La dématérialisation constitue une conséquence majeure des avancées technologiques. Elle est adoptée par les entreprises modernes et les indépendants. Elle concerne aussi bien les organismes privés que le secteur public. L’application de la dématérialisation offre plusieurs avantages dont le suivi de la transmission des procédures. Découvrez ici toutes les informations utiles sur le fonctionnement de la dématérialisation des actes administratifs.
Dématérialisation des actes administratifs : qu’est-ce que c’est ?
Le terme de dématérialisation est à distinguer de la notion de « numérisation ». Cette dernière désigne l’action de transformer un document original papier en document numérique. Par contre, la dématérialisation est l’action de créer, de rédiger, de signer et de stocker des documents électroniques grâce à des logiciels spécialisés. C’est le cas de Qualigraf, un logiciel qui accompagne les collectivités locales dans leur processus de dématérialisation des documents.
La dématérialisation des actes administratifs consiste aussi à remplacer la version papier des documents par la version numérique. Elle peut s’effectuer sur tout type de documents :
- Les documents juridiques tels que les contrats et les mandats ;
- Les documents commerciaux comme les bons de commande, les factures et les devis ;
- Les documents RH tels que les contrats, les fiches de paie, les notes de frais.
La dématérialisation des actes administratifs concerne toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Fonctionnement de la dématérialisation des actes et documents administratifs
Le processus de dématérialisation des actes et documents administratifs se réalise en plusieurs étapes. Il se fait dans un cadre de contrôle de légalité par les collectivités. A cet effet, la transmission numérique sert à contrôler à différents niveaux les actes et documents. Elle permet aussi d’assurer leur partage entre les parties prenantes. À noter que cette transmission est rapide et sécurisée.
Par ailleurs, un second contrôle des actes et documents s’effectue au niveau de la collectivité. La transmission à ce niveau est rendue possible grâce à la création d’un réseau de collecte, accessible par les parties sur le web.
Ce réseau est instauré par les opérateurs de transmission. Il utilise le logiciel de transmission électronique approuvé et autorisé par le ministère des Affaires intérieures de l’État.
L’instauration de ce réseau de collecte des actes administratifs facilite la télétransmission des documents sous formes PDF au niveau des parties prenantes au sein d’une région. Toutefois, la transmission des documents et actes n’intervient qu’après un contrôle sur leur légalité.
Les différentes étapes de la dématérialisation
La mise en place d’un système de dématérialisation des actes et documents administratifs au sein d’une collectivité ou d’une entreprise exige des moyens financiers, matériels et humains. Voici quelques astuces pour le faire :
- Mettre sur pied un comité qui s’occupe de la télétransmission ;
- Prendre connaissance des différents protocoles et standards d’échange imposé par le projet ;
- Choisir un partenaire pour la télétransmission des actes et documents administratifs en fonction des normes d’échanges fixées ;
- Collaborer avec les collectivités et l’État, via ses représentants.
Il convient de préciser que ce processus de dématérialisation peut se révéler difficile et complexe. Pour plus de simplicité et de rapidité, il faut faire recours à un professionnel.