Pour organiser un salon, une conférence ou tout autre événement, les chefs d’entreprise ont deux choix : l’option présentielle et l’option digitale. Mais de plus en plus, les sociétés préfèrent la seconde solution. Pourquoi cet engouement pour le digital événementiel ? Éléments de réponse.
Sommaire
Accessibilité mondiale
L’inscription en ligne à des événements professionnels, c’est la tendance depuis un moment. Assurée par des plateformes intuitives, cette option favorise une participation plus large et plus importante du public cible. Mieux, elles permettent de réduire considérablement les erreurs dans les inscriptions et de les suivre en temps réel. Grâce à la modération avancée que ces plateformes accordent, les organisateurs peuvent contrôler et valider les inscriptions.
De façon générale, le digital événementiel permet d’éliminer les contraintes géographiques. Chaque participant, depuis quelque endroit où il se trouve (en avion, dans un TGV ou à l’autre bout du monde), peut facilement s’inscrire et prendre part à l’événement.
Réduction des coûts
Dans un format classique ou physique, un salon ou une conférence implique la location d’une salle, la restauration des participants, la gestion de leur déplacement et la prise en charge de leur hébergement. Cela demande énormément d’argent. Parfois, il faut débourser plus que le tarif habituel pour garantir la disponibilité du local.
Or, avec le digital événementiel, ces poches de dépense n’existent pas. En effet, ici, tout se passe en ligne. Les participants ont juste besoin d’un ordinateur et d’une bonne connexion à Internet. Cette alternative que constitue l’événement à distance permet ainsi de réaliser de sensibles économies. C’est un excellent moyen pour utiliser efficacement le budget alloué à la rencontre.
Interactivité et engagement
En optant pour le digital événementiel, les organisateurs profitent de fonctionnalités très intéressantes. En effet, les plateformes qu’ils utilisent leur offrent la possibilité de faire :
- des chats en direct pour poser des questions, partager des idées et interagir avec les intervenants ainsi que les autres participants ;
- Q&R (Questions et Réponses) où les participants peuvent soumettre leurs questions aux intervenants ;
- des sondages pour recueillir les opinions des participants ;
- des partages d’écran où les participants peuvent diffuser des présentations et des vidéos ou démonstrations en temps réel ; etc.
Cette interactivité favorise l’engagement des participants et encourage les interactions entre intervenants et public. Aussi, améliore-t-elle l’expérience des participants.
Mesure et analyse des données
Organiser un événement en ligne permet également de collecter de précises données. Celles-ci concernent le degré d’engagement des participants, les interactions et les sessions les plus populaires.
Cette mine d’informations peut permettre aux organisateurs de faire un bilan plus détaillé et plus objectif de l’événement. Par la même occasion, elle constitue un outil efficace pour évaluer l’impact de l’événement et voir dans quelle mesure améliorer les futures initiatives.
Adaptabilité aux circonstances
La récente crise sanitaire mondiale a mis à nu certaines limites des événements physiques. En effet, elle a paralysé le monde entier et a considérablement limité le déplacement des personnes. Plusieurs entreprises ont dû annuler ou repousser leurs différents événements, un réaménagement de programme qui n’est pas sans incidence financière.
Or avec le digital événementiel, il est plus facile de s’adapter à ces imprévus. En effet, cette option permet aux entreprises de maintenir leurs différents événements dans des circonstances exceptionnelles telles que les restrictions de voyage, les contraintes budgétaires, etc.
