Bien que la communication et l’organisation de l’activité des entreprises continuent d’évoluer vers le numérique, il reste essentiel de rassembler autour d’une table. Mais à l’heure de l’ultra-agilité et du développement des meetings en distanciel, organiser une réunion en présentiel réussie est une tâche de plus en plus ardue.
Entre le choix de la salle équipée, l’accueil des participants, les supports et le temps alloué, nous vous livrons 4 conseils pour réussir la vôtre.
Choisir une salle de réunion bien équipée
Pour des raisons de logistique et dans un souci d’image, nombreuses sont les entreprises à se tourner vers la location de salle de réunion en centre d’affaires. Ceci est tout aussi vrai lorsqu’elles disposent de locaux aménageables à cet effet.
De plus, ces centres d’affaires sont souvent implantés en des lieux stratégiques et faciles d’accès. Ils bénéficient généralement d’un emplacement avec un parking privé ou public à proximité immédiate. Les salles y sont modernes et équipées des dernières technologies pour rendre les meetings les plus interactifs possible. Si des conditions l’imposent, une partie du public peut même suivre la réunion à distance grâce à la visioconférence.
Soigner l’accueil des participants
Ce ne sont pas les portes de la salle se refermant sur les participants qui marquent le début de la réunion. Celle-ci commence bien en amont, dès l’accueil. C’est à ce moment bien précis que les premiers échanges se créent. De petits gestes simples tels que proposer des boissons chaudes et quelques viennoiseries met tout ce petit monde dans de bonnes conditions. En effet, qu’y a-t-il de mieux que de se retrouver avec le sourire ?
Ces 5 à 10 minutes d’accueil à l’heure de la réunion présentent aussi l’avantage d’épargner aux retardataires de se confondre en excuses.
Orienter visuel, synthétiser
Pour capter l’attention rien de tel que les visuels. Bien construites, les infographies sur Powerpoint ont le mérite de clarifier le discours et d’être instantanément photographiables. De plus, elles facilitent le suivi en étant retransmises par mail aux collaborateurs à l’issue de la réunion.
Autre point, anticiper la durée de la réunion est l’un des meilleurs conseils que nous pourrions vous donner. Toutes les études convergent sur le fait que les rencontres trop longues diluent les informations importantes dans une floppée de messages secondaires, voire tertiaires. Alors certes, il n’est aucunement question de bâcler, mais de synthétiser et de construire le discours de façon segmentée en prévoyant des sous-segments à chaque segment.
Calquer la réunion au rythme de la journée
Comme vu précédemment, les réunions qui s’éternisent laissent rarement les participants repartir avec une impression positive, si ce n’est celle de se sentir libérés ! Pour vous aider à gérer le temps, calquez les points importants au rythme de la vie de tous les jours. Ainsi, les points les plus cruciaux ne seront pas abordés juste avant le déjeuner ou en fin d’après-midi lorsque tout le monde projette de repartir et d’éviter les bouchons ou de rater un train ou un avion.
Les retours de pause s’avèrent être les meilleurs moments pour aborder ses sujets face à des interlocuteurs tout ouïs.
Enfin, à quoi servirait la meilleure des réunions sans suivi ? Pour cela, assurez-vous d’être en possession de tous les emails afin que chacun reçoive les visuels présentés assortis d’un bref récapitulatif. Surveiller les retours vous permettra de mettre en relation certaines personnes si besoin.
Quoi qu’il en soit, plus le suivi arrive rapidement, plus il sera fructueux !
