Le Workflow, identifié, surveillé, géré ou non, joue un rôle essentiel au sein de toute entreprise. En effet, il est au cœur même de la gestion informatique et contribue fortement au développement de l’organisation. Pour en maximaliser l’effet, il faut comprendre son fonctionnement, sa gestion et appréhender tout son potentiel. Ce n’est qu’ainsi qu’il vous assurera le succès.
Workflow : définition de la notion
Le Workflow ou flux de travaux est une suite d’opérations à réaliser dans le cadre d’un traitement de données. L’ensemble des tâches peut être effectué par un seul individu ou par un groupe. Peu importe les exécutants, le processus d’accomplissement doit suivre un ordre bien précis. Il existe plusieurs exemples de workflow mais chacun d’eux repose sur les mêmes principes. Il s’agit de la modélisation des processus métiers et leur gestion.
Il faut noter cependant que les flux opérationnels se concentrent principalement sur les données. En effet, ils sont rythmés par des documents et des rapports. C’est d’ailleurs pourquoi, à l’inverse des processus, ils peuvent ne pas être répétables.
Dans la plupart des entreprises, le circuit de validation ou Workflow a pour but de fournir aux acteurs impliqués dans le processus opérationnel les :
- informations indispensables ;
- modes de validation ;
- process;
- délais ;
- règles métiers.
Les circuits de validation et de traitement de données peuvent être pilotés par l’humain et/ou des systèmes automatisés. Les données qui passent d’une entité à une autre au sein d’une entreprise font d’ordinaire partie d’un ensemble de tâches. Et par conséquent, d’un ou plusieurs flux de travaux.
Types de flux de travaux
Comme on peut s’en douter, au sein d’une entreprise, on distingue généralement non pas un mais plusieurs workflows. Leur nombre est souvent lié aux besoins spécifiques de l’organisation qui sont en perpétuelle évolution. Selon ces derniers, le flux opérationnel peut être :
- administratif: lorsque c’est le cas, cela signifie qu’il se concentre principalement sur la définition du parcours d’un document, le contrôle des délais ou encore sur leur exécution ;
- de production: ce type de flux se rapporte aux processus habituels et récurrents de la société. Il peut s’agir par exemple des réclamations au SAV ou encore des contrats d’assurance ;
- coopératif: les circuits de validation et de traitement de données qui rentrent dans cette catégorie sont uniquement ceux dont les tâches sont liées à un groupe de collaborateurs ;
- ad hoc: à l’inverse des workflows procéduraux, cette forme de flux de travail se concentre sur la gestion des procédures mouvantes et changeantes.
Il faut toutefois savoir que les dénominations ci-dessus et même les types de flux de travaux peuvent différer. Ceci, notamment en fonction de plusieurs facteurs. Ils peuvent en effet varier :
- selon le contexte ;
- d’un secteur à un autre ;
- suivant les contraintes de l’entreprise.
Cependant, cela n’empêche pas la diversité des flux opérationnels. Vu qu’ils sont liés à des problématiques distinctes.
Avantages liés à l’utilisation d’un flux opérationnel
Les avantages du workflow sont multiples aussi bien pour les organisations que les entreprises. Globalement, les flux de travaux leur permettent d’optimiser leur efficacité dans de nombreux domaines. Ils leur assurent aussi un gain de productivité et une meilleure fluidité dans l’exécution des tâches.
Un accès à l’information simplifié
À partir du moment où il est créé, le flux de travail permet à son exécutant de prendre connaissance de l’ensemble des opérations à réaliser. Or, savoir ce qu’on a à faire permet dans un premier temps de comprendre la nature des tâches à accomplir. Et dans un second, de mieux s’organiser pour les mener à bien dans le temps imparti.
En effet, l’expérience a montré que les collaborateurs s’impliquent plus dans un projet lorsqu’ils jouissent d’un accès optimal à l’information en lien avec celui-ci. Selon ses préférences, l’entreprise peut documenter et partager chaque information par le biais d’outils dédiés à la centralisation des flux de travaux.
Un meilleur suivi du projet
La gestion des workflows est indispensable pour avoir une vision plus large de leur impact au niveau de l’entreprise. La bonne nouvelle, c’est que de nombreux instruments peuvent être utiles à cette fin. Il s’agit entre autres des outils statistiques, tableaux de bord et alertes. En effet, grâce à eux, les différentes personnes impliquées dans le flux de travail peuvent assurer aisément le suivi et la gestion du projet.
Chacun peut par exemple savoir quelle tâche est en cours de réalisation et lesquelles sont déjà achevées. Et le cas échéant, prendre les dispositions qui s’imposent pour éviter un éventuel retard dans leur achèvement.
Une meilleure définition des opérations
Le flux opérationnel aide également à situer les responsabilités. En effet, grâce à lui, chacun sait à chaque instant ce qu’il doit faire ou partager. Cela permet du coup aux membres de l’équipe de coordonner leurs efforts dans la plus grande transparence. Leur esprit d’équipe et leur productivité s’en trouvent donc nettement améliorés à l’arrivée.
Le gain de temps, un atout non négligeable du workflow
Si les entreprises adorent avoir la main mise sur leurs flux opérationnels, c’est avant tout parce qu’ils leur font gagner un précieux temps. Pour optimiser cet effet du flux de travail, la plupart des sociétés préfèrent l’automatiser. Lorsque c’est le cas, on parle de workflow automation.
Il faut souligner que l’automatisation des différentes tâches se fait généralement par le biais d’un outil informatique dédié. Ce qui est intéressant avec celui-ci, c’est qu’on n’a pas besoin de coder pour l’utiliser. Il suffit juste de configurer l’outil en lui attribuant de préférence les tâches standard ou à faible valeur ajoutée. Ainsi, les travailleurs pourront se concentrer pleinement sur les missions plus importantes. Le cas échéant, ils seront beaucoup plus motivés et engagés.
Mise en place d’un workflow : les étapes à suivre
Pour mettre en place un flux de travail efficace, il faut suivre certaines étapes :
- définir son besoin: pour ce faire, il suffit de se demander sur quoi portera son flux opérationnel ;
- ajouter des règles: pour y arriver aisément, il faut identifier parmi les tâches à exécuter, celles qui peuvent bénéficier de l’automatisation. Puis, insérer de préférence des règles logiques. Il est essentiel de procéder à des tests, révision et ajustements de manière régulière pour s’assurer du bon fonctionnement du système ;
- définir le circuit de validation: ici, il faut désigner les groupes de valideurs. Il s’agit des collaborateurs qui vont vérifier que le flux se déroule sans accroc.
Notons qu’il est tout à fait possible d’utiliser un générateur de flux de travaux. À l’aide de ce formidable outil, l’organisation pourra automatiser ses routines avec aisance. Et, le cas échéant, tirer le meilleur parti de ses workflows.
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