Workflow : définition et importance pour les entreprises

Le workflow désigne une méthode est utilisée par les entreprises qui souhaitent améliorer leurs performances. Elle se révèle aussi utile pour optimiser l’organisation du travail. Cet outil permet notamment aux salariés de prendre connaissance de leur mission et aux chefs de projet de suivre l’évolution des tâches. Mais avant de créer un workflow, il est nécessaire de bien comprendre son utilité pour les entreprises. Les détails ici.

Quelle est la signification du terme workflow ?

Le workflow est un terme anglais qui signifie « flux de travail » en français. Il est aussi appelé « gestion des worflows » ou « workflow management ». Toutefois ce terme technique peut faire allusion à d’autres termes : optimisation des processus, Business Process Management (BPM), automatisation des processus, gestion des tâches, etc.

Le workflow est en effet une séquence ordonnée de processus métiers permettant de réaliser une tâche. En d’autres termes, il désigne un processus opérationnel qui permet de réaliser un projet du début à la fin. C’est aussi l’outil qui permet d’ordonner les tâches à réaliser et de choisir les personnes qui doivent les accomplir.

Les outils de gestion des workflows sont efficaces, car ils permettent de cartographier les processus, de les développer et d’identifier les difficultés éventuelles. En sommes, ils optimisent la gestion des ressources et la planification.

Quelle est la différence entre un workflow ad hoc et un workflow procédural ?

Les workflows sont subdivisés en deux catégories :

1. Le workflow ad hoc : il est collaboratif, car il évolue en fonction des tâches effectuées, des feedbacks et des éventuels imprévus.
2. Le workflow procédural : il est constitué des tâches fixes et inchangeables. Une fois mis en œuvre, il ne peut plus être modifié.

Les utilisateurs doivent faire leur choix en fonction de leur entreprise ou de la nature du projet à mettre en place.

En combien de catégories sont subdivisés les workflows ?

D’entrée de jeu, il faut préciser qu’un logiciel de gestion de projet peut contenir divers types de workflows sous forme visuelle et interactive. Cela permet de décupler la performance générale de l’entreprise.

Voici les différentes catégories de workflows qu’il existe :

Les workflows To-Do list

Ce type de workflow a été mis en œuvre dans les années 1950 par le constructeur Toyota. Il peut être utilisé avec la méthode Kanban. Cette dernière représente une méthode d’organisation minimaliste. Les entreprises s’en servent pour assurer la gestion du flux de travail. Elle est encore utilisée de nos jours en raison de sa simplicité et de son efficacité.

Le workflow de méthodologie Scrum et Agile

La représentation visuelle des workflows s’adapte également très bien aux entreprises structurées en mode agile. Dans ce cas, les tâches s’effectuent selon les séquences itératives et structurées.

Le workflow de transfert

Ici, chaque processus de flux est assuré par un salarié. De ce fait, chaque mission est transférée de salarié en salarié en fonction des échéances. Avec un logiciel de gestion de projet efficace, les collaborateurs peuvent ajouter un commentaire ou une pièce jointe avant de transférer la tâche.

La gestion des flux de travail des demandes entrantes

Il s’agit du workflow qui est programmé sur informatique afin d’automatiser l’entrée des données externes à traiter. Par exemple, une entreprise peut intégrer au logiciel d’autres applications comme un logiciel CRM ou une messagerie.

Quelle est l’importance d’un workflow pour une entreprise ?

Les workflows sont des processus permettant aux entreprises de mener à bien leurs projets. Ils assurent leur bon déroulement, de la manière la plus simple et économique. Leur premier avantage reste le gain de temps, car ils automatisent les tâches manuelles et répétitives.

Grâce aux workflows automatisés, les erreurs sont considérablement réduites. De même, le reporting basé sur des données graphiques représente un atout majeur des workflows. Ils offrent des tableaux de bord, des alertes et des rappels qui sont des outils fiables pour optimiser les processus.