La fiche de paie est un document qui justifie la rémunération que l’employeur doit verser à son collaborateur. Elle est également connue sous l’appellation de bulletin de salaire. Son contenu et son cadre sont strictement régis par la loi. Voici tout ce qu’il faut savoir sur ce justificatif incontournable en entreprise.
Les informations qui doivent figurer sur la fiche de paie
Qu’il s’agisse d’une fiche de paie en ligne ou non, certaines mentions doivent nécessairement y apparaître. Il s’agit de l’identité de l’employeur et du salarié, la rémunération du travailleur, les contributions sociales et les cotisations.
L’identité de l’employeur et du travailleur
Sur le justificatif de rémunération, plusieurs éléments ayant trait à l’identité du salarié et de l’employeur doivent être mentionnées. Il s’agit entre autres :
- de leurs nom, prénoms et adresse
- du code APE ou NAF (numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) et du numéro Siret de l’entreprise
- de la convention collective applicable au collaborateur ou de la référence au Code du travail en lien avec la durée des congés payés et des délais de préavis
- de l’emploi de l’employé et de son niveau de coefficient hiérarchique
- de la nature de base de calcul de la rémunération, si celle-ci ne repose pas sur la durée du travail
- de la période de travail et du nombre d’heures effectuées
- de la nature et du volume du forfait salarial.
Les paiements versés à l’employé
La fiche salariale doit également renseigner sur la rémunération du travailleur. Ainsi, elle doit préciser par exemple :
- le salaire brut du salarié
- la base sur laquelle les taux des cotisations et contributions sociales à la charge de l’employeur et du collaborateur sont calculés avant déduction des exonérations et exemptions
- les taux des contributions sociales et cotisations, avant déduction des exonérations et exemptions, que l’employé doit payer
- la nature et le montant des versements supplémentaires (prise en charge des frais de transport domicile-travail…)
- la date de paiement
- les dates de congé et le montant de l’indemnité de congés payés. Ceux-ci doivent apparaître sur la fiche si la période de congé annuel est incluse dans la période de paie considérée.
Les contributions sociales et cotisations
Plusieurs précisions doivent être fournies en ce qui concerne les contributions sociales et les cotisations. Celles-ci se rapportent essentiellement à leur montant. En effet, le bulletin doit faire mention :
- du montant total des cotisations de protection sociale (santé, retraite, famille, chômage, accidents de travail, etc.)
- du montant global des exonérations et exemptions de contributions sociales et cotisations
- de la somme totale versée par l’employeur au salarié (salaire brut, cotisations et contributions à sa charge…)
Bon à savoir : le bulletin de salaire d’un salarié non concerné par certaines cotisations peut comprendre uniquement les lignes qui donnent lieu au calcul et à la déclaration des cotisations auprès des organismes de recouvrement.
Les autres informations à inscrire sur la fiche de paie
Le justificatif salarial doit aussi porter :
- le net à payer et du net imposable
- le montant net social
- l’impôt sur le revenu
- la mention indiquant que la fiche de paie doit être conservé indéfiniment, etc.
Les informations qui ne doivent pas apparaître sur la fiche de paie
Il ne doit surtout pas être mentionné sur le justificatif de paie les informations relatives à l’exercice du droit de grève. Il en est de même pour la nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel. Ces informations doivent plutôt figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.
Bon à savoir : le bulletin de salaire en ligne possède les mêmes contraintes légales que la fiche de paie.
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