L’organisation d’un séminaire ne se fait pas sur un coup de tête. Un tel événement nécessite une bonne préparation et un bon sens de l’organisation. Si vous ne savez pas comment vous y prendre, il existe quelques conseils pratiques qui vous aideront à organiser un séminaire d’entreprise.
Sommaire
Louez une salle fonctionnelle et originale pour votre séminaire d’entreprise
Pour faire de votre séminaire d’entreprise une réussite, vous devez penser à tous les détails. Après avoir défini clairement vos objectifs et choisi le type de séminaire, la meilleure chose à faire est de choisir la salle où le séminaire aura lieu.
Pour faire le bon choix de la salle, l’emplacement est un critère important à prendre en compte. Si vous souhaitez réaliser votre événement dans un cadre original et authentique, cliquez ici par exemple, pour louer une belle salle, qui laissera de bons souvenirs aux participants. Vous pouvez choisir une salle de séminaire au cœur de la ville où se déroulera l’événement. Cela permettra aux participants de rester à proximité de toutes les commodités. Le centre-ville est également parfait pour les animations. Cet emplacement permet aussi aux participants de s’aérer et de profiter de loisirs après les journées de séminaire.
Il est également possible de louer une salle à la campagne dans un cadre bucolique pour profiter d’un séminaire au vert. Pourquoi ne pas miser sur une salle dans un lieu historique ou atypique pour impressionner vos collaborateurs ? Un tel cadre est parfait pour casser la routine des participants et augmenter leur engagement.
D’un autre côté, la salle doit être dans un lieu facile d’accès. Il faut également qu’elle réponde à toutes vos contraintes, tant au niveau de sa capacité d’accueil, que du matériel disponible. Une salle bien équipée, privative et climatisée permet à tout le monde de travailler dans de très bonnes conditions.
Définissez le budget du séminaire
Avant d’organiser un séminaire d’entreprise, vous devez tenir compte des contraintes budgétaires. Le budget est déterminé en fonction du nombre de participants, de la durée du séminaire et de la qualité des prestations.
Le budget à prévoir pour un séminaire d’entreprise d’une journée ne sera pas le même que celui prévu pour une semaine. De plus, quelle que soit sa durée, il est primordial de mettre l’accent sur la qualité des prestations. Ainsi, un séminaire d’entreprise organisé dans un endroit original comme un grand hôtel ou dans un domaine privé engendrera certainement un budget important.
La règle d’or est de définir un budget précis et de le respecter. Pour y arriver, la meilleure solution est de distribuer vos moyens financiers de manière équitable et d’avoir une réserve pour les imprévus. Pour rester dans le budget, il faut alors éviter de conceptualiser un projet au-dessus de vos moyens.
Choisissez la bonne date pour organiser l’événement
La date occupe aussi une place importante dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Le choix de la date doit se faire en fonction de l’agenda de l’entreprise et dans les plus brefs délais, pour que les différents acteurs soient informés à temps. Cela permet également aux participants de se libérer et de vous assurer de leur présence. En tant qu’organisateur, vous devez éliminer les dates qui compromettent la disponibilité des participants. Il faut alors éviter les week-ends de pont, les jours d’événements nationaux ou d’événements sportifs particuliers et les vacances scolaires.
Vous avez aussi la possibilité de proposer différentes dates à l’avance via un sondage pour offrir une plus grande flexibilité aux participants.
Effectuez un rétroplanning des actions à mener
Le rétroplanning est un outil très efficace pour organiser votre séminaire d’entreprise. Une fois que la date de fin du séminaire est fixée et que toutes les négociations sont bouclées, vous pouvez élaborer un rétroplanning. Il s’agit en réalité d’une technique de gestion de projet qui fonctionne comme un compte à rebours. Les tâches à réaliser sont positionnées à partir de la date de fin de l’événement pour remonter progressivement vers son début. L’objectif est d’éviter tout retard dans la réalisation des tâches, afin que le délai fixé dans le cahier des charges soit respecté.
Vous vous trouverez peut-être dans une situation où vous ne pourrez pas placer les premières tâches à réaliser. Il faudra alors procéder à des arbitrages pour tenir les délais. Assurez-vous que ce soit des délais raisonnables !
Communiquez sur le séminaire à venir
Pour réussir l’organisation de votre séminaire, la communication avant, pendant et après l’événement est d’une importance capitale. Ainsi, après l’événement, vous devez adresser un mot de remerciement par email ou en direct à tous les participants. L’idéal est de le faire par email, afin d’ajouter des contenus liés à l’événement, comme un compte rendu et des montages photos ou vidéos. Il est également conseillé de mettre en place un formulaire de satisfaction pour obtenir les retours précieux des participants sur l’événement. Ce feedback vous permettra de mesurer la satisfaction de l’équipe, afin de déterminer les améliorations à apporter pour vos futurs séminaires.