Gestion des actifs informatiques : et si la solution idéale était… Un logiciel ?

Dans un contexte où la technologie est omniprésente dans les opérations commerciales, administratives et médicales, les actifs informatiques prennent une importance majeure.

Des simples ordinateurs individuels aux réseaux informatiques les plus complexes, ils requièrent de plus en plus d’attention de la part du responsable de la maintenance ou du gestionnaire du parc informatique.

Avec l’essor du télétravail, les entreprises doivent davantage améliorer leurs process pour  avoir une vision d’ensemble de l’inventaire et optimiser la gestion de leurs actifs..

Telle une oasis au milieu du désert, les outils de gestion des actifs informatiques s’imposent aux entreprises à la recherche d’une solution pérenne pour avoir une idée précise du stock disponible, des dates d’expiration des licences et du planning de maintenance.

Découvrez dans les lignes à suivre l’importance de la gestion d’inventaire informatique et la plus-value apportée par un logiciel spécialisé.

Gestion des actifs informatiques : de quoi s’agit-il ?

L’ITAM, un défi permanent pour les entreprises

La gestion des actifs informatiques ou l’IT Asset Management (ITAM) est comme une partie d’échecs : l’objectif est de protéger la reine (votre entreprise) des erreurs d’appréciations en lien avec vos ressources informatiques.

Le roi (votre gestionnaire) et ses pions (le service informatique) utilisent généralement une tour (le logiciel de gestion) pour maximiser la valeur des actifs informatiques tout au long de leur période de possession ou de leur cycle de vie.

Vous en avez marre de ces analogies ? Très bien, voici des chiffres concrets qui illustrent l’importance de la gestion des actifs informatiques. L’équipe éditoriale du Mordor Intelligence rapporte à juste titre que le marché est en passe de passer de 1,85 milliard USD en 2023 à 2,52 milliards USD à l’horizon 2028 (1). Autrement dit, le taux de croissance annuel composé est de 6,32 %, ce qui est énorme dans le contexte actuel.

Si la gestion de parc informatique s’impose au sein de la technologie de l’information comme un domaine d’expertise à part entière, c’est avant tout en raison du défi permanent qu’il pose aux entreprises.

Il ne suffit plus de gérer les ressources et d’assurer leur renouvellement. L’inventaire de parc informatique implique une gestion minutieuse des composants virtuels et physiques de l’infrastructure en tenant compte de deux variables : les licences logicielles et l’externalisation vers le cloud. Une situation qui rappelle à s’y méprendre une équation du second degré à deux inconnues, vous en conviendrez.

Un réel enjeu pour la pérennité de vos activités

La gestion des actifs informatiques cache avant tout un enjeu de premier plan : avoir une vue d’ensemble sur tous les aspects du système d’information de votre entreprise afin d’en réduire les coûts.

Gérer le parc informatique revient donc à améliorer l’allocation des ressources et les investissements technologiques pour éviter les dépenses inutiles. Il s’agit aussi de :

• maximiser les performances et la rentabilité de l’infrastructure,
• rationaliser les workflows avec une planification proactive,
• réduire les temps d’arrêt et améliorer la productivité des équipes,
• sécuriser la mise hors service des actifs informatiques.

Il est très complexe (pour ne pas dire impossible) de relever tous les défis avec de simples listes manuscrites ou des tableaux de gestion. Outre l’aspect chronophage évident, cette méthode désormais archaïque s’accorde mal avec la complexification des infrastructures informatiques. Un logiciel de gestion des actifs informatiques automatise et optimise tout le processus grâce à une approche holistique.

Logiciel de gestion de parc informatique : une réelle valeur ajoutée ?

Quelle que soit la nature de leurs activités, la taille de leur structure et leurs objectifs, les entreprises devraient gérer leur inventaire informatique de manière numérique.

Un logiciel de gestion du parc informatique est un outil tout-en-un qui permet d’avoir une vue d’ensemble en temps réel sur l’état et l’emplacement de chaque actif enregistré. Il renseigne sur les logiciels utilisés, les dates d’expiration des licences et les échéances de maintenance.

Avec une solution logicielle comme Timly, il est par exemple possible de créer une base de données uniforme et centralisée pour tous les départements de votre entreprise. La base de données est mise à jour en temps réel pour faciliter la gestion des actifs informatiques. Sa gestion flexible des accès permet en outre d’intégrer les collaborateurs en télétravail et les entreprises partenaires.

À l’instar d’une bibliothèque savamment compartimentée ou d’un entrepôt ajustable, le logiciel cartographie aussi bien les équipements professionnels liés au domaine informatique que les outils usuels de l’entreprise. Une boîte à outils géante aux multiples espaces de rangement qui ne prend pas un seul cm2 au sein de votre structure : telle est la valeur ajoutée qu’apporte un logiciel d’inventaire à la gestion des actifs informatiques.

Quelles sont les possibilités offertes pour la gestion de parc informatique ?

La gestion des actifs informatiques suppose un accès rapide et sécurisé aux données de l’entreprise. Les logiciels d’inventaire modernes se basent sur un système de stockage sur le cloud et entièrement conforme au RGPD.

Avec un outil de gestion de parc informatique comme Timly, l’accès aux dossiers numériques de vos actifs s’effectue à partir d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur. Il suffit de scanner le QR code apposé sur l’équipement pour obtenir toutes les informations le concernant, actualiser les données ou signaler un dysfonctionnement en temps réel.

Vos collègues peuvent ainsi participer à la gestion des actifs informatiques placés sous leur responsabilité comme les claviers, les moniteurs et les autres dispositifs de saisie.

La fonction IoT disponible sur ce logiciel spécialisé permet de déterminer avec exactitude les collaborateurs et les emplacements de chaque actif enregistré. Le suivi s’effectue donc à 360 degrés sur les matériels et les logiciels de vos infrastructures informatiques.

Tel un berger qui avec son troupeau, vous ferez tôt ou tard face à deux difficultés : surveiller l’état, la position et les échéances propres à chaque actif et réduire le temps passé à effectuer cette tâche.

Timly intègre deux fonctionnalités pour conjuguer ces problèmes au passé. Le calendrier personnalisé retrace les dates d’inspection et de maintenance du matériel et les dates d’expiration des licences. En plus d’avoir une vue d’ensemble sur les échéances, vous bénéficiez d’un système de notification intelligente pour ne jamais manquer une date clé.

La taille de l’inventaire n’est plus un obstacle à sa gestion optimale à la duplication d’objets par Blueprint. Il est alors possible de gérer en masse des actifs informatiques du même type sans passer des heures à configurer individuellement leurs dossiers numériques.

Toutes ces fonctionnalités ont permis à SodaStream d’optimiser sa gestion des actifs informatiques grâce à un système d’auto-inventaire mobile innovant développé par Timly.

Conclusion : Comment le logiciel de gestion de parc informatique résout-il les problèmes des entreprises ?

La gestion des actifs informatiques est comparable à une nouvelle recette de cuisine. Elle semble intimidante aux premiers abords et la peur de présenter un plat carbonisé prend vite le dessus. Mais avec les bons ingrédients, la bonne formule et les outils adéquats, la cuisine devient un jeu d’enfant.

Le logiciel d’inventaire est la solution de gestion de parc informatique qui fluidifie le suivi des actifs disponibles sans avoir à surveiller leur cycle de vie comme du lait sur le feu. Un tableau de bord intuitif, une vue d’ensemble en temps réel, des rappels personnalisés sur les différentes échéances… Les équipes informatiques peuvent souffler et se concentrer sur les aspects les plus importants de leurs activités.

Un logiciel SaaS comme Timly offre la garantie d’une solution modulaire. Il s’applique à votre inventaire, quelle que soit sa taille, et facilite la prise de décision proactive grâce à des rapports détaillés.