Depuis quelques années, le mode de fonctionnement des entreprises connaît un changement significatif. Le télétravail a donc pris une portée phénoménale. Il n’est pas assez évident de pouvoir superviser et coordonner ses équipes à distances. Cependant, le terrain oblige les managers à s’adapter à cette nouvelle façon de travailler. Voici 5 précieux conseils pour vous aider à gérer au mieux le télétravail de vos employés.
Utiliser les outils de communication adéquats
Le premier obstacle à la bonne gestion du télétravail est la communication. Dans les locaux professionnels physiques, il est plus facile de communiquer afin de léguer, suivre et orienter les missions des équipes. En télétravail, il va falloir compter sur les bons outils de communication pour y arriver. En effet, en dehors d’un logiciel de planning du personnel, vous aurez besoin des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
Il s’agit entre autres du téléphone pour des chats internes, des mails, des visioconférences, des appels et des SMS. De même, il vous faudra des outils de communication tels que des agendas partagés. D’une autre part, les outils collaboratifs sont d’une utilité incontestable dans ce contexte professionnel.
Cependant, il est important de savoir quel moyen de communication utiliser pour quelle fin. Par exemple, pour une urgence, un appel téléphonique est mieux adapté qu’un SMS.
Cultiver l’esprit d’équipe même à distance
La cohésion au sein du cadre professionnel demeure un levier de productivité, même à distance. D’ailleurs, le télétravail a pour particularité de séparer les équipes. Il convient donc aux managers de trouver les bons moyens pour réunir les travailleurs d’une autre façon. Les équipes risquent de démotiver si elles perdent les liens d’appartenance.
Les dirigeants doivent repenser de nouvelles approches pour garder leurs collaborateurs unis et motivés. Pour y arriver, voici quelques astuces possibles :
- Mettre en place un intranet ;
- Organiser des événements ;
- Multiplier les rencontres ;
- Organiser des activités de team-building ; etc.
L’intranet permet aux collaborateurs de discuter et également de suivre les actualités en lien avec l’équipe. Les événements, quant à eux, permettent de rassembler les équipes dans une ambiance décontractée afin d’aérer les esprits. En effet, les travailleurs doivent pouvoir associer un visage aux profils de chacun de leurs collègues et partager de bonnes relations.
Instaurer des règles modérément flexibles
L’un des obstacles majeurs des managers dans la gestion du travail à distance est la définition des règles. Certains dirigeants vont miser sur des règles strictes et rigoureuses afin d’amener les travailleurs à ne pas banaliser leurs missions à distance. D’autres par contre vont privilégier une grande flexibilité et la confiance visant à responsabiliser chaque télétravailleur.
Cependant, le laisser-aller est parfois contre-productif. Il faudra donc trouver un juste équilibre entre des règles strictes et la flexibilité. Même à distance, le collaborateur doit connaître avec précision ce que l’entreprise attend de lui. Il doit respecter les délais impartis pour chaque mission et prioriser son emploi.
Fixer des objectifs et des deadlines réalistes
À distance, les travailleurs peuvent ne pas suivre la cadence si la pression est intenable. Pour gérer au mieux le télétravail de ses employés, il convient donc d’éviter de fixer des objectifs difficiles à atteindre. De même, les délais de livraison trop serrés ne feront pas l’affaire. Les salariés doivent avoir la possibilité de rediscuter des objectifs qui lui sont assignés. Cela lui permet de s’adapter au mieux à la charge de travail.
Les difficultés inattendues ne manquent pas dans le cadre professionnel, et cela, même en télétravail. La compréhension et l’adaptabilité du manager forment donc un gage de motivation pour les télétravailleurs.
Répartir les responsabilités
Il est difficile de contrôler le travail d’un collaborateur que l’on ne voit pas. Bon nombre de dirigeants dans la gestion du télétravail des employés vont même jusqu’à espionner ces derniers. L’objectif est de s’assurer qu’ils ne délaissent pas leurs missions au détriment d’autres activités. Cependant, il est important de responsabiliser chaque travailleur.
Cela peut impliquer de déléguer à chacun d’eux des missions en adéquation avec ses aspirations. Ils pourront évoluer tout seuls de façon autonome. Enfin, il est important de mettre en place un reporting pertinent. En effet, vous devez contrôler et mesurer les performances des équipes à travers des plénières et des points réguliers. Mais cela ne doit pas paraître trop excessif.
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