Un projet se décline en objectifs, en résultats attendus, en activité et surtout en durée de réalisation. Que vous soyez dans le cadre d’un projet entrepreneurial, administratif ou associatif, vous devez bien définir le cadre logique et celui d’élaboration de votre projet en prenant en compte un facteur déterminant : le temps. La gestion optimisée du temps vous aide à atteindre vos objectifs grâce au bon déroulement des activités. Trouvez dans cet article quelques astuces pour bien gérer le temps au cours d’un projet.
Sommaire
1. Utiliser des outils collaboratifs pour une activité en équipe
Avant de vous lancer dans la mise en œuvre de votre projet, vous devez faire un inventaire des solutions pratiques de gestion de temps qui existent et concordent à vos besoins. Veuillez ensuite choisir une solution collaborative qui vous permettra de coordonner les activités de votre équipe. Les atouts d’une suite collaborative pour la gestion de projet résident dans le fait que cette dernière doit vous éviter la perte de temps.
Elle vous permet de réunir les équipes en un seul lieu grâce aux fonctionnalités de l’outil. Vous pouvez travailler à distance et en présentiel avec une grande interconnexion et une solidarité efficace. Vous ne perdez plus de vue les activités et les résultats atteints. Tout devient harmonisé et quantitatif.
2. Répartir les tâches en équipe et faire confiance
La capacité d’une équipe à réussir la mise en œuvre d’un projet sans perdre de temps se trouve dans la répartition des tâches. L’équipe de pilotage du projet doit réussir à faire confiance à une équipe d’appui en distribuant les tâches selon les compétences et les spécialités de chaque membre.
Cela évite une concentration des tâches à un seul pôle. Les questions financières doivent être laissées au comptable et à l’analyste financier, tandis que les aspects techniques sur le terrain sont confiés à d’autres personnes. Ainsi, une répartition pour gagner du temps peut se décliner en plusieurs postes selon les ressources :
- Administrateur du projet ;
- Coordonnateur ;
- Chargé de logistique ;
- Chargé de communication et de relations publiques ;
- Comptable-financier ;
- Chargé de mobilisation des communautés, etc.
Cette répartition peut évoluer selon la durée et la nature du projet. Cela occupe chaque acteur et limite les concentrations de postes en un seul pôle.
3. Mettre à jour le calendrier
La durée de mise en œuvre du projet peut connaitre quelques modifications en cours de route. Vous pouvez programmer des activités sur une période sans la tenir en raison des aléas de terrain qui sont pour la plupart du temps incontournables. Vous devez vous montrer flexible et serein afin de vite trouver une alternative vous permettant de rattraper le temps perdu.
Ceci vous amène à mettre régulièrement à jour votre calendrier d’exécution, le réadapter au besoin et surtout en prenant en compte les nouvelles données enregistrées sur le terrain cible. Si les résultats ne sont pas touchés, vous pouvez réduire ou augmenter la durée de certaines activités afin d’harmoniser le calendrier.
Toutes les modifications que vous pouvez tolérer doivent au final vous aider à optimiser la gestion du temps pour la réussite du projet. C’est le seul critère pour valider une mise à jour pertinente.
