L’eprocurement ou e-procurement repose sur la dématérialisation via une plateforme électronique des transactions entre les fournisseurs et les entreprises. Objectif ? Perfectionner le processus d’achat afin de le rendre optimal. Il concerne donc uniquement la sphère B2B (business to business) et non B2C (business to consumer).

Les services concernés au sein de l’entreprise

L’eprocurement intervient surtout sur quatre sphères au sein des entreprises. Nous avons précisé ci-dessus que l’objet premier est de digitaliser les opérations commerciales entre les fournisseurs et leurs clients professionnels. Le premier service concerné est donc celui qui est en charge des achats. En effet, il a pour rôle de définir la politique en la matière et de gérer au mieux les commandes afin de coller au plus près aux besoins de l’entreprise. Le second service est celui des utilisateurs qui vont réellement utiliser les produits achetés. Ce sont eux qui sont à l’origine de la commande au sein de l’entreprise. Le troisième intervenant concerné est celui qui approuve la commande. Enfin, le service comptable est le dernier à être partie prenante dans ce schéma. Il a pour rôle de payer les fournisseurs et de valider la commande avec la facture associée.

Fonctionnement du e-procurement

La première étape consiste à choisir les produits à commander en se rendant sur un site, une plateforme ou encore un catalogue digital. Le fournisseur y rassemble tous les produits à la vente. L’entreprise sélectionne ceux qu’elle souhaite commander et finalise sa commande en un clic. Le fournisseur reçoit alors la commande via une notification en ligne ou un document dématérialisé, et procède à la préparation de l’envoi des articles. L’entreprise reçoit ensuite la facture sous forme digitale et le paiement est effectué. Découvrez le fonctionnement de la plateforme d’eprocurement Bynd et ce qu’elle peut apporter à votre structure.

Avantages du e-procurement

Cette méthodologie présente plusieurs avantages. Le premier est financier. La limitation des interventions humaines via un système digital conduit à une réduction des coûts non négligeables. Le fait de réduire la main-d’œuvre intervenant dans le processus supprimé des tâches administratives qui sont souvent répétitives. En effet, la transmission du bon de commande, la validation de la facture et son rapprochement avec la commande ne sont plus effectués par des salariés. Ces derniers peuvent donc se concentrer sur des tâches plus importantes et plus créatrices de valeur. Le troisième avantage réside dans le gain de temps réalisé. Toutes les étapes du processus d’achat sont gérées de manière électronique, ce qui est beaucoup plus rapide que lorsque des membres de chaque service concerné doivent le faire. Chacun a de multiples tâches à réaliser au quotidien et ne peut donc pas intervenir immédiatement sur chacune d’elles. Enfin, la gestion d’opérations de manière électronique permet de réduire le nombre d’erreurs. Les êtres humains sont faillibles et commettent parfois des erreurs, ce qui conduit à un allongement des délais de traitement et peut également avoir un impact économique important. La gestion des achats en ligne présente un risque beaucoup plus faible, voire inexistant.

Passionnée et diplômée de lettres, l’écriture a toujours fait partie intégrante de sa vie personnelle et professionnelle. A ce jour propriétaire de plusieurs blogs et magazines dont elle produit les contenus, elle est en capacité de traiter et de rédiger sur toutes les thématiques.

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