Le retroplanning représente une méthode de planification très utilisée en gestion de projet pour mieux gérer les ressources et éviter les complications et frustrations. Il demeure un outil efficace pour identifier facilement les interdépendances des missions. Le retroplanning aide à atteindre les objectifs les plus complexes et améliorer les résultats du projet. Découvrez ici un dossier complet sur le sujet.
Sommaire
Retroplanning : une méthode de planification inversée très efficace
Un retroplanning peut être défini comme une planification à rebours ou encore comme une planification inversée. En effet, un planning classique est réalisé à base de la date du début du projet. Cela n’est pas d’un retroplanning, car il est défini à partir de la date de fin de projet. Toutefois, le mode de fonctionnement est identique, à savoir le positionnement des jalons et des tâches sur le calendrier.
Un retroplanning permet de déterminer les dates butoirs auxquelles les tâches doivent être effectuées pour respecter l’échéance. Il fait appel généralement au diagramme de Grant pour sa mise en œuvre.
Cet outil de planning se révèle très utile pour les projets qui ont un deadline précis. Dans ce cas, le chef de projet est tenu d’insérer toutes les missions dans le planning, sans repousser l’échéance du projet. Il faut noter que le retroplanning se construit aussi à partir des estimations de la durée de réalisations des missions et jalons. Il est donc important de bien estimer les délais afin d’obtenir un retroplanning réaliste.
On retrouve très souvent cet outil de planification inversée en événementiel. Il sert à planifier les événements tels qu’un salon professionnel. Il demeure également un outil efficace pour la gestion de projet.
Pourquoi utiliser un retroplanning en gestion de projet ?
Dans le cadre de la gestion de projet, l’utilisation d’un retroplanning offre plusieurs avantages. Cette méthode permet aux gestionnaires de projet de définir des jalons et d’identifier les domaines dans lesquels ils doivent être plus créatifs et dynamiques. Cela leur permet d’obtenir les résultats voulus.
Voici 4 points forts d’un retroplanning :
Avoir une vue globale du projet
Le retro planning est un outil qui permet de visualiser l’objectif final dès le départ. Cela permet aux travailleurs de comprendre facilement les étapes intermédiaires du projet. Ainsi, ils dépensent moins d’énergie sur certaines tâches. Cette méthode donne des précisions sur chaque tâche et les ressources utiles à l’évolution du projet.
Utiliser les ressources à bon escient
Avec un projet clair et précis, les chefs de projet peuvent avoir une idée des jalons et de toutes les étapes intermédiaires. Cela leur permet de connaître les ressources financières et humaines à déployer pour la réussite du projet. Conséquence, les risques de manquer ou de dépasser le budget prévu sont réduits. Aussi, le cahier de charges est respecté.
Identifier la marque de manœuvre de l’équipe
Avec un retroplanning, une équipe peut visualiser le temps supplémentaire dont elle dispose avant la date butoir du projet.
Garantir la faisabilité d’un projet
Cet outil de planification sert à déterminer si les tâches, les sous-tâches, les livrables, les jalons… sont réalisables dans le délai fixé par le client. Si tous ces éléments peuvent être pris en compte, alors ce projet est viable.
Par ailleurs, il faut savoir qu’un retroplanning se révèle efficace pour bien gérer un projet complexe, surtout ceux qui ont une date de livraison inchangeable.
Ainsi, un retroplanning permet de respecter le délai de livraison d’un projet. En effet, il permet d’identifier les dates « au plus tard » de chaque tâche. De même, sa réalisation permet de garantir que les délais fixés sont raisonnables. Si l’échéance exigée est difficile à respecter, le chef du projet peut négocier avec le client pour la repousser.
Étant donné qu’un retroplanning offre une vue globale sur les délais, il est possible d’anticiper et de construire son planning de manière à obtenir des marges de manœuvre. L’autre avantage de cet outil, c’est qu’il permet de dire avec précision la date de démarrage d’un projet.
Comment réaliser cet outil de planning inversé ?
La réaliser d’un retroplanning se déroule en deux étapes essentielles : la préparation du contenu et la création proprement dite du calendrier.
Préparation du contenu
Cette première étape de la conception d’un retroplanning est subdivisée en 3 phases :
1. Faire une liste des tâches du projet
Ici, il faut définir le travail à réaliser pour réussir le projet. Pour ce faire, il faut utiliser des verbes à l’infinitif pour préciser les tâches. Il est conseillé de commencer par les objectifs globaux, puis les sous-objectifs pour finir par les tâches. Chacune de ces dernières peut être identifiée par un code ou une lettre.
2. Fixer un délai pour chaque tâche
Cette phase est très importante. Il est donc important de bien évaluer la durée de chaque tâche en termes de mois, de semaines et de jours.
3. Placer par ordre chronologique les tâches
Avant d’ordonner les tâches, il faut commencer par identifier les interdépendances. Ensuite, il faut les positionner dans le planning les unes par rapport aux autres. Leur synchronisation est nécessaire pour l’atteinte des objectifs.
Réalisation du retroplanning
Pour réussir cette seconde étape, il faut commencer par positionner la date de livraison du projet. Ensuite, il faut placer la tâche qui la précède et ainsi de suite. En réalisant ce travail, il est nécessaire d’identifier les bons outils et la bonne méthode pour atteindre l’objectif final. Une astuce consiste à placer le début des missions en fonction de leur échéance.
Voici un exemple de retroplanning pour l’organisation d’une réunion de fin d’année :
- 20 jours avant la rencontre : réservation de la salle ;
- 15 jours avant l’événement : commande des repas ;
- 10 jours avant l’événement : envoie des invitations ;
- 7 jours avant l’événement : confirmation de l’ordre du jour.
Après avoir détaillé toutes les actions et tâches à réaliser, il faut attribuer chaque tâche à un responsable. Celui-ci sera en charge de sa réalisation.
Quels sont les outils à utiliser pour construire un retroplanning ?
Tous les outils de gestion de projet sont compatibles avec le retroplanning. Il est donc possible de les utiliser pour le créer. Les entreprises et les particuliers peuvent utiliser par exemple Monday, Clickup, Asana ou Google sheet pour réaliser cette tâche. À défaut de ces logiciels de planning, il est possible d’utiliser Excel pour créer un retroplanning.
