Il arrive que vous ayez une tâche à réaliser au sein d’une équipe divisée à travers le monde. Ou vous travaillez dans une équipe qui doit échanger des documents de temps en temps et de communiquer.

Bien sûr, le meilleur moyen est de trouver les bonnes applications ou les bons logiciels. Ils ne sont plus un atout, mais une nécessité. La question est de savoir lequel choisir. Voyons comment vous pouvez faire un rapport, une présentation ou un rapport commun, même si vos collègues ou coéquipiers sont à distance.

Bien qu’il existe de nombreuses solutions de collaboration sur le marché, il vaut la peine de procéder à une petite analyse avant de choisir la première. Un bon outil de collaboration aide les équipes distantes à accroître leur productivité en leur permettant de rédiger et de modifier plus facilement les documents e en ligne.

Voici les aspects qu’il faut tenir en compte :

  1. Fonctionnalités. Il est préférable de réfléchir à l’avance aux fonctionnalités dont vous avez besoin, comme l’analyse des données dans les tableaux avec le formatage conditionnel ou la création automatique de table de matières dans les documents texte.
  2. L’outil doit fournir des fonctionnalités collaboratives permettant de modifier documents en même temps pour faire économie de temps pour chaque membre de l’équipe.
  3. Ensuite, comme vous travaillez en équipe, vous devez communiquer avec l’équipe. N’oubliez pas de choisir un outil disponible à tout le monde.
  4. Les entreprises qui traitent des données clients sont préoccupées par la sécurité. Assurez-vous que des mesures de sécurité sont en place. De nombreuses entreprises préfèrent les solutions externalisées qui offrent une plus grande garantie que les données ne sont pas utilisées de manière frauduleuse.

Pourquoi choisir ONLYOFFICE ?

ONLYOFFICE Docs est une solution pour créer, éditer ou modifier en équipe des documents de tous types, quel que soit des documents Word, des feuilles de calcul Excel et des présentations PowerPoint en temps réel ainsi que de créer des formulaires et travailler avec des fichiers PDF. La suite bureautique assure l’édition dans l’espace open-source, c’est-à-dire transparent avec une interface conviviale alternative à celle de Microsoft Office.

ONLYOFFICE Docs est un outil de co-rédaction en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de co-édition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez sa présence et toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller un paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement uniquement.

ONLYOFFICE permet justement ces connexions entre les membres d’une entreprise ou d’une équipe. Vous allez pouvoir partager à ceux dont vous désirez vos documents en choisissant le niveau d’accès : accès complet, révision, commentaires, lecture seule ou remplissage de formulaire.

Les fonctionnalités de communication sont disponibles dans les éditeurs via plugin Telegram pour échange des messages instantanés, Jitsi et Rainbow pour des réunions vidéo et audio.

En outres, les commentaires aux documents servent aussi d’un moyen d’échange des opinion dans l’équipe. Les utilisateurs peuvent laisser les commentaires et proposer leurs suggestions sans changer le texte. Pour attirer l’attention d’un collègue, il est possible de le mentionner. De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par vos collègues, de sélectionner et de restaurer toute version précédente d’un document d’un simple clic.

Sécurité

En tant que solution auto-hébergée, ONLYOFFICE Docs vous offre un contrôle total sur vos données. En plus de cela, le code source de la solution est ouvert.

ONLYOFFICE Docs utilise JSON Web Token pour protéger les documents contre les accès non autorisés. L’activation du protocole HTTPS vous permet de crypter votre trafic en transit pour plus de sécurité. Il est également possible de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression des documents.

Si vous travaillez avec des documents confidentiels, vous apprécierez certainement la fonction “Salles privées”. Il s’agit d’un espace sécurisé où vous pouvez stocker, modifier et partager des documents sous forme cryptée à l’aide de l’algorithme incassable AES-256. Vous n’avez pas besoin d’inventer, d’envoyer ou de saisir des mots de passe : ils sont générés automatiquement et transférés sous forme cryptée lorsque vous partagez un document avec d’autres utilisateurs.

Flexibilité

La plupart des entreprises adoptent les solutions numériques dans leur travail. Ce sont souvent des plateformes pour partage de fichiers ou gestion de projets. Pourtant, les plateformes manquent des fonctionnalités de collaboration documentaire internes. Dans ce but, ONLYOFFICE Docs fournit une collection de connecteurs pour intégrer la suite bureautique à un nombre de plateformes de partage de fichiers et de systèmes de gestion de documents, notamment Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Talkspirit, Jamespot, Chamilo, Nextcloud, Moodle, ownCloud, Alfresco, etc.

Applications de bureau et mobiles

ONLYOFFICE Docs ne se limite pas à l’édition de documents dans le navigateur. Si vous préférez travailler hors connexion, vous pouvez télécharger l’application de bureau gratuite. Elle propose des clients pour Windows, macOS et Linux.

Les applications mobiles ONLYOFFICE pour Android et iOS vous permettent de modifier des documents en déplacement. Elles sont absolument gratuites, sans publicités ni achats internes.

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