Guide complet sur la plateforme HelloAsso

HelloAsso est une plateforme née en 2013 suite à la fusion d’Izi-collecte et Mailforgood. Elle propose aux associations, fédérations et fondations des outils numériques gratuits pour développer leurs activités. Elle les accompagne au quotidien dans la gestion des billetteries, des formulaires de don, des adhésions, des boutiques en ligne, etc. HelloAsso se distingue notamment par ses services de qualité et entièrement gratuits. Voici un guide complet sur cet outil.

HelloAsso : présentation et objectifs

HelloAsso désigne un outil de gestion en ligne adapté à tout type de projets associatifs. Depuis près de 10 ans, il offre un accompagnement personnalisé à plus de 150 000 associations. Ce logiciel de gestion est utilisé pour accompagner les petites et moyennes associations qui ne disposent d’aucune notoriété ni une exposition médiatique. Il constitue une solution 100 % gratuite qui leur permet d’organiser des événements, gérer leurs adhésions, financer leurs projets et recevoir leurs paiements simples.

HelloAsso s’adresse à toutes les associations en règle : club sportif, réseau associatif, fondation ou fonds de dotation, fédération… Elles peuvent utiliser la plateforme pour recevoir des paiements en ligne sans frais ni commission. De même, un particulier, une entreprise ou encore un organisme étranger peut s’inscrire sur HelloAsso pour profiter des services de qualité de la plateforme sans rien dépenser de son budget.

Concernant l’inscription, HelloAsso accepte toutes les formes d’associations sauf les syndicats et les organisations politiques. Les membres de la plateforme ont droit aux services et fonctionnalités suivants :

• l’adhésion ;
• la billetterie et les événements ;
• la vente et paiement rapide ;
• le crowdfunding ;
• le formulaire de don ;
• le module de paiement intégré ;
• la boutique en ligne.

Ces outils numériques dont dispose HelloAsso permettent à ses adhérents de gérer leurs tâches quotidiennes et leurs actions de financement.

Pour apporter davantage des solutions pour toutes les catégories d’associations, HelloAsso a créé son propre moteur de recherche de projets et d’activités associatives en 2021. Ce moteur est accessible gratuitement et offre une excellente visibilité à toutes les associations membres de la plateforme.

Il faut savoir que HelloAsso est une plateforme engagée qui suit un modèle alternatif. Les recettes produites par chaque association sont reversées à l’association. La plateforme fonctionne en effet grâce aux dons de ses utilisateurs.

Qui sont les utilisateurs de HelloAsso ?

HelloAsso compte en son sein plus de 170 000 associations qui rassemblent les associations, clubs, syndicats, fonds de dotation et fondations. Seuls les organisations politiques et les syndicats ne sont pas autorisés à utiliser ce logiciel gratuit.

Voici quelques utilisateurs de HelloAsso :

• les associations caritatives et humanitaires ;
• les associations professionnelles ;
• les associations religieuses ;
• les associations scientifiques ;
• les associations culturelles ;
• les clubs et associations d’étudiants ;
• les clubs de sport.

Ces adhérents s’en servent pour récolter ou augmenter leur revenu et ainsi améliorer la gestion de leur mouvement.

Comment accéder et s’inscrire sur HelloAsso ?

HelloAsso est un site facile d’accès. Sa procédure d’inscription se révèle également très simple.

Comment s’inscrire sur HelloAsso ?

Pour s’inscrire sur HelloAsso, il faut se rendre sur le site et cliquer sur « J’inscris gratuitement mon association ». Ensuite, il faudra renseigner les informations liées à l’association ou à l’organisme dans les cases prévues à cet effet.

L’étape suivante consiste à fournir le nom et le prénom, l’émail et le mot de passe de celui qui procède à l’inscription. Une fois ces informations renseignées, il ne restera qu’à valider l’inscription et configurer l’outil. Remarquons que cette procédure d’inscription est rapide simple et bien guidée.

Comment accéder à HelloAsso ?

Pour bien profiter de HelloAsso, il est nécessaire de télécharger l’application. Elle est téléchargeable en ligne et accessible sur Smartphone, tablette ou ordinateur. Cela permet aux utilisateurs de gérer l’ensemble de leurs opérations à distance. L’application permet aussi de gérer des campagnes de crowdfunding, la billetterie et l’organisation des événements depuis un compte.

Les utilisateurs ont aussi la possibilité d’utiliser l’application HelloAsso pour prendre un RDV en ligne avec un conseiller. Pour ce faire, ils doivent configurer la page d’authentification et la page d’association de leur compte.

Comment configurer son espace HelloAsso ?

L’espace HelloAsso se configure dans la rubrique « Mon compte ». Cela se fait en deux parties : la page d’association et l’authentification.

La configuration de la page d’association consiste à configurer son profil. Il s’agit de son logo, d’une description courte et explicite de l’association, ses coordonnées, ses liens vers ses réseaux sociaux.

Quant à l’authentification de la page, elle consiste à fournir certaines informations indispensables à la réception des dons et de l’argent collecté grâce à HelloAsso. Il s’agit de :

• des coordonnées bancaires de l’association ou de l’organisme ;
• les informations personnelles du représentant de l’association ;
• les autres informations de l’association telles que le numéro RNA, la raison sociale, le type d’association…

D’autre part, l’association et son mandataire doivent fournir des documents pour identifier l’organisation. Les voici :

• la carte nationale d’identifié recto/verso ;
• la parution au Journal Officiel ;
• un PV d’une AG signé sur lequel se trouve la liste des membres du bureau en cours de mandat datant de moins de 2 ans ;
• les statuts et règlements valides de l’association.

La configuration de la page d’authentification et de la page d’association est essentielle pour recevoir les montants collectés sur le compte bancaire de l’association. Il s’agit des stratégies mises en place par HelloAsso pour lutter contre les risques de fraude, de financement du terrorisme et de blanchiment d’argent.

Les tarifs HelloAsso

L’une des choses les plus appréciées par les utilisateurs de HelloAsso est son modèle alternatif de financement entièrement gratuit. Cela veut dire que la plateforme ne prélève aucunes commission ni frais sur les dons que peuvent récolter les associations. Chaque euro qui transite par HelloAsso est rendu à une association.

À la question de savoir comment HelloAsso finance ses actions, il faut savoir que la plateforme fonctionne essentiellement grâce aux contributions volontaires des particuliers. Il s’agit des souscriptions facultatives illimitées pour soutenir la plateforme. Elles constituent l’unique source de revenus de HelloAsso. C’est grâce à ce soutien des internautes que l’institution paie ses 60 employés et perfectionne ses services afin de satisfaire les besoins des 150 000 associations qui la constituent.

Il est important de notifier qu’il n’y a aucune limite en ce qui concerne le nombre de campagnes. Les associations ont la possibilité d’en créer autant qu’elles le souhaitent.

Quelles sont les fonctionnalités de HelloAsso ?

Pour répondre aux attentes des associations, HelloAsso met à leurs dispositions des services et fonctionnalités qui sont au nombre de sept : la billetterie, l’adhésion, le formulaire de don, la boutique en ligne, le crowdfunding, le check out, le module de paiement intégré et le paiement rapide.

La billetterie

Cette fonctionnalité permet aux associations de créer une billetterie en ligne pour leur campagne de récolte de fonds. La création se déroule en 4 phases :

• création du nom et la description de l’événement ;
• préciser le tarif de l’événement ;
• les détails essentiels sur le déroulement de l’événement ;
• le choix des couleurs de l’association.

HelloAsso dispose des options avancées qui permettent de personnaliser chaque événement. Ainsi, chaque association peut définir le nombre de billets, son prix, la limite du nombre de billets à un prix fixé, des codes promotionnels, etc.

L’adhésion

La création d’un événement d’adhésion suit la même procédure de création qu’une billetterie en ligne : création, tarif, formulaire, personnalisation et invitation. Ici, l’association a la possibilité de définir le type d’adhésion en lien avec elle. Elle peut aussi définir la durée de validité de la campagne d’adhésion.

Le formulaire de dons

Les dons constituent l’élément essentiel qui fait fonctionner une association. HelloAsso l’a bien compris en mettant en place cette fonctionnalité. Les types de dons disponibles sur la plateforme sont les dons ponctuels, les dons mensuels et les montants libres.

La boutique en ligne

La boutique en ligne sur HelloAsso est une fonctionnalité qui permet aux associations d’accroitre leurs ressources financières. Elle est destinée à la vente de tous les produits et biens de l’association. Par exemple, certains clubs de sport y vendent des articles à leur effigie. Les options de TVA, les frais de livraison et les codes promos sont laissés à la charge de chaque association.

Voici ce qu’il faut faire sur l’interface HelloAsso pour lancer une boutique en ligne :

• définir le nom de la campagne ;
• présenter les produits avec une description claire avec des images ;
• choisir les couleurs de l’association ;
• partager la boutique sur les réseaux sociaux et sur le site internet de l’association.

L’avantage avec cette fonctionnalité, c’est que les paiements avec HelloAsso sont entièrement sécurisés.

Le crowdfunding

Le crowdfunding ou le financement participatif est une stratégie qui consiste à financer son association. Il vient en complément aux subventions. L’avantage ici, c’est que HelloAsso reverse tout l’argent collecté à l’association ; même si l’objectif n’est pas atteint.

Le module de paiement intégré

Encore appelé Checkout, le module de paiement intégré est dédié aux associations, réseaux et fédérations qui disposent d’un parcours d’achat. Cette fonctionnalité est située dans l’espace personnel de l’administrateur de l’association. Son utilisation nécessite l’aide d’un développeur. Ce dernier est le seul qui peut vraiment l’intégrer. En effet, il s’agit d’une page préconfigurée et optimisée destinée à la conversion.

Le paiement rapide

Cette fonctionnalité est conçue pour effectuer des rattrapages de paiements, des adhésions simples ou la vente ponctuelle d’un produit, la vente de revue hebdomadaire, etc. Pour ce faire, elle permet aux associations de concevoir des formulaires de vente en ligne qui favorisent des paiements rapides.

Voici quelques avantages de ce service :

• formulaire personnalisable ;
• paiements sécurisés ;
• limitation du niveau de TVA ;
• réception par mail du récapitulatif.

Il faut préciser que cette fonctionnalité ne permet pas de ventre plusieurs produits. Cette tâche est surtout réservée à la boutique en ligne.

Les avis des clients sur HelloAsso

Plusieurs associations et clubs membres de HelloAsso ont donné leur avis sur cet outil. Il est vrai que peu d’utilisateurs ont donné leur avis en ligne à la date d’aujourd’hui. Néanmoins, voici les notes qui se trouvent sur Play Store et sur l’App Store :

• Play Store : 4,4/5 ;
• App Store : 4,2/5.

Au vu de ces notes, il est clair que les utilisateurs apprécient la solution HelloAsso.

En conclusion, HelloAsso apparait comme la solution parfaite pour gérer une association. Ses services et fonctionnalités sont sans frais, commission, ni abonnement. Les associations et les clubs reçoivent l’intégralité des fonds qu’ils ont récoltés sur la plateforme.

Alexandre Hounpkevi

Rédacteur web depuis de nombreuses années,
Je suis avant tout un passionné du monde de l’entreprenariat.
Je dispose de bonnes connaissances SEO, et mets mes compétences rédactionnelles au service de sujets
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