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Quel logiciel utiliser pour faire un planning ?

Quel logiciel utiliser pour faire un planning ?

Le numérique est devenu incontournable dans tous les domaines, y compris celui de la gestion de planning. Sociétés et entreprises font appel à des logiciels pour la planification de leur personnel. Ces outils permettent de gagner en temps, en performance et en argent dans la gestion des ressources humaines. Ils assurent ainsi l’amélioration de la planification des tâches du personnel à court terme, mais permettent aussi d’anticiper l’organisation des équipes à moyen ou à long terme.

La gestion de planning, en quoi consiste-t-elle ?

La gestion de planning se rapporte à tous les plannings de travail de toute l’équipe d’une entreprise ou d’une organisation privée ou publique. C’est un système d’administration de  tout le personnel qui aidera à mieux gérer tous les points sur :

  • Le volume de temps requis pour permettre aux managers d’organiser leurs équipes
  • Le choix de meilleurs plannings qui sont compatibles avec le code de travail et l’accord d’entreprise
  • Le moyen de contourner les heures supplémentaires et le recrutement d’intérims d’un organisme à qui il faut confier la gestion de planning
  • L’anticipation de la nécessité ou non de nouveaux recrutements dans les 6 mois ou dans les 12 mois à venir

La gestion de planning est essentielle pour la répartition de travail des équipes, et solliciter une solution digitale permet de mieux organiser les rôles et d’optimiser la productivité.

Quelles sont les méthodes pour planifier le personnel ?

La planification du personnel propose trois méthodes qui permettent de mieux organiser les équipes d’une entreprise.

  • La gestion de planning basique pour une courte durée de 15 jours à 1 mois. Grâce à un logiciel, le responsable de la planification établit son propre planning d’équipe pour faciliter ses tâches. Le logiciel permet aussi de faire face à des imprévus si manque de personnel il y a, mais surtout de respecter la conformité réglementaire.
  • La gestion de planning à moyen et à long terme, à raison de 6 à 12 mois. C’est un mode de planification idéal pour des entreprises dont les activités changent en fonction des saisons. Il est possible de planifier en amont toutes les tâches rattachées aux ressources humaines : les recrutements, les congés, l’annualisation et même la nécessité d’avoir recours à des formations de type GPEC.
  • La gestion de planning optimisé en sollicitant un moteur de planification automatique. Il s’agit d’un logiciel qui propose les meilleures méthodes permettant d’associer plusieurs tâches à la fois. Cet outil aide à établir la majorité des activités de manière spontanée selon la charge, les disponibilités et les profils. Il permet d’assurer automatiquement entre 80 et 90 % des tâches du planning.

Quel outil solliciter pour optimiser le planning ?

Plusieurs logiciels sont accessibles pour assurer l’organisation du travail. Le meilleur logiciel de gestion des plannings doit répondre à quelques critères.

Un outil ergonomique et souple

La gestion de planning est plus facile avec un logiciel qui suggère des écrans parfaitement modulables et offrants la possibilité de modifications pour que le responsable puisse « personnaliser » son canevas dans l’organisation de son travail. Il est à noter qu’un logiciel trop rigide qui n’offre aucune opportunité de transformation serait source d’appréhension des utilisateurs. Le logiciel doit être le plus pratique possible.

Un outil facile pour paramétrer les schémas

La ressaisie des cycles de planification qui concerne la dotation du personnel et la rotation d’équipe est une des tâches ardues en matière d’organisation de planning. En gestion de planning, les schémas sont nombreux et certains sont récurrents. Un bon logiciel de planning est celui qui peut paramétrer ces schémas pour être plus rapide et pour éviter les erreurs.

Un outil pour importer des données

La majorité des organisations, pour orienter ses activités, se réfère aux indicateurs de métiers, à savoir :

  • Les chiffres d’affaires prévisionnels
  • La quantité de la production
  • Les effectifs dans la cantine …

Le logiciel le plus pratique est celui qui rapporte automatiquement ces variables sur les calculs concernant les informations exactes en ressources humaines.

Un outil de gestion des événements ponctuels

Un bon outil est celui qui permet de gagner du temps pour ce qui est des événements occasionnels ou systématiquement réguliers. Ces événements concernent le manque ou l’amplitude des activités. Ils peuvent engendrer des cas de sous-effectif ou de sureffectif du personnel. Il existe de logiciels de planification qui permettent de fournir ou de contracter un employé en interne. Certains logiciels peuvent même faciliter la recherche d’un personnel temporaire auprès des agences d’intérim.

Un outil à multitâches

Un outil idéal pour une organisation de planning est celui qui donne accès à une interface SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) ou à la GTP (Global Technology Partners) ou les deux en même temps. Il aide à reconnaître les ressources disponibles et compétentes. Il s’occupe également du commencement des heures majorées et des primes pendant la composition du planning.

Un outil flexible pour plusieurs usages de communications

Avoir un logiciel adapté aux anciens et aux nouvelles plateformes de communication est une aubaine. Un bon outil sera donc celui qui est compatible aux différents moyens permettant d’informer les collaborateurs, à savoir :

  • L’intranet
  • Le format physique sur papier
  • L’e-mail
  • Le SMS…

Judith Leclair est une experte éclairée en entreprise et économie, titulaire d’une solide formation dans le domaine. Journaliste chevronnée, ses articles allient finesse analytique et clarté éditoriale, enrichissant notre compréhension des tendances économiques. Judith  est une voix incontournable, offrant des perspectives avisées sur les enjeux cruciaux du monde des affaires.

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