L’externalisation est une pratique consistant à déléguer certaines tâches d’une entreprise à un prestataire spécialisé. Également appelée outsourcing, il s’agit d’une alternative qui permet aux entrepreneurs de réaliser des économies en termes de recrutements et de se dégager du temps pour se concentrer sur leur cœur de métier. Les autres avantages sont nombreux. Des milliers d’entreprises dans le monde ont opté pour cette solution en choisissant des partenaires fiables, sérieux, expérimentés et efficaces. Comment savoir si l’externalisation convient à votre entreprise ?

Quels sont les avantages de l’externalisation pour les entreprises ?

L’externalisation offre de nombreux avantages aux entreprises.

Concentrez-vous sur votre cœur de métier

Durant les périodes de pics d’activité, il est nécessaire d’ajouter une charge de travail supplémentaire aux différents acteurs d’une société. Les ressources humaines de l’entreprise se retrouvent parfois surchargées de travail et ne peuvent alors plus se concentrer pleinement sur leurs missions principales. L’externalisation des tâches ponctuelles permet aux salariés de se recentrer sur le cœur de métier de l’entreprise.

Faites des économies sur certains coûts grâce à l’externalisation

Les coûts liés à l’acquisition de nouveaux équipements sont souvent conséquents. Dans la plupart des cas, l’externalisation constitue la meilleure alternative afin de faire face à cette problématique.

L’outsourcing permet aussi de réduire les coûts liés au recrutement : le temps réservé à la recherche de candidats, les charges sociales, le matériel informatique… Ainsi, si vous externalisez vos tâches, vous ferez des économies que vous pourrez réinvestir pour promouvoir la croissance de votre entreprise.

Profitez d’une meilleure flexibilité

Un des autres avantages de l’externalisation est qu’elle vous permet de gagner en flexibilité. En effet, si vous avez besoin de compétences spécifiques pour une période donnée, vous pourrez faire appel à des ressources humaines supplémentaires, à distance. Par exemple, si vous avez du mal à trouver des intérimaires pour renforcer ponctuellement les équipes du service dédié à la compatibilité, l’externalisation vous permettra de régler ce problème.

Maintenez une bonne dynamique au sein de vos équipes

Quand une entreprise veut accroître ou réduire le nombre de ses salariés en fonction de la fluctuation de l’activité, cela peut entraîner des incompréhensions et des incertitudes au sein des équipes. La procédure d’externalisation permet à une entreprise d’adapter sa main d’œuvre à distance, en maintenant de bonnes conditions de travail pour ses ressources humaines.

externalisation entreprise

Comment déterminer si l’outsourcing est la bonne option pour votre société ?

Avant de vous lancer dans un processus d’externalisation, nous vous conseillons de faire le point pour déterminer vos besoins et vos attentes. Pour cela, il est nécessaire d’identifier les éléments suivants :

  • le besoin d’externaliser tout un service ou juste une partie,
  • les raisons qui justifient votre intérêt pour l’externalisation,
  • vos attentes par rapport au contexte économique de votre entreprise,
  • les conséquences éventuelles de l’externalisation sur le mode de fonctionnement existant,
  • les avantages et les limites de l’externalisation pour votre entreprise,
  • vos attentes concernant le prestataire,
  • l’impact sur le budget global de l’entreprise.

L’externalisation est parfois nécessaire, mais il arrive que vous vous retrouviez confronté à des collaborateurs réticents. Vous devez donc réfléchir au moyen de les convaincre. Vous devez apprendre à accompagner les équipes dans le processus de changement à travers une bonne communication. L’idée est de les rassurer sur le projet qui sera mis en place afin qu’ils sachent que l’externalisation ne risque pas d’entraîner une perte de responsabilité au niveau des équipes.

Même si l’externalisation vous parait être une bonne solution pour votre entreprise, vous devez aussi prendre le soin d’anticiper les retombées, qu’elles soient positives ou négatives.

Le fait de définir les bons indicateurs de mesure est primordial. En fonction de vos objectifs, il est possible de définir de nombreux indicateurs : le temps de réponse, la qualité de service, la disponibilité… Cela vous permettra d’anticiper sur les performances attendues par les opérations d’externalisation et de définir des points d’amélioration si nécessaire.

Quels sont les risques liés à l’externalisation ?

L’externalisation peut présenter certains risques pour les entreprises, il est donc important de les connaitre.

Tout d’abord, il faut savoir que les compétences et l’expérience varient d’un prestataire à un autre. En effet, il existe des pays où certaines qualifications priment sur d’autres. Par exemple, dans le domaine de l’ingénierie, il est difficile de trouver des professionnels qualifiés en dehors de l’Europe de l’Est. Pour ne pas choisir un mauvais prestataire, prenez le temps de faire des recherches complètes et comparez les services proposés.

Aussi, la technologie utilisée peut poser problème, car, elle n’est pas forcément la même partout. C’est la raison pour laquelle vous devez prêter attention à ce risque en faisant le point sur vos besoins. Par la suite, il s’agira de voir si la technologie utilisée permet de répondre convenablement à vos attentes. Cela vous évitera d’opter pour un service d’externalisation non adapté.

Enfin, la sécurité des données est un des risques liés à l’externalisation, en dépit des efforts des autorités pour protéger les données des utilisateurs. Si le prestataire ne possède pas de dispositif sécurisé, nous vous conseillons de vous tourner vers un autre prestataire qui saura protéger les données confidentielles de votre entreprise.

Comment trouver un bon prestataire ?

Il est recommandé de tenir compte de certains facteurs afin de trouver un bon partenaire d’externalisation pour votre entreprise.

L’expérience et le savoir-faire

Même si vous avez besoin d’externaliser des tâches à faible valeur ajoutée, vous devez choisir un prestataire expérimenté. Par exemple, pour le marketing, choisissez une entreprise qui en fait son activité principale. Si c’est possible, demandez une phase test d’une semaine afin de tester l’expertise métier du futur prestataire.

La méthodologie de travail

Votre partenaire d’externalisation doit faire preuve de transparence. Vous devez clairement connaître son mode de fonctionnement et son process de travail afin d’estimer si cela est compatible avec le vôtre.

Le prix

Le choix en termes de prestations est large et les offres ne seront évidemment pas les mêmes. C’est pourquoi il est nécessaire de prendre le temps d’effectuer une comparaison, de prendre contact avec les différents prestataires sélectionnés et de demander des devis. La comparaison vous aidera à réduire les charges et à optimiser l’activité de votre entreprise.

prestataire d'externalisation

Les étapes pour mettre en place un accord d’externalisation efficace

Il est nécessaire de respecter certaines étapes pour mettre en place un accord d’externalisation efficace. Il faut :

  • anticiper les besoins,
  • définir les tâches à déléguer,
  • rédiger un cahier des charges,
  • sensibiliser le personnel,
  • choisir un partenaire d’externalisation,
  • mettre en place des outils collaboratifs,
  • faire des points réguliers avec les prestataires.

Les outils d’externalisation vous aideront à rester en contact avec votre prestataire en permanence. Vous pourrez échanger avec lui de temps en temps et partager des fichiers utiles à sa mission. Comme dans le cahier des charges, énumérez les missions et les moyens déployés afin d’atteindre les objectifs fixés. Vous pouvez opter pour des outils comme Trello, Dropbox, Skype, Slack, Google Drive…

Enfin, pour vous assurer que tout fonctionne avec votre partenaire d’externalisation, organisez des visioconférences régulièrement. Ce sera l’occasion d’échanger avec votre prestataire pour faire le point sur la progression de la mission et afin de répondre aux différentes questions. Plus vous serez en contact avec le service d’externalisation et moins il y aura de risques d’incompréhension et de déception quant aux résultats.

En résumé, l’externalisation vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier en vous offrant un gain de temps, mais aussi plus de souplesse. Elle aide à développer les compétences de votre entreprise grâce à des professionnels qualifiés et spécialisés. C’est aussi un excellent moyen d’atteindre vos objectifs de manière plus rapide tout en ayant une parfaite maîtrise de vos coûts.

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