Le rétroplanning est un terme très utilisé dans le domaine de la gestion de projet et de la planification en général. Il s’agit en effet d’un outil classique de la conduite de projet qui permet de recenser les actions à réaliser avant et après une date clé. Son objectif est de préciser le calendrier de réalisation d’un projet. Le rétroplanning se révèle utile pour les responsables de communication. Il apparait pratique pour piloter un projet en temps réel. Que savoir sur cet outil ? Réponse ici.
Rétroplanning : qu’est-ce que c’est ?
À la différence d’un planning classique, le rétroplanning s’élabore à partir de la date de fin d’un projet. Il désigne en effet une méthode de planification inversée. Toutefois, son élaboration demeure identique à celle d’un planning classique : positionnement des jalons ou milestones et des tâches sur un calendrier. Quant au montage, il est différent même si le diagramme de Gantt révèle le même résultat.
De façon concrète, le rétroplanning correspond au cycle de vie d’un projet, car la date de livraison est toujours associée au deadline. Ici, la date de livraison est inaliénable. C’est la raison pour laquelle cette méthode est nommée rétro-planning projet.
Différence entre rétroplanning et planning
Le rétroplanning et planning sont deux termes qui peuvent être confondus. Il existe bel et bien une différence entre ces deux notions.
Le planning désigne la méthode de gestion de projet qui consiste à représenter des graphismes des étapes ou des tâches en fonction des dates. Il peut être réalisé à partir d’un tableau (Excel), d’un agenda, d’un outil de planification ou encore à partir d’un logiciel de gestion de projet. Ces derniers proposent en général une vue planning.
Un planning est élaboré d’un coup ou progressivement, à partir du début vers la fin du projet. Dans ce cadre, la planification est utilisée pour surveiller les dates du projet et les impératifs afin de les respecter. C’est le contraire dans un projet en rétroplanning puisque l’ensemble est élaboré en fonction de la fin du projet.
Quant à la méthode de planification inversée, elle est très utilisée dans l’événementiel ou dans les problématiques stratégiques. Ici, la date de réalisation du projet est à respecter obligatoirement. Elle correspond à la date de fin du projet. Toutes les campagnes de communication et les invitations sont effectuées en fonction de cette date. De fait, elle ne peut pas être reportée.
Cette illustration d’un rétroplanning projet révèle l’importance de cette date d’échéance du projet. Cela montre aussi qu’il est important de planifier un tel projet avec cette méthode.
Quels sont les avantages d’un rétroplanning projet ?
Le rétroplanning projet est outil qui présente plusieurs avantages intéressants. Entre autres, il permet de :
- Déterminer les ressources nécessaires pour réaliser un projet à bonne date ;
- Préciser la date butoir d’un projet ;
- Évaluer la faisabilité d’un projet dans un temps imparti ;
- Déterminer un budget en fonction de la durée de chaque étape d’un projet ;
- Réaliser un projet en respectant la date de livraison.
Grâce à ses multiples atouts, un rétroplanning peut être utilisé pour planifier les grands événements tels que le montage d’un salon international ou d’une manifestation. Il est ainsi utilisé pour établir les liens de dépendances entre les activités parallèles, les dates limites de début et de fin et le début d’une activité et de sa fin. Il est donc utilisé pour identifier le chemin critique ou le chemin le plus rapide pour atteindre un objectif.
Les étapes de construction d’un rétroplanning
Pour construire efficacement un rétroplanning, il faut respecter quelques règles. Les étapes à suivre pour le réaliser sont au nombre de neuf. Les voici :
Étape 1 : identifier la date d’achèvement du projet
Un projet s’établit dans le temps et dans l’espace. Il doit avoir une date de début et une date de fin. Il s’agit là d’une des caractéristiques essentielles d’un projet.
Ainsi, avant d’élaborer un rétroplanning, il faut d’abord déterminer sa date butoir après laquelle l’événement ne doit pas être repoussé. Cette limite est appelée « date d’achèvement “au plus tard” ».
C’est au cours de cette étape qu’il faut explorer toutes les informations liées au contexte du projet, à ses contraintes, son périmètre et ses limites.
Étape 2 : faire une liste des jalons clés et des étapes du projet
Cette étape consiste à lister les jalons clés et des étapes du projet. En effet, un projet est décomposé en plusieurs phases ou lots. Les jalons clés désignent ici les points-étapes entre deux lots ou deux étapes. Cette étape facilite la réalisation du projet.
Étape 3 : déterminer les tâches, les actions et les opérations du projet
Ici, il faut lister toutes les tâches à réaliser sur le projet. Elles peuvent être rassemblées par lot. Cette étape apparait nécessaire, car elle est déterminante dans la suite du rétroplanning.
Pour réussir cette tâche, il est conseillé de commencer par les objectifs globaux du projet. Ceux-ci doivent être subdivisés en sous-objectifs opérations. Quant à ces derniers, ils sont découpés en tâches.
Étape 4 : attribuer chaque tâche à un responsable
Une fois les différentes tâches du projet déterminées, il faut identifier un responsable pour chacune d’elles. L’attribution doit se faire à partir de la matrice de compétences qui tient compte de l’expertise et des capacités de chaque personne nécessaires pour mener à bien le projet.
Ensuite, le chef de projet doit affecter à chaque membre de l’équipe projet une tâche à réaliser.
Étape 5 : déterminer la durée de réalisation de chaque tâche
L’estimation de la durée de réalisation d’une tâche est un exercice délicat. En effet, une estimation est par nature imprécise.
De même, une mauvaise estimation de la durée d’une tâche peut entrainer des coûts supplémentaires. Cette erreur pourrait même fausser le rétroplanning.
Il faut savoir que l’estimation d’une durée consiste à limiter autant que possible les imprécisions. Une estimation précise et réaliste assure la réussite d’un rétroplanning.
Pour réussir cet exercice, il faut se baser sur l’expertise de son équipe, de l’avis d’experts externes au projet, ou encore sur les précédents retours d’expérience.
Par ailleurs, il existe trois méthodes pour estimer la durée de réalisation d’un projet. Il s’agit de :
- L’estimation à dire d’experts: elle est la plus simple, mais la moins précise ;
- L’estimation à 3 points: elle est la plus précise, mais exige plus de temps ;
- Le planning poker: cette méthode est utilisée dans les méthodes agiles.
Étape 6 : déterminer les dépendances entre les tâches
Cette étape consiste à se concentrer sur les dépendances existant entre les différentes tâches. En effet, certaines tâches dépendent d’autres : l’une ne peut pas commencer sans que l’autre ne soit pas accomplie.
Le terme prédécesseur est utilisé pour désigner la première tâche. Quant à la seconde tâche, elle est appelée successeure.
Il est nécessaire de déterminer ces dépendances, car les tâches ne peuvent pas être réalisées de façon parallèle. Elles doivent être agencées dans le calendrier projet. Cet exercice est appelé délai incompressible.
L’identification des dépendances entre les tâches permet de créer un diagramme Gantt ainsi qu’un diagramme PERT.
Étape 7 : Réaliser les dépendances à partir d’un diagramme PERT
Le diagramme PERT (Program Evaluation and Review Technic) est un outil visuel d’ordonnancement et de planification d’un projet. Cette étape n’est pas obligatoire. Toutefois, elle est nécessaire pour un projet complexe ou qui comporte plusieurs tâches.
La réalisation du diagramme PERT est très simple. Elle consiste à ordonnancer les tâches sous forme de réseau. Cela facilite la visualisation des dépendances entre les tâches. Il permet aussi de déterminer le temps d’exécution des différentes étapes du projet.
Étape 8 : rechercher le chemin critique du projet
Le chemin critique d’un projet permet d’identifier la durée minimum de la réalisation d’un projet. Il désigne en effet une durée incompressible.
Étape 9 : réaliser le rétroplanning à partir de la fin
Cette étape finale consiste à construire le planning du projet. Ici, il est possible de créer un diagramme de Gantt et un planning à partir d’un logiciel de gestion de projet ou d’un logiciel de planning Excel.
Conclusion
Un rétroplanning est utilisé pour visualiser efficacement les tâches et actions à mettre en œuvre pour réaliser un événement ou un projet de communication. Pour le réussir, il faut penser à décomposer toutes les opérations. Il est aussi conseillé de prendre le temps nécessaire pour le faire. En cas de difficultés, il faut faire recours à un expert en la matière.
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