité. Dans ce sens, la ressource désigne tout élément (matériel, compétence, logiciel…) indispensable à la réalisation d’un projet ou d’une tâche.

Gérer les ressources revient donc à exploiter les ressources disponibles pour atteindre un objectif précis dans les délais définis. Il s’agit d’un pilier important de la gestion de projet, dont le principal objectif tient en quelques mots : éviter le gaspillage et optimiser la productivité.

Si l’optimisation et l’efficience sont les maîtres mots de la gestion des ressources, les entreprises les plus efficaces érigent ces principes en règle d’or et s’arment de leurs outils favoris, un logiciel de gestion des ressources pour faire face à cette bataille.

Logiciel de gestion : répertoriez l’ensemble de vos actifs

Quand on y pense, tous les chefs d’entreprise ont déjà rencontré ce scénario : Paul demande plus de budget pour son projet en cours, tandis que Marc sollicite deux ordinateurs supplémentaires à la dernière minute.

Si ces décisions non planifiées n’ont qu’un impact minime sur le papier, elles s’avèrent désastreuses pour l’exécution et les résultats d’un projet.

De plus, elles provoquent une dérive des objectifs qui empêche les responsables d’adopter une approche proactive afin de réduire les coûts d’un projet.

Une étude (*1) menée par Deltek montre que la dérive des objectifs est la principale source de perte de revenus pour environ 65 % des agences interrogées. Cette situation justifie par ailleurs le dépassement budgétaire de près de 40 % des organisations. La solution est pourtant simple : mettre en place un plan de gestion des ressources via à un logiciel de gestion des ressources.

Grâce à une numérisation dynamique des actifs, ce type de logiciel de gestion des ressources (aussi nommé logiciel de gestion d’actifs ou encore logiciel de gestion d’inventaire) permet de répertorier toutes sortes d’immobilisations: mobilier, matériel, consommables, parc informatique… Vous pouvez gérer tous vos inventaires à partir d’une même interface, réduisant ainsi votre travail administratif.

L’ensemble de vos données est ainsi centralisé sur le cloud, ce qui réduit les coûts de recherche et les pertes de matériel jusqu’à 75 %. Il est également possible de cartographier des actifs virtuels comme les contrats et les licences. Vous pouvez même gérer les enregistrements d’inspection, les instructions et les factures de chaque immobilisation de votre entreprise en scannant leur code-barres.

Planification des ressources : de la gestion des consommables à celle des compétences

La gestion des ressources passe par leur affectation optimale : il faut à la fois tenir compte de la disponibilité des ressources et des compétences pour assurer la gestion du matériel dans une entreprise.

La plupart des gestionnaires de projets se servent des rapports de leurs équipes pour optimiser l’utilisation des ressources. Cette approche présente toutefois deux limites.

  • D’abord, elle suppose une présentation détaillée des actifs disponibles, ce qui n’est pas toujours possible avec les solutions classiques.
  • Ensuite, il faut une vue d’ensemble en temps réel sur les disponibilités, ce qui est difficile à obtenir sans un système centralisé.

Ici encore, le recours à un logiciel de gestion des ressources offre une solution viable pour planifier vos ressources. Il permet de suivre et d’optimiser l’utilisation de vos consommables avec un rapport précis sur les niveaux de stock ainsi que les entrées et les sorties d’inventaire.

Pour aller plus loin dans l’optimisation nous avons récemment découvert un logiciel de gestion des ressources conceptualisé avec des fonctionnalités redoutablement ingénieuses.

Ce logiciel se nomme Timly et offre la spécification de permettre aux membres de votre équipe d’accéder à la base de données de l’entreprise en scannant avec leur téléphone un QR code collé sur chaque actif. Actualiser l’inventaire en temps réel et prévenir les pénuries de matériel deviennent simple et rapide.

Un suivi adapté passe aussi par l’ajustement des ressources. Il s’agit de détecter les éléments sous-exploités dans votre organisation pour en tirer le meilleur parti, d’où l’intérêt de la gestion des compétences.

Qualifications et formations, certifications, besoins en formation… Avec un logiciel de gestion des ressources comme Timly vous pouvez également consulter la fiche professionnelle de vos collaborateurs et trouver le talent nécessaire à une mission spécifique. Vous évitez ainsi parfois la sous-traitance si l’une de vos équipes est brusquement submergée par les demandes de projets.

Une solution pratique pour automatiser la maintenance des ressources

Le plan de gestion des ressources est indispensable pour optimiser l’efficacité du personnel et du budget de votre entreprise. Il est alors crucial d’anticiper vos besoins avant le début de chaque projet pour en prévoir l’étendue, les éventuelles contraintes, les risques possibles et les dépenses inhérentes.

Le responsable du projet doit en maîtriser les objectifs et connaître le cycle de vie du matériel nécessaire à son exécution. Il va sans dire qu’une gestion des équipements manuelle ou l’utilisation d’un simple logiciel ERP ne sont pas des stratégies viables pour une entreprise qui aspire à la pérennité.

Pour répondre à cette exigence, le logiciel de gestion des ressources se profile comme une boussole. Il offre la clarté, la facilité d’accès et les options d’automatisation cruciales à la prise de décisions judicieuses.

« Où est passée la perceuse-visseuse acquise en début de mois ? », « Dans quel état est le véhicule d’acheminement des colis ? », « Qui utilise actuellement l’équipement de radiologie et les scanners ? »…

En quelques clics ou via un simple scan du QR code collé sur chaque actif, vous trouverez toutes vos réponses,ce qui vous permettra de suivre les performances de vos machines et de planifier sereinement leur maintenance.

La cartographie du matériel dans Timly prend en compte les échéances des maintenances, des contrôles de sécurité et des contrats d’assurance pour vous aider à mieux gérer les ressources de votre entreprise. Recevez une notification personnalisée pour remplir toutes vos obligations de maintenance. Responsabilisez également vos collaborateurs en leur permettant de joindre des photos et des commentaires en temps réel sur l’état des appareils qu’ils utilisent.

Ressources matérielles : profitez d’une géolocalisation en temps réel

Pour des projets de grande envergure comme dans le BTP par exemple ou pour optimiser la logistique sur de longues distances, il est fréquent de confier une partie des actifs à d’autres équipes. La traçabilité est alors capitale pour éviter les pertes, les oublis et les vols de matériel.

Outre la connaissance exacte de l’emplacement de vos équipements, la géolocalisation en temps réel sert à contrôler les niveaux de stock. Un simple clic sur le logiciel de gestion des équipements permet d’accéder aux informations relatives à votre inventaire. Le suivi et la gestion des matériels permettent alors de réaliser des économies tout en boostant l’efficacité de vos équipes.

Conclusion : quel est l’intérêt d’un logiciel spécialisé dans la gestion des ressources ?

Indispensable à la réussite de tout projet, la gestion des ressources englobe la planification, l’optimisation des disponibilités et l’affectation efficace des actifs. Les solutions spécialisées telles que le logiciel de gestion Timly facilitent ce processus en la fluidifiant et en l’automatisant.

Conçues pour les responsables de projet, les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des ressources s’appliquent aux ressources matérielles, humaines et à l’ensemble de vos actifs. Avec une vue à 360 degrés, vous pouvez planifier la maintenance, gérer les formations, éviter les dépenses superflues et prendre les bonnes décisions au bon moment.

Source :

(1) 3 façons d’obtenir l’approbation du client pour les changements de portée/ Hubspot

Passionnée et diplômée de lettres, l’écriture a toujours fait partie intégrante de sa vie personnelle et professionnelle. A ce jour propriétaire de plusieurs blogs et magazines dont elle produit les contenus, elle est en capacité de traiter et de rédiger sur toutes les thématiques.

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